企業物流信息化管理體系設計

[摘要] 分析研究了企業物流信息化管理體系的設計思路，利用信息網絡技術，對物流業務流程進行再造，使商流、資金流與物流分離，設計了企業物流管理信息系統的總體結構，并對物流信息化管理體系應具備的特點進行了分析。

[關鍵詞] 物流信息化管理體系設計

一、引言

現代物流管理體系是以實現顧客滿意為第一目標的管理系統。運用互聯網和信息技術，形成一種以信息為中心的供需對應型的供應鏈管理模式，解決以最小的成本，提供快速、及時、高效、優質的物流服務問題，是現代物流信息化管理的研究課題。基于因特網的信息化物流管理系統為企業的商務活動提供了快速、高效、成本低廉的商務溝通手段，在全國特別是全球業務中，優勢將更加明顯。

二、企業物流管理信息系統的設計原則

1.信息的可得性

物流信息系統所存儲的信息，必須具有容易而且可持續的可得性。例如訂貨和存貨的信息。這包括兩個層面的含義，一是信息的存入，物流信息系統必須能夠快速而準確地將以書面為基礎的信息轉化為電子信息，保證第一時間提供最新的信息；二是信息系統應能夠向信息需求者提供簡易、快捷的獲取信息的方式，而不受時空的限制。信息的可得性能夠 減少企業作業上和制訂計劃上的不確定性，減少損失和浪費。

2.信息的精確性

物流信息必須精確地反映企業當前的狀況和定期活動，以衡量顧客訂貨和存貨水平。信息精確性的含義既包含了信息本身由書面信息轉化為電子信息時的準確性，同時又包含了信息系統上所顯示的存理論探討量信息與實際存貨的一致性。通常要達到平穩的物流作業要求，企業實際的存貨與物流信息、系統提供的存貨其吻合度必須達到以上，信息越是準確、企業不確定性運作情況就越少，緩沖存貨或安全存貨的需求量也越少，甚至根本就不需要。

3.信息的及時性

物流信息必須及時地提供快速的管理信息反饋，及時要求一種活動的發生與該活動在信息系統內的可見時間耽擱應盡可能小。信息系統必須及時地更新系統內的信息，信息更新的時間間隔越長，信息系統所報告的信息與實際情形的偏差就越大，對物流過程和其他活動過程的危害也就越大。

4.處理異常情況的能動性和主動性

物流信息系統必須以處理異常情況為基礎，依托系統來突出問題和機會。管理者通過信息系統能夠集中精力關注最重要的情況，包括存量的居高不下或嚴重不足，促使管理者做出相應的決策。

5.信息系統的靈活性

物流信息系統要具有高度的靈活性，以滿足用戶和顧客的需求。因為顧客的廣泛性和需求的多樣性，對信息的需求也不盡相同，企業物流信息系統必須有能力提供能迎合特定顧客需要的數據。

6.系統界面的易操作性

物流信息系統必須是友善和易于操作的，這一方面是為了使管理者便于使用操作，同時也可提升工作效率。適當的系統界面要求提供的物流信息要有正確的結構和順序，能有效地向決策者提供所有相關的信息，避免管理者通過復雜的操作才能達到相應的要求。

三、企業物流管理信息化的特征

1.手段信息化

企業物流管理依靠Internet(信息中心)，可以進行迅速的決策、指揮、信息反饋，為管理層實現統一指揮，對企業內物流的各要素進行有效的組織和協調提供基礎。基于此，建立企業信息中心，通過企業內部網(信息中心)支持物流管理平臺，可以使管理層高效地、直接地滲透到物流的各方面和全過程。實現企業物流的信息化，包括購買先進的網絡資源、終端設備以及管理、分析軟件;引進高層次的管理人才;對企業原有的渠道、業務流程、組織機構進行重新設計。

