如何編制招標文件

[摘要] 招標文件是招標投標活動中最重要的法律文件，本文闡述了招標文件編制的原則，招標文件編制的幾個重要環節，其中實質性要求、條件、評標辦法、合同條款、分包都必須清晰明確。

[關鍵詞] 招標文件編制 原則 重要環節

招標采購，作為市場經濟體制下一種經過實踐證明，能夠充分體現公平、公正、公開原則的，科學合理又積極有效的交易模式，在高校物資采購中被積極推廣。招標文件是招標投標活動中最重要的法律文件，它不僅規定了完整的招標程序，而且還提出了各項具體的技術標準和交易條件，規定了擬訂立的合同的主要內容，是投標人準備投標文件和參加投標的依據，是評審委員會評標的依據，也是擬訂合同的基礎。編制出完整、嚴謹、科學、客觀公正，集針對性、合理性與保護性一體的招標文件，是招標成敗的關鍵環節。招標文件制作不科學，往往會糾紛、投訴增多，影響高校采購的效率。為此，本文試就招標文件的編制，發表一些淺見。

所謂招標文件，是指招標人向投標人提供的為進行投標工作而告知和要求性的書面性材料。招標文件的作用在于：闡明需要采購貨物或工程的性質，通報招標程序將依據的規則和程序，告知訂立合同的條件。招標文件應至少包括下列內容：招標公告（或投標邀請函）；投標人須知；招標項目的名稱、數量、技術參數、性能（配置）和售后服務要求；投標報價的方式及計算方法；評標的標準和評標的辦法；交貨、竣工或者提供服務的時間；投標人應當提供的有關資格和資信證明文件；投標保證金的要求；提交投標文件的方式、地點和截止時間；開標、評標、定標的日程安排；采購合同的基本條款及訂立方式等。

一、編制招標文件的依據和原則

1.遵守法律法規

招標文件的內容應符合國內法律法規，如招標投標法、政府采購法、政府采購貨物和服務招標投標管理辦法、合同法、知識產權法、商業競爭法等多項有關的法律，遵循國際慣例、行業規范等。如有的招標文件中要求必須有本省的某行業領域資格證書，限制外地供應商競爭的區域規定，就與我國法律相背離。

2.全面反映使用單位需求

招標的目的就是為需求服務，招標文件全面反映使用單位需求是編制招標文件的一個基本的要求。技術規格書是對擬采購產品的技術描述，是反映招標采購產品具體而詳細的內容要求，是招標采購產品的一個比較清晰的框架。技術規格書提供的要求越詳細、越接近采購人合法的實際要求，才能使采購結果更符合采購需求。招標文件應能全面準確反映用戶的需求，功能描述準確，技術指標、工藝方法、質量水平檔次要求、驗收標準明確，當投標人閱讀招標文件時，知道應該以什么檔次的產品報價可滿足用戶的要求；商務條款、使用環境、地理位置條件也應明確，這些因素會影響到產品的配置和質量，影響到投標人的正常報價和投標方案。這些問題沒有明確，招標文件就不能貼近用戶需求，不僅給投標人編制投標文件帶來很多困惑和疑問，最終影響了招標成效和質量。

3.公正合理

公正是指公正、平等對待使用單位和供應商。招標文件是具有法律效力的文件，雙方都要遵守，都要承擔義務。合理是指采購人提出技術要求、商務條件必須依據充分并切合實際。技術要求根據可行性報告、技術經濟分析確立，不能盲目提高標準、提高設備精度等，否則會多花不必要的錢。

4.公平競爭

公平競爭是指招標文件不能存有歧視性條款。招標的原則是公開、公平、公正，只有公平、公開才能吸引真正感性趣、有競爭力的投標廠商競爭。招標文件應載明配套的評標因素或方法，盡量做到科學合理，這樣會使招標活動更加公開，人為因素相對減少，也會使潛在的投標人更感興趣。還應該注意的是招標文件的各項規格，不得要求或者標明某一特定的專利、商標、名稱、設計、型號、原產地或生產廠家，不得有傾向或排斥某一有興趣投標的法人或者其他組織的內容。

5.科學規范

以最規范的文字，把采購的目的、要求、進度、售后服務等描述得簡捷有序、準確明了。招標文件的用詞、用語一定要準確無誤，表述清楚，不允許用大概、大約等無法確定的語句以及表達上含糊不清的語句，盡量少用或不用形容詞，禁止使用有歧義的語言，防止投標人出現理解誤差。一份招標文件要做到“五個統一”，即格式統一、字體統一、語言統一、數字運用統一、技術要求使用標準統一。

6.維護政府、學校、企業利益

招標文件編制要注意維護使用單位的秘密，如高校網絡設備采購就要考慮安全問題。不得損害國家利益和社會公眾利益，如噪音污染必須達標。

二、編制招標文件的幾個重要環節

1.前期論證工作應充分

“論證”主要解決三個方面的問題。首先是為了避免設備購置的盲目性，克服重復購置、利用率低下等弊病。第二，統籌設備投資規劃，優化資源配置。第三，通過論證，充分挖掘大精設備的使用潛力，促進資源共享、專管共用。

