五步法建立酒店庫存與采購平衡體系

[摘要] 如何保證食品原材料的采購和庫存量的平衡，減少浪費、降低成本，是酒店業一直在努力探討的一個問題。本文通過對酒店食品原料特點的研究，在總結并借鑒其他計算方法的基礎上，綜合影響庫存和采購的各種因素，提出了一個比較系統的五步法建立酒店庫存與采購的平衡體系。

[關鍵詞] 庫存 采購 平衡體系

酒店食品原材料的庫房管理，是從屬于酒店采購供應——這個餐飲業務管理首要環節的一個重要步驟，其上限是采購，下限是生產，不斷的購進、發出，起到了酒店食品原料蓄水池的作用

但由于酒店業食品原材料的庫存受原料性質、產地、質量、用途的限制，相對其他行業管理起來情況就更加復雜，既要防止購進量過多，資金積壓、庫房管理費用上升、原材料變質甚至丟失等問題的出現，又要考慮由于庫存量不足導致生產原料供應跟不上，使經營水平下降，對銷售利潤產生負面影響，在有些情況下還會因此使顧客滿意率下降，波及企業的隱性成本。所以，科學的儲存保管，控制庫存，保證采購量與庫存量的最佳平衡狀態，是酒店業一直努力追求的目標。 因此，作為酒店企業，無論其規模大小，都希望使庫存達到一種理想化狀態，如圖1所示:

即:當上一批庫存達到或接近為零時，下一批采購原材料正好入庫。但這只是一個理想化的狀態，餐飲業在生產過程中存在著大量不可控因素，圖1所示的理想狀態只能在理論上行得通，在實踐中很難實現。為解決這個問題，不妨試用一下專門為酒店建立的一套實用庫存與采購平衡體系，即五步平衡體系:

第一步：計算存貨周轉率（Turnover rate of the stock）。

存貨周轉率是指在一個會計結算周期內，所售某種產品在庫房中的更換次數。

存貨周轉率＝本會計結算周期內所售某產品總成本/周轉期內平均庫存（I）

這里面關鍵數據是會計結算周期，要確切的計算存貨周期率，就必須在一個會計結算周期內，能夠顯示出我們所要獲取的規律性，基于數據的時限性，這個周期不宜太短，也不宜過長，據我們調查掌握的情況，絕大多數酒店采用的是以一年為一個會計結算周期，實驗證明，這樣一個周期基本上可以獲得比較合理的數據。

以某酒店儲存的凍豬肉為例（以下都以此例為標準），本年內的銷售總成本為57000元，周轉期內平均庫存為1000元，則：

存貨周轉率＝57000÷1000＝57

即本年凍豬肉在庫房中共更換了57次，一年共有52周，這就是說從舊存貨用完到新貨送來所花費的時間是將近一周時間，若以天計算其周轉期則為7天左右。

這是一個比較接近理論數據，又很方便操作的計算方式，使用該方法，可以使一些酒店、特別是一些不太規范的中小酒店，避免廚師或庫房管理人員憑經驗和直覺進行庫存控制。

第二步:確定安全系數(Safety coefficient）。

酒店業在經營過程中常會受到一些不可控因素的影響，如天氣、交通、物價、社會熱點問題等都可能會影響某些產品的庫存周轉期，使其變長或變短。在確立安全系數時，考慮的首要因素是“缺貨損失”，其安全原則是“適度節余”，即只考慮周轉期變短可能會導致缺貨的情況來確定安全系數。

安全系數一般會受到企業的經營狀況、產品的價值、保質期、運輸的方便程度等因素影響，企業經營狀況越好、產品價值越高、保質期越短、運輸越困難，一般安全系數的確定就要相對高一點，反之就要低一點。但是不論哪種情況，一般情況下，酒店業的安全系數不能超過10％，否則會增加不必要的成本，造成浪費。

第三步:計算標準存貨量（Par strock level）。

標準存貨量指在下一次訂貨到達之前，為了保證企業正常而有效的經營所必須保證的每種產品和原料的存貨數量。

標準存貨量＝平均周轉期內庫存量＋周期內安全份額（Ⅱ）

周期內安全份額＝平均周轉期內庫存量×安全系數

若在上面例題中把凍豬肉的安全系數確定為5％，凍豬肉的平均價格為5元/斤，則:

