高校報賬過程的流程重組

[摘 要] 高校報賬難問題的癥結在于現有報賬流程的低效#65377;本文基于業務流程重組的理念，通過流程分析，抽取出造成整個過程的效率瓶頸的關鍵流程，從任務分化與并行工作的思想出發，重組和優化報賬過程，采用現代網絡信息處理技術，在現有的財務管理系統之上重新設計和引入報賬預處理系統，使得耗時的流程能夠在報賬大廳以外的其他場所異步#65380;并行地完成，從而節省每一筆報賬業務在報賬大廳的時間開銷，通過改變工作系統和運行流程，突破報賬廳內的時間#65380;效率瓶頸， 在財務部門的組織架構和人員編制不變的情況下，在一定程度上解決高校“報賬難”問題#65377;本文闡述了報賬流程重組的系統實現方案，并分析了報賬流程重組后在運營效率#65380;職能分工和串行等待等多方面獲得的性能提高#65377;

[關鍵詞] 流程重組;報賬過程;系統

[中圖分類號]F270.7;F232[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194(2007)10-0054-03

高校是人員密集#65380;部門眾多#65380;活動頻繁的組織機構，每天均有大量的財務往來，受理全校師生的報賬是高校財務管理部門的主要日常業務之一#65377;財務業務繁忙而財務管理人員編制有限的矛盾，使得高校“報賬難”的問題很突出，盡管電算化的財會系統在一定程度上提高了報賬的效率，排隊系統的引入也維持了報賬大廳的秩序，然而“報賬難”問題并沒有得到根本解決#65377;在現有財務人員崗位編制不能增的情況下，解決這一問題出路在于扭轉現有報賬流程低效的局面，加快每一筆報賬業務的處理速度，從總體上大幅度提高報賬大廳的運營效率#65377;本文基于業務流程重組的理念，通過流程分析，抽取出造成整個過程的效率瓶頸的關鍵流程，從任務分化與并行工作的思想出發，重組和優化報賬過程，采用現代網絡信息處理技術，在現有的財務管理系統之上重新設計和引入報賬預處理系統，使得耗時的流程能夠在報賬大廳以外的其他場所異步#65380;并行地完成，從而節省每一筆報賬業務在報賬大廳的時間開銷，突破報賬廳內的時間#65380;效率瓶頸#65377;

一#65380;高校報賬過程的現狀分析

按照傳統的組織分工和多年承襲下來的自然流程，高校報賬的一般過程如圖1所示#65377;

材料整理包括報賬人搜集原始票據憑證#65380;填單#65380;領導審核簽字之后整理#65380;匯總成向報賬大廳提交的單據等活動，一般在各報賬人各自的工作場所進行，在報賬大廳提交后，除個別單據填寫不規范返回重填外，不會引起報賬大廳的低效運營#65377;然而，在報賬大廳，報賬過程的其他步驟是個串行的順序過程，一般經歷報賬人排隊掛號，之后向財務人員出示原始憑據和有效證明(用款依據#65380;領導簽名等)，提請報賬;財務人員對單據進行會計核算(根據學校的財務制度和報銷政策稽核原始憑據，單據錄入#65380;記賬和結算)后簽發報銷單據(報賬單#65380;領款單等)返回報賬人簽字確認，交由出納窗口作資金沖抵或款項出納#65377;

報賬過程中最關鍵的也是最耗時的#65380;但卻可以改變的流程在于會計核算，而其他流程幾乎是人工的#65380;即便信息技術手段介入也沒有多少再造余地的流程#65377;傳統上，在會計核算流程，各類單據在報賬人和財務人員之間的反復填寫和校核使雙方常常陷入乏味的等待，尤其是記賬過程#65377;盡管電算化的財會系統代替了手工計算，但整個流程并沒有本質上的改變，大量的票據錄入(記賬)對財務人員來說仍然是繁重的，也是讓報賬人等待最久的環節#65377;問題癥結正在于此，報賬過程中各類單據的填寫#65380;稽核和錄入耗費了大量的時間，一頭是財務人員繁忙的工作，一頭是報賬人的漫長等待以及報賬廳內其他人此起彼伏的抱怨#65377;傳統分工格局要求單據錄入必須由財務人員完成以及整個報賬流程按部就班的串行性，注定這一順序過程是耗時而低效的，亟需一種新的理念和思路革新這一低效流程#65377;

二#65380;報賬流程重組的思路

業務流程重組(Business Process Reengineering，BPR)是20世紀90年代初出現的一種管理理念，指使用現代信息技術徹底地重新設計業務的流程，以求組織在成本#65380;質量#65380;服務和速度等關鍵指標上取得巨大的改善和顯著的提高#65377;BPR從過程的觀點來看待業務運作，以作業流程為中心，擺脫傳統的組織分工理論束縛，提倡以顧客為導向#65380;組織變通#65380;員工授權及正確運用信息技術，達到適應快速的環境變化的目的#65377;業務流程重組理論提倡跨越不同職能部門的分界，打破舊有的管理規范，以求管理作業過程重建#65377;業務流程重組的動因在于舊有的業務流程低效甚至不合理而信息技術的發展已經足以促成并實現流程重組以適應環境對高效#65380;優化的工作流程的需求#65377;從事業務流程重組理論研究的學者們大多認為，信息技術在流程革新中具有使能器(enabler)和實現器的重要作用，并強調使用信息技術重新設計現有的業務流程，并且認為流程的再造就是打破舊有的業務規則和假設，建立適應現代信息技術環境的新規則#65377;換言之， BPR依托于現代信息技術環境，并將傳統具體業務與現代信息技術有效整合，重組#65380;再造為新的業務流程#65377;

