基于項目管理的ＥＲＰ實施過程控制

[摘要] 本文結合作者多年實踐中的經驗體會，應用項目管理知識探討了企業ERP項目的實施過程，并對實施中的主要風險提出了應對措施。

[關鍵詞] ERP 項目管理 實施 風險控制

一、引言

近年來，信息化已成為企業增強競爭力、提升利潤以及實現跨越式發展的必由之路，而ERP（企業資源計劃）作為企業信息化的核心環節，所發揮的效益和作用已經獲得了學術界的認可、企業界的驗證以及政府的大力推崇。在如火如荼的ERP普及浪潮中，企業更加需要務實的理論指導和切實可行的實施方法。

二、ERP的實施過程就是一個項目管理過程

在我國，ERP項目實施的失敗率是很高的。有效的管理雖然不是項目成功的全部，但缺乏管理的項目肯定是成功不了的，強有力的過程管理是ERP項目成功上線的必要條件。有分析把ERP項目失敗的原因歸納為四大類：項目組織原因、缺乏需求管理、缺乏計劃與控制及估算錯誤。這四大類原因無一不在項目管理的范疇之內。為了降低失敗比例，只有通過對項目的嚴格控制管理，才能保證實施的最后成功。

三、ERP實施中項目管理的內容及步驟

通常ERP實施中項目管理包括：項目啟動、項目選型、項目計劃、項目執行、項目控制、項目驗收和評價六項主要內容。具體步驟如下：

1.項目啟動

在項目正式實施之前企業要召開有關人員的動員大會，講明項目實施的意義和重要性，為下一步實施工作和整個項目的順利完成打下良好的基礎。項目啟動階段主要針對：

（1）確定項目需求。了解用戶實施系統的目標，對企業的需求和期望做出分析和評估，并據此確定ERP項目需求。

（2）定義項目范圍。在初步了解用戶的基本情況之后，提出項目的整體范圍。

（3）項目授權。由企業與ERP咨詢公司簽訂項目合同，明確雙方職責，并由企業根據項目的需要對咨詢公司進行項目管理的授權。

（4）組建項目團隊。項目團隊包括項目經理及項目組成員，其宗旨和使命是在項目經理的直接領導下，為實現項目目標，完成具體實施任務。

2.項目選型

在明確了項目的期望和需求后，企業在咨詢方的指導下選擇合適的軟件系統和硬件平臺。項目選型過程包括：

（1）供應商篩選。咨詢方在對企業管理現狀和已有信息化資源的基礎上，根據企業的期望和需求，推薦和綜合評估軟硬件供應商，篩選出若干家重點候選對象。

（2）數據演示。選擇3～4家候選供應商，按照企業提供的具體需求和相關數據，分別向企業管理層和相關業務部門作針對性的系統演示。

（3）系統評估和選型。咨詢顧問根據演示結果對重點候選對象的優劣勢做出詳細分析，向企業提供選型參考意見;企業結合演示的結果和咨詢方的對比表，確定初步選型，在經過商務談判等工作后，最終決定入選系統。

3.項目計劃

項目計劃階段是ERP項目進入系統實施的啟動階段，主要內容包括：

（1）界定項目的范圍。對企業各部門進行業務調查和需求訪談，了解用戶的詳細需求，據此明確現有的流程、具體的需求和系統實施的詳細范圍。

（2）界定項目的進度。在確定詳細的項目范圍、定義遞交的工作成果和明確預計的主要風險的基礎上，根據系統實施的總體計劃、成本、預算及人力資源，編制詳細的時間計劃、預算進度和人員需求計劃。

（3）確定遞交的工作成果。企業與實施顧問討論，確定系統實施過程中和實施結束時需要遞交的工作成果，包括相關的實施文檔和最終上線運行的系統。

（4）制定風險管理計劃。由實施顧問結合企業的實際情況對項目實施進行風險評估，對預計的主要風險制定相應的措施來加以防范。

4.項目執行

項目執行階段是ERP實施過程中歷時最長的一個階段，貫穿ERP項目的業務模擬測試、系統開發確認和系統切換運行三個步驟。實施的成敗與該階段項目管理進行的好壞休戚相關。此階段的項目管理內容主要包括：

