高校檔案發展公共關系淺見

　　摘要：高校檔案開展公共關系有非常重要的意義，可以推動檔案的各環節順利進行，有利于加深與公眾之間的溝通交流，有利于改變檔案工作的現狀，適應新形勢的需要。高校檔案中的公共關系職責和任務是建立和維持同公眾之間的聯系網絡，隨時收集公眾的各種信息，協調關系、傳播溝通。高校檔案開展公共關系要注意公眾性、創新性等原則，還要注意增強公關意識，提高公關素質，樹立全員公關的觀念，并且根據檔案公眾的不同特點，選擇不同的公關形式。
　　關鍵詞：高校；檔案；公共關系
　　
　　隨著我國加入“世貿”，經濟迅速騰飛，高校也獲得了前所未有的發展機遇。目前眾多高校都在為能成為世界一流名校而不斷努力，其中能反映高校歷史和發展的資料就顯得尤為重要，檔案就是最能體現高校存在價值的“寶貝”。高校檔案是指高校組織和師生員工在教學科研、行政事務活動及其管理中形成的，保存備查的文字、圖表、音像及其他各種載體的歷史記錄。高校檔案見證了歷史的變遷，在新時代的感召下只有與時俱進地展開公共關系，大力對外宣傳我們，才能使中國高校揚名世界。
　　
　　一、高校檔案開展公共關系的意義
　　
　　1.推動檔案的各環節順利進行
　　公共關系及其核心思想是一個組織采用傳播的手段，通過與公眾雙向溝通來樹立自身形象，以獲得公眾的好感和支持，為自身發展創造良好的社會環境。公共關系強調組織與公眾之間的關系，高校檔案部門是由高校授權專門管理檔案的機構，檔案管理的諸多環節，特別是收集工作直接接觸到公眾，這就是檔案管理具有的公眾性。大力開展公共關系能使檔案部門與公眾有著融洽、和諧的關系，形成管理的良性循環。檔案管理人員加強與公眾了解就能及時跟蹤收集，做到不遺漏、不丟失。否則就會出現檔案收集無門，孤立無援的被動局面，影響整個高校的檔案工作。
　　
　　2.有利于加深與公眾之間的溝通交流
　　公共關系的實質是雙向傳播溝通，高校檔案也要加強與公眾的雙向溝通。高校檔案的公眾可以分為兩部分，一是內部公眾，即檔案工作人員自身；二是外部公眾，即所有的檔案用戶、新聞媒介、政府機關、所在社區、上級檔案行政管理單位，業務指導單位，高校檔案學會及兄弟院校檔案部門等。通過開展公共關系，加深彼此之間的信息交流，達到理解溝通，互通有無，使檔案工作更上一個臺階。
　　
　　3.有利于改變檔案工作的現狀，適應新形勢的需要
　　目前，很多高校部門都面臨著庫房建造、裝具購置、經費來源等問題，檔案部門的工作不容易一些職能部門那樣容易得到重視。檔案部門要改變這種狀態，就要努力宣傳檔案的重要性，努力去做公關，爭取學院領導對檔案工作的重視。我國加入世界貿易組織后，檔案部門將面對新的領域、迎接新的挑戰，就更有必要搞好公共關系，才能適應新形勢的需要。
　　
　　二、 高校檔案工作中公共關系的主要職責和任務
　　
　　1.建立和維持同公眾之間的聯系網絡
　　當前在我國的高校檔案部門，信息溝通還是一個薄弱環節，因此建立健全學校檔案工作網絡體系，開辟多種信息溝通渠道非常重要。如在高校建立起簡直檔案員的網絡，把每一個部門、單位都指定負責人和一個兼職檔案員，隨時與學院檔案部門保持密切的聯系，交流信息，對于眾多利用檔案的公眾可以定期召開座談會，開辦專用電話、信箱；有意識地和新聞媒體保持良好的關系；主動邀請上級檔案主管部門來檢查工作。建立聯系網絡之后要不斷地維持和發展它，通過平時的努力，點滴積累，最終滴水成河。
　　
　　2.隨時收集公眾的各種信息
　　要努力達到公共關系狀態的最佳化，最基本的前提就是要知道公眾現在的態度是怎樣的。在收集信息中尤其要注意做到客觀性、針對性、隨時性、多樣性。高校檔案部門可以收集內部員工的信息，包括員工檔案意識、集體意識、心理狀態，為內部創造團結的氛圍獲得第一手資料；可以通過利用工作了解外部公眾對檔案工作的意見，把每次的利用情況做詳細登記，除了基本的檔號、目錄、文件名稱（案卷題名），特別要記錄利用的具體情況，如利用者是否查到了想要的文檔，是否完全滿足了他們的利用需求，是否提供了多種類的檢索工具，是否獲得滿意的查全率和查準率。
　　
　　3.協調關系、傳播溝通
　　檔案部門要通過聯系網絡，及時收集了解公眾的各種信息進而針對公眾的意見采取相應的行動。這個行動就是組織與公眾之間的協調、傳播、溝通。在協調溝通的過程中，盡管各種方法不盡相同，但有一點是相同的，即只有搞好了組織的內部關系和外部關系的協調溝通問題，組織才能得以正常運轉。高校檔案部門在搞好內部機制建設，協調好員工關系，在此團結發展的基礎上，重點應放在針對外部公眾，開展公共關系活動。對于外部公眾就要運用各種交際手段和溝通方式，積極對外聯絡，為組織開辟關系，廣結人緣，如舉辦檔案知識競賽，評選優秀論文、召開檔案工作表彰會等，從而為高校檔案發展建設創造良好的外部條件，奠定社會基礎。
