重視學(xué)籍檔案管理 提高高等函授教育質(zhì)量

摘 要：一套嚴格、合理、規(guī)范的學(xué)籍管理是成人高等教育質(zhì)量的重要保證。文章通過對高等函授教育學(xué)員學(xué)籍管理中存在的問題及其產(chǎn)生的原因分析，提出了相關(guān)解決對策。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案 管理 函授教育 質(zhì)量

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914(2007)10-114-02

高等函授教育是成人高等教育的一種主要形式之一，實踐證明高等函授教育是符合成人特點的人才培養(yǎng)模式。但是近年來，高等函授教育培養(yǎng)質(zhì)量的滑坡引起了社會的關(guān)注，同時也影響了成人高等教育辦學(xué)機構(gòu)和函授學(xué)員的社會聲譽。造成高等函授教育質(zhì)量下滑的因素是多方面的，諸如生源質(zhì)量的下降；現(xiàn)代生活工作節(jié)奏加快造成函授學(xué)員工學(xué)矛盾加劇；成人辦學(xué)機構(gòu)盲目追求經(jīng)濟效益疏于教學(xué)管理等等。《中國教育改革與發(fā)展綱要》明確指出：要大力發(fā)展成人教育事業(yè)，要辦好成人教育必須重視管理工作，尤其是成人教育檔案管理工作。這里筆者僅就成人辦學(xué)機構(gòu)中學(xué)籍管理中出現(xiàn)的問題進行探討。

高等函授教育辦學(xué)者都清楚：一套嚴格、合理、規(guī)范的學(xué)籍管理是成人高等教育質(zhì)量的重要保證。但在實際工作中，一些成人教育辦學(xué)機構(gòu)往往存在“兩重兩輕”現(xiàn)象：重視招生、重視收費；輕視培養(yǎng)環(huán)節(jié)落實、輕視學(xué)籍檔案管理。成人教育辦學(xué)機構(gòu)和主管部門只有認真抓好培養(yǎng)質(zhì)量，才能保證高等函授教育健康、可持續(xù)地向前發(fā)展。

一、函授生學(xué)籍檔案建設(shè)中存在的主要問題

1.成教工作者檔案意識不強。從領(lǐng)導(dǎo)到檔案的具體經(jīng)辦人員，都沒有把學(xué)籍檔案管理工作提到應(yīng)有的認識高度，缺乏收集、整理、保存學(xué)籍檔案的意識，學(xué)籍檔案建設(shè)工作僅僅局限在應(yīng)付上級的評估檢查和函授畢業(yè)生及其所在工作單位對學(xué)籍材料的索要層面，沒有提高到人才培養(yǎng)質(zhì)量和成教辦學(xué)健康、可持續(xù)發(fā)展的認識高度。

2.學(xué)籍材料缺失較嚴重且提供不及時。畢業(yè)函授生的個人學(xué)籍材料應(yīng)包括學(xué)籍表、學(xué)籍變更材料、學(xué)生成績表、畢業(yè)生登記表、學(xué)位評定及授予情況材料、函授在學(xué)校期間的獎懲材料等；辦學(xué)單位應(yīng)當留存的是上級教育主管部門的招生錄取表、學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)生學(xué)籍及成績表。屬于學(xué)生的學(xué)籍材料，在學(xué)生畢業(yè)時，往往缺失較為嚴重且不能及時提供，畢業(yè)生離校時可以帶走的往往只能是函授畢業(yè)證書（包括學(xué)位證書）。

3.學(xué)籍檔案管理隊伍不健全。成教辦學(xué)機構(gòu)中往往沒有專職學(xué)籍檔案管理人員。兼職人員從事學(xué)籍檔案管理工作，通常是精力上不能保證，業(yè)務(wù)上缺少系統(tǒng)培訓(xùn)，學(xué)籍檔案管理工作難以做到及時、科學(xué)、規(guī)范。