有的學者認為，BPR的整個實現過程涉及觀念更新#65380;組織結構重組等問題#65377;然而，組織結構重組在實踐上是個惰性的漸進過程，因此，盡管組織結構是業務流程的載體，在實踐上必然不能依賴于組織結構重組來完成業務流程重組，而應該是在現有組織結構的基礎上借助于現代信息技術手段，通過工作方式的變通和運行系統的改造，實現業務流程的再造，并以此促進組織結構調整#65377;循著這一思路，本文在不觸動現有的高校財務部門結構體系的前提下，借助于現代信息網絡技術進行業務流程的革新，使部分關鍵流程具有并行性和異步性，提高其運營效率，達到流程重組的目的#65377;

從上面的現狀分析可知，要提高整個報賬過程的效率，會計核算流程的再造具有一定的潛力#65377;按照BPR的理念，報賬過程流程重組的基本思路是:著力于對會計核算流程的再造，將在報賬大廳最耗時的單據錄入(即記賬)工作抽取#65380;分化出來，打破傳統的分工格局，將單據錄入的工作交由報賬人事先完成，在現有的財務管理系統之上重新設計和引入網絡化的報賬預處理系統，在任意時間和任意地點通過計算機網絡分布式受理各報賬人的單據錄入，預處理系統將報賬人錄入的數據按預設的業務規則進行預先處理，填充到系統預設的模板自動生成各類賬本;在報賬大廳，財務人員受理報賬業務簡化為根據報賬人出示的原憑單據和有效證明材料對預處理系統生成的賬本的相關內容進行確認(必要時作少量修改)，確認后的數據進入財務管理系統數據庫并生成報銷單據(報賬單#65380;領款單等)供雙方簽發#65377;會計核算簡化為對原憑單據的驗證和對預處理系統接收到的數據的確認和少量修改#65380;刪除，其他工作由計算機系統自動完成#65377;

三#65380;報賬流程重組的系統實現

按照上面的思路，重新設計報賬業務的流程如圖2#65377;

重組后的報賬流程由兩個獨立的過程組成#65377;在組織結構不改變的前提下，傳統的報賬系統也被擴充為由預處理系統和電算化會計系統兩個子系統組成的新型財務管理系統，兩個子系統松散耦合，均可獨立工作，協同完成報賬人的記賬過程和報賬廳內財務人員受理報賬業務的過程#65377;通過預處理系統，傳統的由財務人員完成的記賬任務被部分分化出來，在報賬大廳受理報賬業務之前由報賬人預先處理，完成票據的錄入工作，真正的賬目數據在報賬大廳經過財務人員核對原始憑單，對預先錄入的數據進行確認(或少量修改)后才進入財務數據庫，成為生成賬本的數據來源，至此完成記賬工作#65377;傳統上必須由財務人員完成的記賬任務在這里變為由報賬人和財務人員共同完成，而且將財務人員從繁重的現場錄入工作中解脫出來#65377;

在系統實現上，通過對原有財務系統的擴充與改造，采用基于數據庫的動態網站技術，在電算化會計系統之外增設預處理系統，該子系統部署在財務部門的內網上，但對外開放服務，所有報賬人可以在任意時間#65380;任何有計算機網絡終端的地點以B/S(Browser/Server，瀏覽器/服務器)方式通過瀏覽器向后端的預處理數據庫提交票據輸入，票據數據的錄入不必等候財務人員對原始憑單核對后才開始，而是可以與報賬廳內受理的業務并行#65380;異步進行#65377;為了提高會計核算效率并增強數據安全性，電算化會計子系統部署在財務部門的內網上，僅在內網運行，財務人員采用C/S(Client/Server，客戶機/服務器)方式工作#65377;經過這樣的系統安排，報賬過程變為如下幾個步驟:①報賬人的票據錄入，取得系統生成的報賬交易碼，或以交易碼提取已錄入的數據進行修改;②財務人員根據報賬人提交的原憑單據和交易碼，以交易碼提取已錄入的數據進行核對并予以確認或作少量修改;③確認后的數據進入電算化會計系統，予以會計核算和報賬處理#65377;

四#65380;報賬流程重組的性能分析

通過運用信息技術并對原有報賬系統進行改造，實現了新的報賬流程重組，原有的按部就班的順序過程得到了部分異步#65380;并行的增強，工作方式也已變通#65377;報賬大廳內，財務人員從大量的票據錄入工作中解放出來，專注于業務處理，尤為重要的是，耗時#65380;煩瑣的數據錄入被分化到報賬大廳之外由報賬人完成，減少了報賬廳內業務流程循環過程中的時間開銷#65377;對報賬流程重組后獲得的性能提高進行簡單歸納，如表1所示#65377;

五#65380;結束語

本文通過現狀分析，獲知高校“報賬難”問題的癥結在于多年承襲下來的報賬自然流程是一種低效#65380;耗時的串行順序過程#65377;鑒于此，本文提出報賬流程重組的方案，通過對報賬系統進行改造和擴充以及變通工作方式，使得報賬過程的主要流程能夠并行執行，并突破傳統的分工格局，讓報賬人在報賬前就參與完成部分耗時工作，實現了報賬人和財務人員的分工與協作，減少了報賬過程中串行等待的時間，提高了整體運營效率#65377;在財務部門的組織架構和人員編制不變的情況下，通過改變工作系統和運行流程，提高效率，減少報賬廳內每筆業務的流轉時間，是解決高校“報賬難”問題的一個有益嘗試#65377;

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