高職院校科研檔案管理工作初探

科研工作是高等院校教學、科研兩大重要工作之一，對學院的發展及師資隊伍建設有著極其重要的作用。科研檔案是指在科學管理和實踐活動中直接形成具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料。它記錄了科研活動的全過程，是科研人員的智慧結晶，是學校的重要信息資源和寶貴財富。進入新世紀，面對知識經濟時代的挑戰，科研體制發生了深刻變化，科研檔案工作也出現了新問題。作者結合檔案管理工作實踐，對科研檔案管理工作存在的問題、原因及對策進行分析與探討。

一、科研檔案管理工作存在的問題

（一）成果性、總結性材料多，原始性材料少

一套完整的科研文件材料，應該是對該項目的全過程的真實、全面的記錄，它包括主題準備、研究實驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報以及推廣應用五個階段所形成的材料。從歷年的科研歸檔的材料來看，成果性、總結性、鑒定性及獲獎證書或獎狀材料較多，而在研究實驗階段形成各種載體的原始記錄如技術報告、實驗記錄、數據分析、設計文件、圖紙等重要的原始性材料卻很少。許多珍貴的原始材料遺失或者仍保留在個人手中，嚴重影響了科研檔案的系統性和完整性。

（二）一般性材料多，關鍵性技術材料少

能反映和評定一項科研成果水平的核心材料是關鍵性技術材料。它是科研人員在科研過程中解決技術難題，進行技術創新的寶貴資料。這些技術材料體現了該項科研成果的新思想、新概念和新方法，它的歸檔保存和利用價值遠遠高出一般性材料。但在歸檔的材料中，一般性材料多，關鍵性技術材料少，嚴重影響了科研檔案的開發和利用。

（三）紙質材料多，其他載體的材料少

目前，描述一種物理現象和記錄各種信息的載體，除了紙質外，還有軟（磁）盤、磁帶、光盤、照片、錄像帶等。然而，在歸檔材料中，紙質材料多，其他載體的材料少。加強其他形式載體材料的收集，是新時期形勢發展的需要，也是檔案工作者義不容辭的責任。

（四）復印材料多，原始材料少

科研檔案材料中復印件過多，會使科研檔案名存實亡。復印材料一是保存期短，二是可以給造假者提供可乘之機。我國《科學技術研究檔案管理暫行規定》中明確規定，“歸檔的科研材料必須是原件，根據需要可復制若干份。”但是，在目前學院每年收集的結題資料中，不少科研人員以復印件應付結題的現象時有發生。

二、科研檔案管理工作存在問題的原因分析

（一） 個別科研人員思想保守，科研成果據為己有，嚴重影響科研檔案的系統性、完整性

《檔案法》第十條規定，“對國家規定應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據為己有。”但是，當前個別科研人員由于種種原因，不履行對上述科研檔案材料的歸檔義務。有些科研人員不了解歸檔資料的搜集整理，結題時，為應付結題檢查，只拼湊了一些一般性材料，而重要數據、重要的試驗過程等有價值的材料卻遺漏了，由此影響了歸檔材料的系統性，大大降低了科研檔案的整體學術價值和利用價值。

（二）科研人員對歸檔文件的安全問題、使用問題存有疑慮

長期以來，一些科研人員誤認為成果檔案歸檔后就等于向世人公開，自己就失去了技術優勢，把成果“給”了別人。加上確實存在個別人鉆科研檔案管理工作的空子，抄襲和剽竊他人成果，導致科研人員對歸檔心有疑慮，不愿將原始的、關鍵性的材料移交檔案部門。再加上有些同志怕將來評職稱、報成果、評獎等麻煩，不愿將科研成果移交檔案室。