2.管理職能化

職能化是指根據物流職能的劃分建立企業物流的管理平臺，進而通過各項職能的發揮實現對物流過程和行為的管理。職能化的組織設計充分考慮到對物流要素軟件與硬件的協調和有效控制，實現專業化的經濟性和管理的有效性。管理體系設計并不排斥管理平臺的開放性，符合企業市場競爭，實現物流合理化的需要。構建職能化的管理模式，實現專業化的物流管理，從物流方面為企業利潤的增加提供了強有力的保證。

3.資源共享化

資源共享化模式打破單個企業物流合理化的局限，通過對社會經濟資源的整合，實行與其他企業聯合，實現進一步的資源共享。這種聯合，可以以資本為紐帶，組建與本企業業務范圍相關的物流中心，可以以契約為基礎，增強企業資產的利用效率，實現對運輸工具，倉儲設施的共同使用。共同化符合企業進行資產經營和規模擴張的要求，將企業自身富余的資本，物流設備充分利用，實現利潤的最大化;又能整合社會資源為企業服務。

4.物流大量化

所謂大量化指增大一次物流量。采用大量化模式因實現物流合理化能節約費用成本，這對于確定采購、銷售物流合理化批量具有物別重要的意義。對于生產上來說，由于顧客需求的多樣化，相應產品品種也必須多樣化;而為了節約物流成本，需盡可能地使發貨量增大。對于需求方來說，為了降低風險，則減少每次訂貨量，提高進貨速度。通過大量化這一模式，很好地解決了供需雙方存在的矛盾，達到了物流效益與效率的統一。

5.整體效率最優化

銷售物流信息化管理是以系統整體最優為目的，是通過對整個銷售物流過程的最優化，實現整個價值鏈的增值。銷售物流管理過程中采用的是訂單驅動的數字化運作方式，要求企業內部的組織機構、服裝設計與生產、作業控制、成本管理等進行有效的集成，通過銷售物流管理信息系統與內部數據庫的無縫連接實現各種業務的協同、控制與管理。

四、實現企業物流管理信息化的技術途徑

1.Internet

Internet又稱為國際互聯網，是一種集通訊技術、信息技術和計算機技術為一體的網絡系統。今天的Internet己經發展成為具有各種信息資源、貫通整個世界、連接千家萬戶、充滿巨大市場潛力和商機的商業網。以前由于企業自身信息化建設的基礎比較薄弱，企業的外部信息源比較有限的企業的產品信息只能通過廣告和一些促銷活動傳播給潛在的顧客。目前一些企業已經認識到了這個問題，紛紛自覺有效地利用了國際互聯網資源，直接面對顧客。

2.Intranet

Intranet又稱企業內部網，它是在Internet基礎上，將企業內部的各個分支機構和管理部門連接起來，以實現企業內部信息流通的電子網絡。企業內部網的劃分依據并不是地域，而是企業范圍，即如果企業有設在世界各地的分支機構，都可以通過企業內部網實現信息的共享。在企業內部網絡，企業的機密信息受到防火墻等安全技術的保護，只有企業內部人員才能訪問機密信息，供應商和客戶等外部人員只在許可條件下才能進入企業內部網。

3.EDI

EDI即電子數據交換，是指通過電子通訊的方式，將企業與企業之間往來的商業文件，以標準的電子數據格式彼此進行交換傳輸，以降低整個運營體系的數據流通時間和消除空間障礙。

以上三種方式，從物流信息網絡化的交易對象上講，分為三個層次：①消費者與企業之間的交易，如通過Internet進行的網絡購物等。②企業與企業之間的交易，如企業通過EDI交換數據，實現整個交易。③企業內部的交易，如在企業內部通過Intranet交流信息和共享資源。

