基于成本核算的ＵＦＯ報表功能分析

[摘 要] 會計電算化環境中，企業實現全面成本核算不僅成本昂貴，而且高素質的成本核算人員也難以跟上核算要求，特別是在一些中小型企業中，由于資金#65380;人員的貧乏，實現成本全面核算更是難上加難#65377;于是大多數中小企業的成本核算仍處在手工核算狀態，而手工核算成本由于其時效性差#65380;準確率低等特點已嚴重制約著企業成本管理的發展，尋求一種適合中小企業成本核算的工具已迫在眉睫#65377;筆者認為，企業應充分挖掘現有的會計電算化軟件資源來實現成本的電算化核算，其中充分利用UFO報表取值計算功能就不失為一種良好的途徑#65377;

[關鍵詞] UFO報表;成本數據;數據接口;實現方式

[中圖分類號]F232[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194(2007)09-0005-05

成本核算數據來源比較多#65380;比較散，并且各企業單位的生產工藝#65380;工序#65380;企業的成長時期和管理要求不同，因而要采用一個簡單的電算化軟件來解決成本核算問題是相當困難的#65377;現在流行的是應用一些大型的管理軟件(如ERP系統等)，從企業的各個資金運動過程中詳細#65380;標準化地收集成本核算數據，并集中處理，最后形成各種成本管理信息#65377;但在中小型企業中，一般沒有ERP系統要求的嚴格的工序管理過程和嚴格的成本管理過程，也沒有相應的財力#65380;物力和人力去實施大型的成本管理，它只要求財務上能及時提供準確的成本實際數據#65377;而本文要闡述的正是為滿足這種要求而進行的成本核算電算化#65377;

1 UFO報表

1. 1UFO報表的功能特點

UFO報表實際上是一種實時會計報表，是通過函數公式的設置，直接從賬務系統#65380;工資系統#65380;固定資產系統#65380;購銷存系統等財務系統或直接從財務系統外部的其他報表#65380;表格或人工輸入數據中獲取財務數據，按公式定義的要求進行數值計算和加工，最終自動生成財務報表的一種電算化報表#65377;它與人工報表相比，具有如下特點:(1)UFO報表是一種已經定義好格式的報表，其格式可以是固定尺寸#65380;行列數，也可以是變動尺寸#65380;行列數#65377;(2)UFO報表的單元數值均可通過各種函數公式#65380;計算表達式從各種渠道自動獲取并填列#65377;(3)UFO報表是一種實時報表，它可以根據管理者的要求隨時提供會計報表#65377;(4)UFO報表的數據源來源極為豐富，可以是報表間的數據，也可以是報表外的其他數據，包括賬務數據#65380;人工錄入數據，甚至是遠程傳輸的數據#65377;(5)UFO報表既是一種報告性報表，也可以是一種核算性報表和分析性報表#65377;(6)UFO報表既具有Excel表的特性，同時又與賬務系統相銜接#65377;

1. 2UFO報表的取值公式

UFO 提供了豐富的函數#65380;公式#65380;命令，確保會計報表之間的關系清晰，準確獲取數據的動態#65377;UFO報表的公式從數據來源分大致有三大類，一是從報表間相互提取數值的公式，包括從本表和其他報表取數的公式;二是從賬務系統各模塊提取數值的公式，主要有從賬務系統和其他系統提取數值的公式(具體見表1);三是從財務系統外的其他數據源提取數值的公式，主要有從其他外表提取數值和人工錄入數值的公式#65377;

UFO報表業務函數的基本格式為:函數名(“科目編碼”#65380;會計期間#65380;“方向”#65380;“賬套號”#65380;“會計年度”#65380;“編碼1”#65380;“編碼2”) #65377;

2 成本數據

2. 1成本數據的取值依據

成本數據的取值依賴于一個企業的管理要求和該企業的成本核算方法#65377;在中小型企業中一般要求財務部門能及時提供某產品的步驟成本#65380;該產品的單位成本和總成本，產品成本核算一般以品種法為成本核算方法#65377;成本數據的取值來源一般為在賬務系統中已處理#65380;已登賬的各種日常業務數據或單獨設置的Excel 計算表格，包括: (1)各種材料的出庫數量#65380;單價和總金額以及各種材料的用途，該類數據可以從總賬系統項目核算下的各產品品種的直接材料中獲取;(2)各種材料在各工序間的投料程度和各種材料的投料比例，該數據可以從企業的生產工藝表格中提取，該表格是一種單獨的Excel 表格，其格式可以由用戶自定義;(3)人工費用可以從企業的工資核算模塊或從總賬系統項目核算下的各產品品種的直接人工費中獲取;(4)產品應分攤的折舊費等間接生產成本可以固定資產模塊或總賬系統中的制造費用中獲取，而制造費用的分配標準可以單獨設立一個Excel表，選取機器耗用標準或人工標準定額，也可以選擇各產品已耗用的直接人工費用比;(5)輔助生產的成本可以從總賬中的輔助生產賬戶中提取，各產品#65380;車間耗用的輔助生產服務量可以由人工錄入或單獨設置Excel表格登記;(6)月末(或成本報告期間)完工產品的數量#65380;在產品的數量#65380;本期投產數量等數據均可以從Excel表格獲取或手工錄入#65377;