（三）宣傳不夠，多數科研人員及科研管理人員不了解科研檔案的收集范圍

大部分項目負責人不了解自己在結題時須向檔案管理部門提供哪些資料；高職院校兼職檔案員居多，而且是“半路出家”，接受過系統培訓的不多。可想而知，收集的項目資料不完整、不系統、不規范也在情理之中。科研文件材料的歸檔范圍主要包括：①科研項目計劃、開題報告、課題調研論證材料及項目審批材料；②課題研究計劃、設計、任務書、合同、協議及計劃的執行、調整或撤銷報告；③課題投資、預算決算及經費、基金的申報和管理；④科研實驗、測試、觀測、考察的原始記錄；⑤設計的文字說明、圖紙及數據處理材料；⑥研究、研制報告、論文專著、工藝技術報告；⑦專家評審意見、鑒定會材料、鑒定證書；⑧推廣應用意見、課題工作總結；⑨配套的照片、底片錄音、錄像幻燈、影片增拷貝；⑩科研成果登記表、報告表及專利申請書、專利證書；科研成果獎勵的申報、審批材料及獲獎材料；科研成果轉讓合同、協議及推廣應用方案及實施情況；生產定型鑒定材料、投產后的反饋意見。

三、改進高職院校科研檔案管理的對策

（一）加強檔案法律法規宣傳，提高科研人員的檔案意識

要做到科研檔案的完整性、系統性、規范性，僅靠檔案人員單方面的努力是難以完成的，它需要科研人員的理解、支持和配合。要做到這一點，關鍵是要提高科研人員對檔案工作的重要性、必要性和嚴肅性的認識，增強科研人員的檔案意識。要向科研人員廣泛深入地宣傳《檔案法》，組織他們學習一些有針對性的法律條文，提高科研人員的檔案意識，使其主動配合檔案管理工作。

（二）加強科研人員的職業道德教育

要加強對科研人員職業道德教育，使他們樹立一切為公的思想，把奉獻精神作為一種道德追求，克服利己主義，正確處理學校、集體和個人之間的關系，自覺承擔對他人、對學校的職責和義務。

（三）加強科研檔案保密工作

科研檔案是科研活動的產物和真實記錄，為了科研成果發明人的權益，一定要注意做好科研檔案保密工作，在借閱時限定使用范圍，嚴格遵守保密法規，該保密的不能內外不分，不該保密的也不能借故保密而影響利用。對于一些有產權的材料，更要保護其產權不受侵犯。

（四）嚴格執行科研材料歸檔有關規定

國家科委、國家檔案局在1987年制定的《科學技術研究管理暫行規定》對科研檔案的歸檔作了明確要求，嚴格執行這些規定和要求，是保證科研文件材料歸檔的完整性的關鍵。筆者認為，高職院校應完善以下制度：

1.實行由科研課題（項目）負責人主持立卷歸檔的責任制。每項科研項目（包括中斷或取得負結果的項目）完成或某部分結束后，對所形成的科研文件材料加以系統整理，經審查驗收后歸檔。

2.科研文件材料應在科研項目完成后及時歸檔，研究周期長的項目，可分階段歸檔。

3.凡歸檔的科研文件材料，要做到審查手續完備，制成材料優良，格式統一，字跡工整，圖樣清晰，裝訂整潔，禁用字跡不牢固的書寫工具。

4.凡重點科研項目鑒定、驗收，其檔案應由學院的檔案部門審查驗收，未經檔案部門驗收的科研項目，學校不宜結題。

（五）加強對科研材料歸檔工作的監督與指導

1.檔案部門要取得單位領導及主管部門支持，定期檢查或抽查立卷歸檔工作，利用各種形式公布項目材料歸檔進度情況，表揚與批評并用。要做好業務指導，舉辦培訓班和專題研討會，提高兼職檔案員的業務水平。

2.材料收集與科研任務要同步管理。為了做好科研檔案歸檔工作，兼職檔案員應從立項開始就準備立檔，登記在案，并跟蹤任務過程，分階段督促課題負責人收集、整理材料，保證歸檔材料數量和質量。

3.做好材料的鑒別工作。按照規定，實行檔案文件材料形成部門，即課題組負責立卷歸檔制，由課題負責人鑒別和驗收科研檔案文件材料，要收集有價值的材料歸檔，要剔除和鑒別偽材料。

（作者單位：無錫職業技術學院）