4.學(xué)籍檔案管理硬件設(shè)備缺乏。許多成教辦學(xué)機構(gòu)不具備保管檔案材料的硬件設(shè)備，如檔案庫房、鐵皮柜、專門檔案盒、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。學(xué)籍材料隨意堆放，很容易造成毀損和遺失。

5.學(xué)籍檔案記載比較混亂。成人高等教育實行聯(lián)合辦學(xué)是比較常見的，聯(lián)辦單位間由于兩地辦學(xué)、人員變動頻繁、授課教師與學(xué)生和教學(xué)點不熟悉等原因，時常發(fā)生學(xué)生成績漏錄、錯錄、簽字蓋章不完備等現(xiàn)象。

二、存在問題的原因

1.人員編制緊，人手不足。 成人高等教育辦學(xué)機構(gòu)特別是普通高校中的成教機構(gòu)，人員編制多年不變，盡管成教在冊生數(shù)逐年有所增長，但由于人手嚴重不足，客觀上造成成教學(xué)員學(xué)籍檔案管理隊伍不健全，影響了相關(guān)工作的開展。

2.片面追求經(jīng)濟指標，弱化了學(xué)籍檔案管理。不少成教辦學(xué)機構(gòu)一味追求自定或由管理部門制定的經(jīng)濟指標，領(lǐng)導(dǎo)和一般職工都圍繞擴大在校生規(guī)模和提高收費標準及收費率上下功夫，甚至為了降低辦學(xué)成本還削減了計劃學(xué)時，隨意刪減教學(xué)環(huán)節(jié)。這也是學(xué)籍檔案不被重視的一個重要原因。

3.聯(lián)合辦學(xué)單位間銜接不夠，增加了學(xué)籍檔案管理的難度。在當前聯(lián)辦過程中，有的聯(lián)辦雙方責(zé)任不明。按目前的操作，社會培訓(xùn)機構(gòu)一方招收學(xué)員，組織教學(xué)和教學(xué)管理，校方頒發(fā)畢業(yè)證書。但有的校方未能提供具有先進性、科學(xué)性、動態(tài)性的教學(xué)計劃、教學(xué)大綱，導(dǎo)致辦學(xué)一方的整個教學(xué)課程安排混亂。還有的校方未能提供行政管理、教學(xué)管理、師資管理和學(xué)員管理的細則，導(dǎo)致整個管理松散無序。有的聯(lián)辦則具有盲目性，聯(lián)辦雙方就如何配合搞好教育、教學(xué)及學(xué)員管理、互相監(jiān)督等各個環(huán)節(jié)，責(zé)任不明，致使教學(xué)、教學(xué)質(zhì)量受到影響。

成教聯(lián)合辦學(xué)單位存在的上述問題，加之承辦方學(xué)籍檔案經(jīng)辦人員變動快、檔案管理人員經(jīng)驗缺乏等實際情況，往往造成學(xué)籍檔案歸檔不及時，收集整理不完整、不規(guī)范。

4.成人教育學(xué)員工學(xué)矛盾突出，造成了學(xué)籍檔案建設(shè)的復(fù)雜性。成人高等函授教育是在職自學(xué)為主、集中學(xué)習(xí)為輔的教育形式。當工作和學(xué)習(xí)出現(xiàn)沖突時，學(xué)員往往會把工作擺在第一位，而把學(xué)習(xí)放在其次的位置。表現(xiàn)在集中輔導(dǎo)甚至課程考試時，缺課、缺考的學(xué)員數(shù)經(jīng)常是居高不下，頻繁的補課、補考增加了學(xué)籍管理的難度。

三、解決高等函授教育學(xué)籍管理問題的對策

1.教育主管部門要切實履行督察和指導(dǎo)的職責(zé)。加強對成人高等教育辦學(xué)機構(gòu)督察和指導(dǎo)，要制定科學(xué)合理的質(zhì)量考核指標體系，定期對成人高等教育辦學(xué)機構(gòu)辦學(xué)質(zhì)量進行評估。對評估不合格的辦學(xué)機構(gòu)要限期整改，經(jīng)整改仍不合格者，要減少招生計劃直至取消其招生資格。相關(guān)評估結(jié)果要向社會公布并接受公眾的監(jiān)督。