2. 2成本數據的取值圖解

依上述內容，不管企業采用何種方法進行成本核算，其計算數據來源均可以各種方式從賬務系統中或Excel表中提取#65377;仍以品種法為例，列示成本數據的取值來源表，如圖1所示#65377;

2. 3成本數據的要求

在現代社會中，企業競爭日益激烈#65377;企業間的競爭，說到底是成本的競爭，企業要做到知己知彼，就要求企業的領導和決策層必須能夠隨時了解自己企業的經營狀況#65380;經營成本和生產成本，這就要求企業的財務部門要能夠隨時提供企業的成本資料#65377;在手工狀態下，財務部門要做到隨時提供企業的成本資料幾乎不可能，只有借助于電算化才能實現隨機提供成本核算資料#65377;而要確保用報表功能實現企業成本資料的及時上報，就必須要求企業平時要做好成本數據的基礎性整理工作，包括成本基礎性數據的收集和錄入工作#65380;賬務模塊的有關成本科目的設置工作和日常業務的成本數據錄入及校驗工作#65380;Excel表中有關成本數據的及時更新工作#65377;

3 數據接口

3. 1輔助生產成本分配的數據接口

仍以品種法為例#65377;假定企業的輔助生產成本分配采用直接分配法，企業有供水(科目編碼為40010101)和機修(科目編碼為40010102)兩輔助生產車間，接受輔助生產服務的費用科目或產品有A產品#65380;B產品#65380;制造費用和管理費用，其接受服務量已由輔助生產車間的統計人員已提供并在Excel表中填列，依據成本核算方法，采用報表核算成本的數據接口可用表2反映#65377;

表2中反映的數據接口實現途徑可用各自的取值公式實現取值，在UFO報表中提供了此類數據的提取公式#65377;(1)假定供水車間供給A產品的服務量存放在SHEET1的B2單元格，則A產品的服務量提取數據的公式為:ExcelWorksheet1.cells.item[B，2]，其他數據可參照此方法取數 ;(2)手工錄入數據一般在UFO報表的格式狀態下錄入，在數據狀態下用重新計算功能進行整表數據計算，如表2中的各產品和制造車間#65380;管理部門接受的輔助生產勞務量就可以通過手工從UFO報表中直接錄入，以快捷的方式求取輔助生產的分配成本;(3)總賬中提取數據的公式可用QC()#65380;QM()#65380;FS()等公式，如表2中的分配費用總額可以用公式QM(“40010101”，月)和公式QM(“40010102”，月)分別提取供水車間和機修車間的對外分配費用總額;(4)表間取數計算可直接用各自單元格名稱加各種加減乘除和運算邏輯式來計算，如表2的供水車間假定供水車間的分配費用合計數單元格名稱為D7，提供服務量合計數單元格名稱為B7，則供水車間的分配率可用公式“=D7/B7”來描述，其他分配費用和表間數據匯總數均可參照此種取值方法取值計算#65377;

3. 2制造費用對各種產品分配費用的數據接口

假定企業的制造費用對外分配的方法為比例法，分配標準采用各種產品耗用的機器工時比定額來計算，若不考慮工序工藝的改進和提高，一般各種產品的標準機器耗用定額是一個固定數，此時，該分配標準可在UFO報表格式設置時，作為常數在報表格式狀態下固化設置，若分配標準更改時，可以對UFO報表的固化分配標準值進行更改#65377;因此，制造費用的UFO報表數據接口可以用表3來表述#65377;

表3中假定制造費用的科目編碼為4005，則制造費用分配中的數據接口可以用UFO報表中攜帶的公式表示#65377;(1)分配費用合計數從總賬中提取，其公式為QM(“4005”，月);(2)分配比率可用表間數據計算，若分配費用合計數單元格名稱為D11，分配標準定額合計單元格名稱為B11，則分配率單元格C11的公式可定義為:C11=D11/B11，同時，A#65380;B產品的分配費用可分別用公式D9=B9*C11#65380;C10=B10*C11表示#65377;

