做好聲像檔案管理工作的幾點建議

　　隨著社會的發展及辦公條件的改善，在機關工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好這些生動、形象的特殊載體檔案，對聲像檔案管理情況調查發現，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理已經嚴重滯后于檔案工作的整體發展水平。
　　
　　一、聲像檔案管理存在的問題
　　
　　（一）認識上的誤區
　　調查中發現攝錄人員存在著兩種思想認識上的誤區。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案，誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。
　　（二）檔案管理問題
　　１、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理。調查中只有少數單位制定了相應的聲像檔案管理制度，有半數以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。據調查，聲像檔案的管理主要存在著３種形式：一是檔案室集中統一管理，隨時形成隨時移交；二是各科室一年一次移交檔案室；三是由科室分散保管或個人保存。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。
　　２、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔。聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片、底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，有近２０％的單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。
　　３、保管條件差，聲像檔案難以長久保存。聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。而調查發現，只有少數幾個單位設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求，不利于聲像檔案的長久保存和利用。
　　4、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏。區檔案館是全區永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢。
　　5、聲像檔案流失嚴重。一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。
　　
　　二、做好聲像檔案管理工作應著重解決的幾個問題
　　
　　（一）加強宣傳，提高意識，爭取領導重視
　　搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。
　　（二）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
　　各立檔單位要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區檔案館移交，在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，以確保聲像檔案歸檔質量。
　　（三）加強監督，分類指導，注重業務培訓
　　針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。
　　（四）結合實際，創造條件，力求妥善保管
　　首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放。其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等，錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
　　（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
　　要實現聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結合實際，各立檔單位要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：通過正常移交接收；重點單位、重點科室重點收集；重點人物（攝錄人員）直接征集；廣泛的社會征集。
　　（作者單位：大興安嶺塔河縣文體局）