五、企業物流管理業務的整合與重組

以企業銷售物流業務流程再造為例，說明企業物流管理業務的整合重組的內容與思路。

企業銷售物流管理業務整合重組的內容包括組織重構、業務流程重組和管理職能的重新劃分等方面。大多數企業現有的銷售管理系統是一種面向終端零售戶的多級層次結構。銷售公司是總公司的一個管理機構，區銷售分公司是按地區劃分的有相對獨立經營權的會計核算主體。銷售以分公司為實體，實行全面的經營管理。現有的企業銷售管理系統主要有以下不足:①銷售和配送都由區銷售分公司統一管理，各分公司條塊分割，各自為政，為實現分公司的利潤最大化，有可能將自己的貨降價銷售到別的區域，造成分公司之間相互低價沖貨，給總公司造成市場機會損失。②多層次結構的銷售管理系統使信息滯后。雖然公司可以用計算機管理，但僅僅是手工管理模式的仿真，銷售網點的數據不能共享，是通過逐層匯總上傳，不能及時反應市場的變化，不利于總公司領導及時掌握市場動態信息。③從總公司整體來看，現有的銷售配送系統的配送效率不高，配送資源沒有得到充分利用，不利于控制和降低物流成本，不利于從整體上提高服務水平。④總公司的利潤中心分散，容易造成總公司的利潤流失。重組后的銷售配送的信息流、資金流、物流以及業務流程如圖1所示。

圖1 重組后銷售系統的業務流程

重組后的銷售體系從組織結構方面取消了區銷售分公司的獨立核算主體資格，使企業的利潤中心上移，保證了企業的利潤穩定、不流失。將各分公司的倉庫以及運輸送貨部統一由物流公司管理，減少了管理層次。從業務流程方面，將商流、資金流與物流分離，分別由銷售公司財務部和物流公司分別運作，這樣可以根治由于經營管理體制不順給總公司造成的利潤流失和市場機會損失。打破了物流配送系統的行政區劃的限制，有利于實現物流配送系統的整體優化，降低配送成本，提高服務水平。

六、企業物流信息化管理體系的設計

支持物流信息化管理模式的系統總體結構(如圖2所示)。物流管理信息系統要為總公司內各個MIS留有接口，其中最主要的是解決與銷售公司MIS的信息集成與共享，以及銷售配送作業的協同與管理。物流MIS與銷售公司MIS可以通過共享集中式數據庫與分布自治系統相結合的方案完成對業務流程重構后的相互協同又相對獨立的業務管理與運作。物流公司也要實現的第三方物流服務以及供應鏈節點的管理功能，要求物流MIS與物流公司電子商務應用系統進行有效的集成，使企業MIS與企業電子商務系統物理上保持相對獨立，但業務上保持緊密的一致。因此，支持現代物流管理模式的信息系統總體設計要考慮企業MIS和企業電子商務應用系統的整合。

1.信息平臺的開放性與集成性

物流管理信息系統不僅局限于企業內部的信息管理，而且是一個能夠通過互聯網與其他相關企業進行信息共享和無縫連接的開放信息系統。開放性要求現代物流管理信息系統的網絡結構、數據庫結構、軟件系統的體系結構要采用標準化、模塊化技術，要滿足與其他信息系統的互連和系統擴展的需要。

2.管理體系的人性化與智能化

物流管理是以顧客滿意為第一目標，信息系統的應用軟件設計要考慮人性化與智能化的特征，要實現顧客服務的快速準確反映。主要體現在訂單管理的接單方式、界面，客戶關系管理中顧客投訴處理、貨物運輸跟蹤的查詢，客戶庫存決策、物流成本控制等子系統的設計中。

3.管理體系的柔性化與可重構性

物流管理信息系統的結構要滿足企業的組織變動，業務重組和新業務開拓的需要，進行規模擴張，產生規模效應。可重構性要求軟件系統設計時采用先進的軟件體系結構分析和設計方法，根據市場和管理的需要裝配成柔性結構的應用系統。

4.管理體系的經濟性與安全性

企業建立物流管理系統應從系統的技術先進性和經濟合理性兩方面進行評價，以取得預期的投資收益。基于互聯網技術的管理信息系統必須具備抵御黑客攻擊，預防信息泄露等安全防范功能。

注：本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內容請以PDF格式閱讀原文。