2.成教辦學(xué)機構(gòu)要規(guī)范函授生學(xué)籍檔案的管理。

(1)要強化檔案意識。高等函授教育辦學(xué)機構(gòu)工作人員要強化學(xué)籍檔案意識，自覺學(xué)習(xí)《檔案法》和相關(guān)業(yè)務(wù)知識，增加學(xué)籍檔案收集、整理的有效性和規(guī)范化。

(2)加強隊伍建設(shè)。學(xué)籍檔案管理隊伍是學(xué)籍檔案管理工作的主體，是學(xué)籍檔案管理工作的執(zhí)行者，其水平高低是高等函授學(xué)員學(xué)籍管理工作的決定因素。加強高等函授教育學(xué)員學(xué)籍檔案的管理工作，首先必須加強學(xué)籍檔案管理隊伍建設(shè)。對于辦學(xué)規(guī)模比較大的單位，一定要配備專職從事學(xué)籍檔案建設(shè)的人員；規(guī)模相對較小的單位，也要配備責(zé)任心強、熱愛檔案管理的兼職人員從事學(xué)籍檔案管理。其次要加強對專兼職檔案管理人員（包括聯(lián)合辦學(xué)單位管檔人員）的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使學(xué)籍檔案管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。

(3)加強硬件建設(shè)。為保證學(xué)籍檔案的安全，成教辦學(xué)及其聯(lián)辦單位單位要根據(jù)辦學(xué)規(guī)模配備必要的檔案保管場所、鐵皮柜、空氣溫濕度調(diào)節(jié)器、微機等硬件設(shè)備。

(4)做好與聯(lián)合辦學(xué)單位的學(xué)籍檔案銜接。高等函授教育聯(lián)合辦學(xué)單位間要保持經(jīng)常性的聯(lián)系，對業(yè)已形成的學(xué)籍檔案材料要及時收集、整理、移交歸檔。在收集整理過程中，要注意檔案的完整性和手續(xù)的完備性。

(5)開展教學(xué)改革，充分發(fā)揮任課教師在學(xué)籍管理中的作用。成教學(xué)生大都利用業(yè)余或休息時間來完成授課，教學(xué)工作分散而面廣，單純依靠辦學(xué)機構(gòu)來進行學(xué)籍管理已經(jīng)不能滿足成人教育發(fā)展的需要。實踐中應(yīng)積極開展教學(xué)改革，對成教學(xué)生加強日常考核和管理，充分發(fā)揮任課教師在學(xué)籍管理中的作用，切實提高學(xué)籍管理的實效。可采取的措施，如：組建成人教育教研室，加強成人教育課程建設(shè)；加強試題庫、試卷庫建設(shè)；嚴格考試紀律，實行規(guī)范化考試；通過加強點名制、簽到制等日常管理手段，嚴格課堂紀律，端正學(xué)生學(xué)習(xí)態(tài)度；加強函授學(xué)習(xí)期間對任課教師的管理，監(jiān)督檢查任課教師執(zhí)行函授教學(xué)計劃等等。

(6)完善學(xué)籍檔案建設(shè)制度建設(shè)。針對成人教育的特點，制定科學(xué)、合理、有效的學(xué)籍管理規(guī)章制度。對函授學(xué)員的學(xué)籍管理要注意原則性和靈活性的統(tǒng)一，以保證教學(xué)質(zhì)量為前提。對于每個學(xué)員的學(xué)籍變更信息要及時更新，做到準確、及時。

參考文獻：

1.吳華.加強企業(yè)成人教育檔案管理對策［J］.蘭臺世界，2005（12）

2.馬茜華.談做好地方高校成人教育學(xué)籍管理［J］.中國成人教育，2006（7）

（作者單位：安徽科技學(xué)院 安徽鳳陽 233100）

(責(zé)編：若佳)