3. 3完工產品和未完工產品分配的數據接口

完工產品和在產品的分配方法有很多種，本文以使用相對較多的約當產量法為例來說明其分配的數據接口問題#65377;依據約當產量法的計算原理，其主要難點是計算產品的約當產量和約當產量的單位成本，約當產量依據企業的生產工序又要分別計算產品材料的約當產量和人工及制造費用的約當產量，同時分材料#65380;人工和制造費用分別計算其各自的約當產量單位成本，再用各自單位成本乘以對應的約當產量計算出完工產品的各成本項目的各項成本，匯總后計算完工產品的單位成本和總成本，其與UFO報表間的數據來源主要是總賬系統中的基本生產——直接材料(科目編碼40010201)#65380;基本生產——直接人工(科目編碼40010202，A產品的項目編碼為A#65380;B產品的項目編碼為B，以下同)#65380;基本生產——制造費用(科目編碼40010203)下的各項目核算科目下的明細項目數據#65377;依據上述分析，A產品完工產品和未完工產品分配的數據接口關系可用表4來表示#65377;

表4中的取數公式以直接人工為例說明如下#65377;假定直接人工期初在產品#65380;本期發生數#65380;合計#65380;期初投產量#65380;本期投產量#65380;期末完工度#65380;約當產量#65380;單位在產品#65380;本期完工產品成本#65380;期末在產品成本和期末在產品數量及期末完工產品的數量的單元格名稱分別為:C13#65380;C14#65380;…#65380;C23#65380;C24，假定C16#65380;C17#65380;C18#65380;C24各數據存放在Excel表的C16#65380;C17#65380;C18#65380;C24單元格中#65377;則(1)C13=SELECT(C22，年@=年and月@=月+1);(2)C14=C15-C13;(3)C15=QM(“40010202”，月，，A);(4)C16=SELECT(C23，年@=年and月@=月+1);(5)C17= Excel Worksheet1.cells.item[C，17];(6)C18=

Excel Worksheet1.cells.item[C，18](期未完工度的計算可以通過各工序的耗用標準工時和各工序產品數量情況在Excel表中計算);(7)C19=(C16+C17)*C18;(8)C20=

C15/C19;(9)C21=C20*C24;(10)C22=C15-C21;(11)C23=C16+C17-C24;(12)C24=ExcelWorksheet1.cells.item[C，24]#65377;本表其他項目數據可參照編制數據接口公式#65377;

4 實現方式

4. 1實現UFO報表實時計算成本的準備工作

成本數據的取值E-R圖和各成本流程計算模塊的數據接口關系，要順利實現UFO報表的成本核算功能，必須做好如下準備工作#65377;(1)在總賬電算化模塊中對基本生產成本科目核算采用項目核算，其下級科目設為“直接材料”#65380;“直接人工”和“制造費用”，并在項目設置中把“A產品”#65380;“B產品”設為明細項目#65377;(2)在總賬電算化中對輔助生產科目按一般性科目處理，下設“機修車間”和“供水車間”兩個明細科目#65377;(3)制造費用按一般性科目處理，不設明細科目#65377;(4)其他從賬務系統外部取得的數據單獨設立Excel表格進行登記，該Excel表一經確認就不能隨意變更，因為其結構與UFO報表的取值公式密切相關#65377;Excel表數據可以由各車間和各部門的統計人員定時提供，交財務統一取數，也可以由財務人員根據各車間#65380;各部門提供的數據臨時在UFO報表中手工錄入#65377;

4. 2各數據接口與總賬模塊的關系

由于成本計算過程的特殊性，輔助生產成本的計算#65380;制造費用的分配及完工產品與在產品之間的分配是存在一定的前后順序的，只有先完成總賬中的材料成本出庫分配賬務工作#65380;人員工資計算及分配的賬務工作#65380;工資附加費的計算及分配賬務以及其他成本費用的歸集與分配工作后，執行UFO報表計算成本才可能獲得正確的數據#65377;另外，由于制造費用對外分配前的數據中包含了輔助生產分配給制造費用的成本數據，因此必須在分配完輔助生產成本并登記入賬后，對制造費用分配的數據才能保證正確無誤#65377;同理，基本生產成本在完工產品與在產品之間的分配數據中也包含了輔助生產和制造費用分配的成本數據，其操作也應在分配輔助生產成本和制造費用完成之后才能執行#65377;

4. 3各數據接口的操作順序

依上所述，各數據接口之間存在操作順序，如圖2所示#65377;

依據數據接口的操作順序，各數據接口在實務中可以單獨設置一張報表表頁，也可以在同一表頁上合并全部數據接口#65377;兩者不同之處在于:單獨設表時，應分別執行各數據接口報表;在同一張表頁上設置全部接口時，要執行數據接口數量次數的“重算表頁”功能#65377;

5 結 論

充分挖掘UFO報表的功能，借助總賬模塊#65380;Excel表格可以快速#65380;準確地計算出企業，特別是中小企業的產品成本，此舉一方面提高了企業的管理效率，另一方面由于使用UFO報表替代了成本模塊，使企業節約了財務運作成本#65377;

主要參考文獻

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