簡明英語運動對商務英語簡明化的啟示

[摘要] 簡明英語運動是近年來在英、美等國家逐漸興起的一項運動，旨在使晦澀、難懂的公文變得簡單明了。簡明英語運動對商務英語簡明化產生了一定的影響，給予了一定的啟示。

[關鍵詞] 簡明英語商務英語簡明化啟示

一、引言

20世紀70年代，在美國由于因為銀行本票條款和事項所使用的語句冗長、晦澀難懂，且結構重疊，含義復雜，顧客根本看不懂，更不要說了解自己的責任了，有些律師和法官對此也要退避三舍，甚至連銀行的職員也坦誠地說他們自己也不知所云。因此，1977年美國紐約州首先通過了一項改革性的法律，即簡明語言法(plain language law)，并于1978 年實施。當時的美國總統卡特要求聯邦政府各部門切實保證頒布的每項法令“以簡明易懂的英語撰寫以使須依照有關法令辦事的人都能看懂。”這就是在美國發起的、提倡在文件中盡量使用易于理解的語言，避免不必要的冗詞贅語的簡明語言運動(plain language movement) 。

美國前總統克林頓在執政時，與副總統戈爾共同發布了一項總統備忘錄，要求美國聯邦政府所有的文件一律使用簡明英語（plain English ），提出“…By January 1， 2002， all such documents created prior to October 1， 1998， must also be in plain English.” “By January 1， 1999， use plain English in all proposed and final rule-making documents published in the Federal Register， unless you proposed the rule before that date. You should consider rewriting existing regulations in plain language when you have the opportunity and resources to do so….”

近年來，隨著公眾知情權概念的提出、政府服務意識的增強、商家競爭的加劇，簡明英語運動進一步發展壯大，倡導使用簡明英語的范圍已經遠遠超過克林頓所提出的政府文件，而涵蓋了社會生活的各個方面，包括法律、金融、商業、醫療等一切實用性文本。

二、簡明英語及簡明英語運動

什么是簡明英語？

“We define plain English as something that the intended audience can read， understand and act upon the first time they read it. Plain English takes into account design and layout as well as language.”——Plain English Campaign， U.K

“我們把簡明英語定義為：預期受眾只需讀一遍就可以理解并據此采取行動的語言。簡明英語不僅強調語言，也強調外觀設計和排版。”

“Plain English is good， clear writing which communicate as simply and effectively as possible. But it is not a childish or simplistic form of English.”——Plain English at Work， Australia

“簡明英語是一種恰當、清楚的寫作方法，它以盡可能簡單的方式，達到有效溝通的結果。但簡明英語不是幼稚或過分簡單化的英語形式。”

“Plain English writing is a technique of organizing information in ways that make sense to the reader. It uses straightforward， concrete， familiar words.”——Minister of Multiculturalism and Citizenship of Canada， in Plain Language :Clear and Simple

簡明英語是以讀者感到清楚的方式組織信息的技巧。簡明英語使用直白、具體和常見的詞匯。

從以上定義可以看出，簡明英語是以讀者為中心，使用日常語言和讀者熟悉的詞匯、有效地傳遞信息的方式。簡明英語提倡只使用必要的專業術語，使讀者有耐心把文件讀完。

簡明英語不僅是一種方法，也是一項運動。簡明英語運動在很多國家蓬勃發展，在英國、澳大利亞、新西蘭、加拿大、美國、愛爾蘭等國家，簡明英語作為與公眾有效溝通的手段，已經深入人心。

簡明英語運動的開展在商務工作中已初見成效，并為企業及公司帶來了好處。據香港一份調查研究顯示，一家金融服務公司的高級主管，以前每天需要浪費30分鐘的時間來修改下屬的英文文稿，公司因此每年損失268.6萬港元（約34.5萬美元）。而美國通用電氣公司通過簡化使用說明書中的英語，就節省了27.5萬美元的開支。

三、簡明英語的基本原則及對商務英語簡明化的啟示

商務英語是一種包含各種商務活動內容、適合商業需要的標準英文。隨著國際商務的空前繁榮，商務英語在國際交流中起著越來越重要的作用。

簡明英語在商務英語中的運用并不是一味的去否定全部的傳統商務英語的固定表達方式，而是在準確地并且不改變商務英語信函、合同等文本中所表述內容的原有含義的基礎上力求使英語語言更簡練、通俗易懂，便于人們理解，從而避免不必要的麻煩。