（1）實施計劃的執行。根據預定的實施計劃開展日常工作，及時解決實施過程中出現的各種人力資源、部門協調、人員溝通、技術支持等問題。

（2）核實項目范圍。對執行階段中出現超過預期估計的內容，必須進行相關的風險評估，將評估的結果反映給管理層，及時做出適當的調整。

（3）項目進度匯報。以項目進度報告形式定期向項目小組成員通報項目實施的進展情況和需要進一步解決的問題。

（4）項目例會。定期召開由企業領導、各業務部門的負責人以及實施咨詢人員參加的項目例會，協調解決實施過程中出現的各種問題。

（5）會議紀要。對所有的項目例會和專題討論編寫出會議紀要，對會議做出的各項決定或討論的結果進行文檔記錄，并分發給與會者和有關的項目實施人員。

（6）實施文檔。對實施過程進行全面的文檔記錄和管理，對重要文檔需報送項目實施領導委員會和所有相關的實施人員。

（7）用戶培訓。通過對參與實施的用戶進行培訓和知識傳授，編寫具體的操作手冊，建立質量保證體系，確保在實施完成后企業能夠達到對系統的完全掌握和不斷改善的目標。

5.項目控制

項目控制就是項目過程進行控制，如項目經理負責項目整體需求，系統工程師負責技術需求和技術標準，商務經理負責商務洽談和合同簽訂。此階段常用的項目管理工具有：

（1）范圍變化的控制。項目經理對ERP實施中出現的差異進行分析，評估是否會影響關鍵里程碑，對不能在項目組內解決的問題及時通過商務途徑解決。

（2）進度的控制。對項目實施進度要分階段、多層次的控制，項目經理應隨時向各職能部門介紹整個項目的進展。

（3）成本的控制。根據實施中實際成本的支出，與計劃成本進行比較，及時對超出成本計劃的情況采取措施。

（4）質量的控制。項目的質量控制貫穿于ERP實施的全過程，質量控制活動不僅是對實施情況的監督、檢查和測量，還應將項目實施結果與預先制定的質量標準進行比較，判斷其是否符合質量標準，找出存在的偏差，分析形成的原因。

（5）項目里程碑會議。在項目實施達到重要里程碑階段，召開項目里程碑會議，對上一階段的工作做出小結，評估實施進度及成果，并動員部署下一階段的工作。

6.項目驗收與評價

該階段是整個ERP實施項目的最后一個階段，同時也是ERP系統進入正式運行的開始。項目如果沒有圓滿的驗收交接，必將嚴重影響今后的運營工作，系統日常的維護也無法正常進行。此階段包括：

（1）合同驗收。按照合同要求，對項目進行驗收、付款、移交，解決未盡事項、關閉合同。

（2）管理驗收。結合項目最初對系統的期望和目標，對項目實施成果進行驗收。

（3）文件歸檔。對實施各階段的報告、會議紀要、項目計劃、變更通知、采購合同、質量驗收報告等相關文件整理歸檔。

（4）項目總結評價對項目實施過程和實施成果做出總結和評價，交流分享在實施過程中的經驗和教訓。

（5）正式移交。系統正式運轉及使用，移交給企業進行日常維護和技術支持。

四、ERP項目實施中的主要風險及應對措施

風險管理是ERP項目管理中的重要方面之一，對ERP實施過程中發生的或可能發生的各種風險進行管理和控制，是項目管理貫穿ERP項目全過程的重要內容。

1.項目范圍的風險

目標宏大、范圍模糊是ERP實施過程中最大的風險之一。企業不要把自己的目標定得太高，尤其在基礎管理、人員素質、軟件成熟度這三個重要因素都不充分具備的情況下，用超出軟件能力的理想狀態來期望ERP項目，將永遠沒有滿意的結果，而由此產生的挫折感會影響整個ERP項目的成敗。

2.項目進度的風險

許多企業都期望ERP實施要短平快，其實項目進度的控制絕非易事，不僅取決于公司的能力，同時也在很大程度上受到客戶對ERP期望值是否合理、對范圍控制是否有效、對項目投入資金是否足夠等方面的影響。因此，ERP項目實施的進度管理，需要充分考慮各種潛在因素，適當留有余地，任務分解詳細適中，便于考核。

3.項目人力資源的風險

人力資源是ERP實施中最為關鍵的要素。要降低人力資源風險，就要保證進入到項目中的各類項目干系人具備相應的素質，滿足項目要求。此外，實施過程中，企業要建立“一把手工程”的思想，確保項目執行的力度。

4.對ERP認識不正確的風險

盡管大多數企業領導對ERP有了正確的認識，但仍有部分領導把ERP視為企業管理的靈丹妙藥，認為只要上了ERP，企業的所有問題便迎刃而解。要防范或減輕這種風險，需要對用戶進行大量的培訓和引導。

五、結束語

ERP實施中的項目管理是一門復雜的科學，其成敗取決于很多因素。從本質上說，ERP的實施就是企業經營者借助ERP軟件，將最新的管理思想和管理理念貫徹到日常工作中去，從而推動企業的發展。

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