替那些愛發郵件的人說幾句話

在世界范圍內，看來E-mail都成為了紅火的問題，BBC的新聞節目在討論(《職場》E-mail專欄作者Michael就參與了這次討論)，Lucy也決定聊聊這個話題，不過她的觀點是和我們專欄作者Michael打對臺的，看著他們唇槍舌劍，你決定倒向哪一邊呢?快給《職場》寫信，告訴我們你的看法和困惑吧，可以獲得指定期號的《職場》雜志哦!

露西#8226;凱拉韋（Lucy Kellaway）

作為英國《金融時報》（Financial Times）的專欄作家，整整10年，Lucy都在每周一準時為大家貢獻辦公室的談資和話題，她時髦和詼諧的大都會語錄，是建立在牛津大學政治學、哲學和經濟學學位的基礎上的，是建立在多年《金融時報》的記者身份上的，是建立在現在多家公司的董事會成員職位上的。

我對電子郵件有些上癮。之所以確定這是一種癮，因為對于每天在這上面花了多少時間，我總在自己騙自己，就像我對待每天喝了多少酒這件事一樣。我整天著迷一樣查閱郵件，在晚上我睡不著覺的時候也會這樣。

對此我并不擔心，因為我喜愛電郵。這讓我的工作變得更美好、更有趣、更豐富。我喜歡讀郵件，也喜歡寫郵件。我處于一種永久興奮的狀態中:一封令人激動的電郵會在我下次收信時出現。即便我收到的只是新聞稿和IT部門發送的莫名其妙的郵件，那也沒關系。下一批郵件無疑會更有趣。

我越來越發現，我這種人很少見。現在看來，在2007年才愛上電郵似乎是種奇怪的過時行為。大多數人認為，這種癮是不健康的，而且電郵一般都是好壞參半。它是一種生硬、危險的工具，我們需要學習如何更靈巧、更安全地使用它。

這種觀點在新上市的美國商業暢銷書《傳送》(Send)中有所體現，該書作者大衛#8226;希普利(David Shipley)和威爾#8226;施瓦爾貝(Will Schwalbe)在書中劈頭就問:我們為什么在電子郵件中表現得這么糟糕?他們聲稱，我們的郵件往往含糊不清、毫無意義，而且往往是有害的。作者認為，部分原因在于電郵仍是個新鮮事物，但也還有其他原因:我們看不到彼此的臉，毫無表情的屏幕扭曲了情感，而且我們不假思索地就點了“發送”按鈕。

我并不同意這一點。首先，誰說我們在電郵中表現糟糕了?我每周會收到幾百封郵件，絕大多數都非常友善。至于我自己發送的郵件，我對它們也非常滿意。

因為電郵是個新鮮事物，所以我們就在這方面做得很糟糕?這完全是胡說:我們大多數人每天都要和它打幾個小時的交道，而且這么做已將近10年。如果我們將同樣多的時間花在彈鋼琴上，那么我們現在都是鋼琴演奏家了。

電郵的自發性、隨意性和獨立性，使其更具消遣意味，而非致命的威脅感:電郵促使我們表現真實的自己。在職場，觀察人們本色的任何一瞥都是值得的，哪怕結果不盡如人意。

講一個有名的故事:有位律師發電郵給他的秘書，要她支付4英鎊干洗費，為的是洗掉她撒在他褲子上的番茄醬污漬。結局?(當然是律師遭到了)公眾的瘋狂嘲笑。

真正的問題不在于此人發了一封被轉發的郵件，而在于這封郵件暴露出，他是個難以置信的吝嗇鬼。他受到嘲笑屬于活該。

此類郵件的轉發，能讓人看到其他人工作中的有趣一面。在現代，郵件出問題就相當于古代給某人戴上枷鎖。對當事人而言，這不是件高興事，但卻能刺激那些扔臭雞蛋的人。

該書的作者得出了一個標準化的結論:人們不應發送公開后可能很糟糕的郵件。這是個乏味而又令人掃興的建議。即使存在曝光的風險，發生這種風險的可能性也是很小的。每發生一次“番茄醬門”事件的同時，每天還有數百萬封泄露秘密的電郵沒被曝光。人們從曝光中得到的愉悅和樂趣，似乎足以彌補那種小小的風險。

希普利和施瓦爾貝如果看到我的發件箱，一定會被嚇一跳——不僅是因為那些信件內容漫無邊際，還因為它們的數量絕對龐大。他們書中的一條規則說:“如果你不會每隔10分鐘就到一個同事的辦公室里閑聊，那么你也不太可能每天輕率地給他發30封電郵。”是的，是這樣。

這兩位作者都從未感受到工作中有個郵件伙伴的快感:這樣的伙伴能讓你參與到一種無休止的巧語應答競賽中。這種競賽只有通過電郵才能進行，而且我可以擔保它們的確非常有趣。

對于寫作風格的問題，他們一些嚴格規則與我自己的偏好不謀而合，但我仍不贊成，理由是，電郵應該和發送它們的人一樣各不相同。兩位作者喜歡以“親愛的XX”開始寫信，我也如此。

說一些我不太喜歡的開頭語，按照乏味的遞進順序，分別是Hello，Hi，Hallo，Hullo，Hey，Hiya，HeyThere。以“Hey There”開頭的人告訴我一種有用的信息:我不太可能繼續和這個人打交道。

而兩位作者喜歡的大多數風格，我都很憎惡。他們喜歡感嘆號，而我不喜歡，因為它們讓發信者像個小孩，或者像湯姆#8226;彼得斯(Tom Peters)的崇拜者。他們認為信息要寫在標題行中，其后還要有消息結尾語EOM。我不這么認為。收到這種電郵，就好像收到一個里邊沒放東西的包裹。

在《傳送》一書所列的規則中，只有兩條我完全贊成:禮貌比粗魯好，合法比非法好。不過，如果你需要有人告訴你這些東西，那么我想告訴你一條我總結出的規則:你在電郵技巧上的糟糕表現，不過是你身上最輕微的一個問題而已。