1.簡明英語的基本原則

（1）篇章布局合理；（2）言簡意賅；（3）信息流動通暢；（4）使用短句；（5）多用主動語態；（6）使用強勢動詞；（7）使用讀者熟悉的詞匯；（8）避免含糊不清；（9）用人稱代詞拉近與讀者的距離；（10）避免一連串的名詞修飾名詞；（11）避免涉嫌性別歧視的說法；（12) 避免否定的表達方式，尤其是雙重否定；（13）外觀設計醒目。

2．對商務英語簡明化的啟示

簡明英語的基本原則在以下幾方面為商務英語的簡明化給予了啟示：

（1）篇章布局合理，使用讀者熟悉的詞匯，使用短句達到言簡意賅、信息流動、通暢的目的，同時避免了重復。我們知道，冗長的句式不僅影響讀者的閱讀速度，而且還造成一種莊嚴、怪異的假象，而簡潔的句子則有利于人們的閱讀和思考。正如 F. L. Lucas 指出:下筆時不要忘記，句子越簡潔，意義越清晰。

我們比較地看下面的幾個例句，就可以看出簡明英語運動對商務英語的影響。

例1 原句 If you could let me have the latest typed version of the form in the next seven days， whereupon I suggest we meet here on 19 December to finalize the text so that you could then give me an estimate of the cost of producing a typeset proof.

原句拖沓、冗長，可以改為：Please let me have the latest typed version of the form in the next seven days. I suggest we meet here on 19 December to finalize the text. You could then give me an estimate of the cost of producing a typeset proof.

通過比較，我們可以看出，簡明英語運動開展之前和開展之后商務英語的變化，短句使得繁瑣、冗長的句子變得簡單、簡短、直接，使人更容易理解。

例2 原句 We are compelled to express our surprise and disappointed at finding the goods contained in your last shipment not up to the agree standards.

該句中的部分內容可以省去，改為：We are surprised that your last delivery does not match up with the standards.

修改后的句子比原句更簡潔、簡單，而讀者熟悉詞匯的使用更為讀者順利閱讀、理解句中的含義掃除了障礙。

（2）簡明英語運動提倡使用人稱代詞以拉近與讀者的距離。商務英語所使用的是較正式的文體，具備公文文體的特點，口氣嚴肅正式，注重客觀敘述，避免個人觀點及感情因素，極力排除主觀成分，同時商務英語本身固有的格式和套話往往給人以板著面孔講話的感覺，從而與讀者之間有較大的距離，而人稱代詞的使用在某種程度上能改變這種情況。

例3 原句This Summary does not purport to be complete and is qualified in its entirety by the more detailed information contained in the Proxy Statement and the Appendices hereto， all of which should be carefully reviewed.

改為：Because this is a summary， it does not contain all the information that may be important to you. You should read the entire proxy statement and its appendices carefully before you decide how to vote.

在修改后的句子中人稱代詞you的使用使讀者感到很親切， 拉近了文本與讀者的距離，從而使讀者愿意繼續讀下去，獲得其他信息。

（3）被動語態的使用使人們的注意力集中于客觀現象以及事物本省，同時，被動語態的使用符合商務英語中客觀描述的需要，使描述較準確、得當，被動語態的非人稱性質使文字顯得莊重正式，盡管如此，有時難免會造成行文拖沓；同時如Henry Weihofen 指出的“，被動語態不但語氣微弱，而且意義很難確定、模棱兩可。”

簡明英語運動提倡多使用主動語態，避免造成行文冗長，因為主動語態表達較為直接、有力、自然、 明確。Miller 說，“主動語態通常比被動語態更簡潔、更有力。”

例4 原句:The contract was declared 1 and void by the competent authority.

改為: The competent authority voids the contract.

在原句中，由于被動語態的使用造成了句式笨拙，語言不甚流暢。改寫后的用主動語態完成的句子更簡潔，句式變得干凈利落了，不但意義沒有絲毫改變，相反更明顯、清晰。

例5 原句 Party B is hereby appointed by Party A as its exclusive sales agent in London.

改為：Party A hereby appoints Party B as its exclusive sales agent in London.

修改后的句子結構簡練，行文自然、流暢、簡明，Party A和 Party B二者之間的關系清楚明了。

四、結語

綜上所述，簡潔英語運動的開展對商務英語的簡明化起到了一定的影響作用，但是英語簡明化的進行是在清楚、準確無誤地表達文本內容基礎之上進行的，不能為了簡明化而簡明化，更不能簡明成幼稚或過分簡單化的英語形式，簡明得甚至使人們不知所云更是我們應極力避免的。用簡明、直接的語言進行有效的交流是我們所處的這個時代所需求的，隨著簡明英語運動的發展，商務英語簡明化也將成為發展趨勢。

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