平均周轉期內庫存量＝1000÷5＝200（斤）

標準庫存量＝200＋200×5％＝210（斤）

庫存量是正常生產經營的主要保障之一，直接決定著資金周轉速度，所以，管理者還要日常積累數據，通過相關公式計算出本酒店的相關安全系數，避免造成損失。

第四步:確定再定購點(Reorder point)。

也叫采購訂貨點，是指某種原材料庫存量再需定之前可以減少到的單位數量。影響再訂購點的因素有很多，比如訂貨期間的日均消耗量、訂貨期間最大日均消耗量、提出訂貨到貨物入庫所需的時間長短和安全存量等。實際操作中有安全存量法和庫存卡控制法（永續盤控制)等。

再定購點＝送貨前通常的使用量＋送貨前的安全份額（Ⅲ）

送貨前通常的使用量＝送貨前單位時間內的使用量×送貨時間

若例題中預計送貨前平均每天消耗凍豬肉30斤，途中運輸時間為兩天，則:送貨前的使用量＝30×2＝60（斤）;再定購點＝60＋60×5％＝63（斤）。

即當凍豬肉的庫存量接近63斤時就應繼續訂貨。

第五步：計算再定購量（Reorder amount）。

再定購量指當某一產品的庫存量減少到再定購點時應再定購的數量。

再定購量＝標準存貨量－再定購點＋送貨前通常的使用量（Ⅳ）

所以在例題中:再定購量＝210－63＋60＝207（斤）。

此外，還要在分析庫存原材料結構的基礎上，確定特殊原材料的經濟批量。通常對供應正常、用量較大，儲存期較長、價格較貴的干貨原料采用經濟批量控制，即花費在原料訂貨費用、儲存管理上的費用都是最低時的采購數量。這是在互相矛盾的兩者之間，依據原始記錄，找到一個平衡點，在不出現缺貨的情況下，確定一個兼顧各方利益的經濟批量。盡管這樣有時可能會與其他的計算方式出現暫時性的沖突，但在利潤總結算時，仍可達到統一。

通過對比第三步與第五步的結果不難發現，兩者非常接近。

由于影響酒店再定購點以及安全系數的因素有很多，所以每一個周期都要重新計算再定購量，并把它與標準庫存進行對比，必要時對標準存貨量進行調整努力把損失降低到最少。

把(Ⅲ)代入(Ⅳ)可以得到:再定購量＝標準存貨量－送貨前的安全份額(Ⅴ)。

公式(Ⅴ)相對于(Ⅳ)，要簡單許多，若使用此公式只有假設在一定時期內，送貨前單位時間內的使用量和送貨時間穩定不變，計算的結果往往和實際有一定的差距，所以不提倡長期使用。

在以上五步法的基礎上，可以建立起實際操作過程中庫存和采購平衡圖，見圖3。

圖中D1、D2、D3為理想的采購狀況，d1、d2、d3為實際的再定購點，通過五步法我們不難看出dD＝送貨前通常的使用量＋送貨前的安全份額。

庫房的管理與控制是其成本控制環節中非常關鍵的一環，酒店庫存品種多樣，保存標準復雜，難度高，導致每種產品的采購頻率和采購量的不同，利用五步平衡體系，為每種庫存產品確定標準庫存和再定購點，實現減少庫存費用，降低成本等目的，最大程度接近理想的采購與庫存的平衡。此計算方法最大的弱點就是計算很繁瑣，需耐心的計算出每種庫存產品的標準存貨量和再定購點，但計算工作一旦完成，通常可達到事半功倍的效果，即使中間有一些變化，只需有針對性的進行調整，不用每次采購前都進行繁瑣的計算。

其實關于酒店庫存與采購平衡的計算，還有很多其他方法，比如關于安全系數的確定就有幾種不同的意見，但不論哪種方法，最終目的都是為了避免盲目的采購，企業可根據自身特點進行選擇。

參考文獻:

[1]蔡萬昆:餐飲管理[M].北京:高等教育出版社，2002

[2]Agnesl.DefrancoPende B.M.Noriega(美).旅游業成本控制.旅游教育出版社，2003

注：本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內容請以PDF格式閱讀原文。