　　
　　三、高校檔案開展公共關系的基本原則
　　
　　1.公眾性原則
　　一個組織的生存和發展是建立在對環境的依賴上，重視與環境保持平衡和協調的關系，才異常重視公眾的利益。基于以公眾利益為本的立場，在檔案工作中開展公共關系就必須做到：盡心盡力地對待公眾的利用需求；真心實意地征求公眾對檔案工作的意見；真誠地為公眾提供各種查詢服務；設身處地的為公眾著想，為其提供周到熱情的服務。
　　
　　2.創新性原則
　　公共關系活動中強調創新，作為高校也要尋找一些創新去宣傳檔案工作，要改變過去單一枯燥的模式，不斷摸索、別出心裁，用新穎的活動方式和手段來吸引公眾對檔案的興趣，增強檔案意識。
　　
　　3.長期性原則
　　高校檔案的公共關系共組不是策劃一次活動，搞一次論文比賽就可以高枕無憂了，而是需要不斷持續的努力，一方面著眼于長期規劃，一方面著手于平時努力。長期目標的實現是建立在平時點點滴滴的積累、一步一個腳印的基礎之上，靠腳踏實地地干出來。
　　
　　4.經濟性原則
　　檔案部門的清貧尤其強調開展公關工作的時候要量力而行，善于精打細算，對于有限的人力、物力、財力進行合理分配，爭取以最小的投入獲得最大的收獲。
　　
　　四、高校檔案的公共關系工作探討
　　
　　1.增強公關意識，提高公關素質
　　高校檔案工作要搞好，必須要增強公關意識，直接關系到高校檔案的發展。高校檔案工作人員除了應具備檔案專業知識以外，還要熟悉公共關系學的基本知識，提高公關素質。過去，由于檔案工作的機要性和保密性，使其具有一定的神秘感。檔案工作人員與外界接觸少，默默無聞地工作，被動地等待別人來查檔案，而現在信息時代就要求檔案工作人員改變這樣的封閉性， 變被動為主動，提高公關能力去大力宣傳檔案工作，要做到既是一個合格的檔案管理工作者，又成為一個稱職的公關人員。
　　
　　2.全員公關
　　全員公關即全員PR管理（PR=PUBLIC RELATIONS）全員PR管理，即通過對全員的公關教育和培訓，增強全員公關意識，提高全員公關行為的自覺性，形成組織濃厚的公關氛圍與公關文化。高校的檔案人員應在對外交往中，自覺把自己作檔案部門的代表者，以主人翁的姿態，著眼于樹立檔案部門的整體形象，主動宣傳檔案各方面的成就，積極與外界建立溝通渠道，以獲得更大知名度和美譽度。隨著知識經濟時代的到來，檔案工作向產業化發展成為必然趨勢，高校檔案館（室）可以利用學校優勢，通過互聯網絡開展網絡利用檔案服務。以高校檔案的豐富資源建立愛國主義教育基地、校史教育基地。通過歷史資料的介紹增強莘莘學子愛國愛校意識，同時擴大檔案工作的影響。當然，要想做到全員PR管理，不只是高校檔案人員的事情，它涉及到全校上至校、系領導，下至各位老師。這項工作要搞好，既要有學校領導對檔案工作的支持，解決好經費、庫房、設備等問題，同時也要得到全校師生員工的理解與合作，特別是各單位分管檔案工作的領導和檔案員。爭取做到人人面前講公關，處處留有公關意識，為檔案工作創造良好的環境。
　　
　　3.根據檔案公眾的不同特點，選擇不同的公關形式
　　公共關系的形式多種多樣，根據公共關系在檔案管理中應用的不同特點，可以分為宣傳性、交際性、服務性、社會性等公關模式。宣傳性公共關系主要是利用各種傳播媒介，向檔案公眾進行宣傳，提高檔案公眾的認識。交際性公共關系是以人際交換主，通過檔案管理人員與檔案公眾的接觸，廣結社會良緣，交換了信息，交流了感情，創造了良好的相互信任的心理氣氛。服務性公共關系主要體現在高校檔案部門為檔案用戶提供優質服務方面，目的是高校檔案館（室）。以自己的實際行動來獲得檔案公眾的好評，建立檔案部門良好的形象和信譽。社會性公共關系是以擴大高校檔案部門在社會公眾中的影響和知名度的一種模式，這種模式可以通過在高校舉辦檔案知識競賽，評選優秀論文，召開檔案工作表彰會等形成進行。雖然高校檔案部門開展公關有多種不同的形式，但這些形式不是孤立的，它需要高校檔案管理人員把這些形式靈活地運用。
　　高校檔案努力發展公共關系，既可以使檔案工作蓬勃發展，更可以使高校的知名度美譽度獲得提高，為國家的教育事業、檔案事業做出新貢獻。
　　作者單位：四川外語學院綜合檔案室
　　
　　參考文獻：
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