認真做好設備的選型、論證工作。論證工作由高校實驗室與設備管理處、學科建設辦公室、院系負責人、具體實驗室負責人及專家組成論證評估小組，針對大型精密貴重儀器設備的復雜性、專業性、時效性、個性化等特點，本著實事求是、認真負責的態度，堅持技術上先進、經濟上合理、教學科研適用的原則，首先，從教學科研需要、課題研究需要、可預期的成果等方面論證購置的必要性，重點針對設備的先進性、合理性進行論證。其次，根據資金到位情況、人員技術現狀、安裝場所條件、課題發展等因素論證設備購置的可行性，確定引進設備的檔次和配置。正確處理先進與實用的關系，不盲目追求多功能、高性能。第三，根據儀器設備的市場調研情況，確定購置方案。

采購部門應根據采購計劃，對采購項目從政策、資金、市場、技術生產等方面進行全方位的市場調研，為科學合理的編制招標文件提供保證，對專業性強的采購項目可邀請有關的專家和技術人員進行論證、分析，必要時邀請潛在投標人聽證，并在統一答疑時補正。

2.合理分包細化采購要求

貨物集中采購的特點之一是采購需求來自各個單位，品種多、數量大、金額大。標的太大，有經濟實力的供應商可能不多，品種太多不分包，有優勢的供應商可能無法把優勢發揮出來，從而無法達到既廣泛引起競爭、節約資金又滿足各使用單位要求的目的。在編制招標文件時有必要對采購需求清單進行適當的分包，使投標人可對其中一個包或幾個包進行投標。分包時可從以下幾個方面考慮：按采購項目的品目分包，同一品目歸為一包；按采購項目的數量分包，如果同一品目的采購數量很大，出于投標人供貨能力等方面的原因的考慮可劃分為若干個分包；從投標人的經濟承受能力考慮，可將同一類品目按資金額度適當劃分為若干個包；按經銷企業劃分，只有專營公司才能經銷的項目不要同其它品目歸為一包，象醫療設備招標，生產多功能紅外光治療儀的企業不一定生產超聲顯象診斷儀，若是將二者歸成一個包，就有可能招標不成功。

3.避免招標文件技術需求的傾向性

我們在制作招標文件時，一般是由使用單位先提供設備的規格、技術參數。使用單位自己很難完成技術需求的制作，他們就會委托一些供應商來制作完成，而這些供應商在制作技術需求的過程中就會對自己銷售的設備有某種傾向性，這就存在著傾向性的問題。筆者認為，招標文件的技術需求如何避免傾向性可以采取以下措施和方法：

(1)專家評審法招標文件制訂后，請有關專家審定，排除傾向性指標，這是一個比較理想的辦法。選取專家時應考慮應用性專家和理論性專家相結合，這種方法一般適用于采購的貨物專業性很強，單項金額比較大的招標采購。

(2)市場調查法開展市場調查進行比較，制訂檔次相當的同類貨物中所具有的基本相同的技術指標，吸引競爭。這種方法一般適應于采購數量比較大，比較通用的貨物類招標采購，但在專業設備上操作比較困難，因為專業設備的專業特性很強，技術要求各有側重，相同指標比較缺乏，而且開展市場調查需要較長時間。

(3)基本指標法制訂一些必要（必須滿足）的基本指標，通過使用要求和使用目的以及貨物檔次的描述，使有興趣參加投標的所有供應商都能清楚知道需要提供什么樣的貨物才能滿足采購需求。這種方法一般適用于采購的貨物有一定專業性，種類較多，單項價格不是很大的招標采購。

(4)評標標準的制定和公開

評標辦法應細化，評標內容具體明確，分值設置合理，具備可操作性。根據財政部的《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》規定，評標方法分為最低評標價法、綜合評分法和性價比法。對于選定的評標辦法，需要量化及設置權重的還應在招標文件中載明此方法的評標因素（含子因素）及其權重。評標過程中不允許采用招標文件未載明的評標方法或未載明評標因素進行評標。對于標準定制商品及其通用服務項目建議采用最低價評標法，詳細解讀即應符合下列條件:

①具有通用技術、性能標準;

②同一品種或同一型號商品;

③招標文件對招標項目要求較為具體;

④招標人對技術、性能沒有特殊要求；

⑤通用服務項目

綜合評標法和性價比法使用的范圍比較統一：

①對專業性較強、技術服務要求較高的項目；

②對技術、性能和服務等有特殊要求的項目。

但是綜合評標法和性價比法還是有較大差別的，首先應該明確按著文件規定，采用綜合評標法，貨物項目的價格分占總分的比重應在 30%到60%之間；服務類項目的價格分占總分的比重應在10%到30%之間，遇到執行統一價格標準的服務項目，如按電腦臺數計算維護費、按人數計算物業管理費，其價格可不列為評分因素。

(5)對編標人員的素質要求

編制招標文件是一項極其嚴肅的工作，招標文件編制的好壞直接取決編制人員的素質。所以對參加編制招標文件人員應要求:

①政策水平高，堅持原則，遵紀守法，有職業道德，辦事公正廉潔。

②要有一絲不茍，認真細致的工作作風。

③具有愛崗敬業、任勞任怨、樂于奉獻的精神。

④具有一定的調查研究、協調溝通的能力。

⑤有較強的專業知識和一定的實踐經驗。

⑥市場經營意識強，信息來源途徑廣。

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