給你的Ｅ－ｍａｉｌ一個什么樣的開頭？

Michael Song Michael Song是Cohesive Knowledge Solution(CKS)公司創始人和首席執行官。CKS是一家電郵技巧培訓公司，向顧客提供關于電郵效率和電郵禮儀的培訓講座，客戶包括惠普、諾華、第一資本金融公司等。他及公司另外兩位專家所著的《倉鼠革命——如何管理好你的電子郵件，在你被它控制以前》一書已于今年2月由電子工業出版社出版。

我們有些同事恨不得在電郵里跟大家分享自己整個人生。那些又臭又長的郵件你每天要收到多少封?沒有空格，沒有分段，一眼看去，黑乎乎的一片。一天5封這樣的信，一年加起來就是1200封。差勁的電郵書寫技巧不僅增加處理郵件的時間，也容易造成誤會和錯誤，但還有一個后果，比這些更糟糕——寫這種郵件的，一定是那種思維渙散、不夠職業化的人。一個人發電郵的過程其實就是在日積月累地為自己寫一份簡歷。發出的郵件如果思路清晰，會幫你建立一個很好的職業形象。

出于這個原因，一定要對自己發出的每封電郵負責。

給題目分類

請給你的題目進行簡單的主題分類。建議使用“行動”(Action)、“信息”(Info)、“請求”(Request)、“確認”(Confirmed)、“寄送”(Delivery)等詞來分類。它們能夠提示出每封信的目的，有助于讀者迅速理解。前三條容易理解，這里解釋一下“確認”和“寄送”。

“確認”是告訴收信人:你了解了他們的請求，并承諾采取相應行動。比如說，有人想知道你是否把一份重要報告提交給了客戶，你可以用這樣的題目回一封電郵:“確認:小飾品建議書4/15已提交X客戶”。

當你發送出一份別人點名要的東西時，用“寄送”，相當于說:“現在我把你要的東西給你了?！北热纭?寄送:東北區商業計劃完整版”。這樣，要東西的人立刻就能明白是什么意思。

通過分類，每封電郵都更清楚好懂，整個團隊的成績都會提高。還有一個好處，就是收信人可以按類別來檢索了。比如說，他們可以搜索自己的郵箱，找出所有的“行動”或“請求”類郵件，這樣就能更好地規劃工作量，分出輕重緩急。

用描述性題目用含糊的單詞作題目對雙方的效率都有妨礙:對于閱讀者來說，沒打開郵件前可能會一頭霧水;對于發件人來說，歸檔時也更麻煩。想象一下，一封名字叫“會議”的郵件查找起來有多難。

再看看這樣的題目:“寄送:老虎團隊銷售會議日程——6月25日下午兩點，213會議室”。說清日期、時間、地點，這樣收信人心里就清楚了。一個描述性的題目會把電郵變得更簡潔，因為它會強迫你圍繞著一個已經定下來的主題寫信。

用“此結”(EOM)

“此結”的意思是“信息的結尾”(end of message)。如果有人在電郵題目的最后打上“EOM”，就意味著，全部信息都已經包含在題目里了。也就是說，帶“EOM”的郵件根本不用打開，因為題目就是信息本身了。這樣給發信人和收信人都節省了時間。

說點什么樣的客套話?

有的人喜歡在電郵開頭用一兩句友好的話來破冰，這可以理解，因為大家都生活在一個越來越虛擬化的環境里，而帶有人情味的交流會體現出我們對同事的重視。然而，也有人覺得在電郵開頭加上太多客套會把收信人弄糊涂，讓他們搞不清信的主旨。所以，我建議使用一個簡潔的問候，努力把問候語控制在一句話之內，不超過8個詞。比如說:

嗨，凱莉——貝克項目干得漂亮!

嗨，馬克——謝謝你的銷售報告!

嘿，各位——上周的會真棒!

既滿足了那些想在開頭說點客氣話的人，又滿足了那些想要直截了當的人。