建立預警機制 強化應收賬款事前管理

[摘要] 針對工程機械行業企業應收賬款居高不下的通病，提出了事前管理的措施，并通過建立預警機制，取得了不錯的效果，對其它工業企業具有一定的借鑒作用。

[關鍵詞] 應收賬款 管理 預警機制

回顧過去的幾年，我國工程機械行業取得了長足的進步，但同時也暴露出諸多問題，應收賬款居高不下就是其中之一。企業應收賬款產生的根本原因主要還是企業自身存在的問題。主要包括兩個方面，一是產品在市場競爭中缺乏很強的競爭力，二是從管理上來說，企業為了保持銷售規模和市場占有率的持續增長，采用所謂“靈活的”付款方式，同時企業對應收賬款缺乏有效的管理和清收。應收賬款積累過多，會影響企業的財務狀況和正常經營，單純的事后催收和控制遠不能解決問題，同時催收和控制本身也給企業帶來諸如增加費用、喪失市場、內部失衡等新的麻煩，因此應收賬款管理更應強調事前控制。

一、應收賬款事前管理

事前控制突出的是預防，集中體現在健全機制和制度約束兩個方面。

1.加強客戶信用檔案管理，建立客戶動態資源管理系統。動態監督客戶尤其是核心客戶，了解客戶的資信情況，給客戶建立資信檔案并根據收集的信息進行動態管理也就是客戶的動態資源管理。調查的渠道一般包括:銷售部門業務員掌握的客戶資料、管理人員的實地考察、客戶的其他供應商的調查情況、網絡數據和其他公開的信息渠道。調查的內容主要有:客戶的品質、能力、資本、抵押和條件，客戶與企業往來的歷史記錄，客戶的規模、財務狀況、發展前景、行業的風險程度等等。定期對客戶進行經營能力與績效考評，并依此對客戶進行信用等級評估，對不同信用等級的客戶實施不同的信用政策。(1)對資信差的客戶一律現款交易。(2)對資信一般或資信較好但尚未進一步證實的客戶，在現款交易不被接受的情況下可以采用承兌匯票結算方式。(3)對資信好、實力強、有前景的客戶可以采用分期付款和賒銷的方式，但在付款期限和累計金額上應有明確規定，并應堅持清舊款、發新貨的原則。(4)無論何種客戶，當其提前付款或現金交易時，可考慮給予信用優惠如現金折扣等，以鼓勵客戶及時付款。

2.加強合同管理。從應收賬款事前控制的角度看，合同管理應該強調以下幾項重要內容。(1)公司除現金收入之外的供貨業務都應簽訂合同。(2)公司主要的供貨業務應使用統一的合同范本。(3)公司對外簽訂的銷售合同的要素必須齊全且符合法律規定，特別是付款形式、賬期和延期付款的具體違約責任等應清楚、準確地記載于合同條款。(4)公司對外簽訂的銷售合同的傳遞、保管必須有明確的程序要求，確保快捷和安全。(5)公司對外簽訂的銷售合同的執行、跟蹤和檢查要有明確的制度規定，以防止帳期延長和客戶賒銷突破額度。

3.搞好應收賬款的計劃管理。(1)計劃的嚴謹、科學。計劃的嚴謹是指在計劃指標的設定上要充分論證、分解。以應收帳款年末計劃余額為例，這一指標必須層層分解到各經營單位，必要時應分解到業務大類乃至品種。作為時點性指標，還應該輔以階段性指標計劃，否則，秋后算帳可能無濟于事。(2)計劃的權威、嚴肅。計劃的嚴肅主要表現在計劃的考核上。沒有明確和量化的考核辦法，計劃的執行就缺乏激勵因素，其效果無疑會大打折扣。(3)責任，不變的主題。銷售人員是應收帳款的直接責任人，公司對銷售人員考核的最終焦點是收現指標，把銷售人員的收入與貨款回收直接掛鉤。

4.制定合理的激勵政策及銷售回款責任制。企業在制定營銷政策時，要將產品銷售和資金回籠結合起來，把銷售回款率作為考核銷售人員的一項重要指標，并與其工資、獎金、旅差費掛鉤，制訂合理的應收賬款獎罰條例，使應收賬款處在合理、安全的范圍之內。凡因自身原因導致貨款被拖欠的，要視情節輕重追究有關人員的責任，對人為造成的呆死賬，要有明確的賠償制度，損失重大的，依法追究刑事責任。企業在制定收賬政策時，要在增加收賬費用與減少壞賬損失、減少應收賬款機會成本之間進行比較、權衡，以前者小于后者為基本目標，掌握好寬嚴界限，擬定可取的收賬計劃。企業對各種不同逾期賬款的催收方式，即收賬政策是不同的。對逾期較短的顧客，不過多地打擾，以免將來失去這一市場;對逾期較長的顧客，頻繁地信件催款并電話催詢;對逾期很長的顧客，可在催款時措辭嚴厲，必要時提請有關部門仲裁或提請訴訟等，積極運用法律手段加大追索債務的力度。催收賬款要發生費用，某些催款發生的費用還會很高（如訴訟費）。一般來說，收賬的花費越大，收賬措施越有力，可收回的賬款應越大，壞賬損失也就越小。因此制定收賬政策，要在收賬費用和所減少壞賬損失之間做出權衡。

二、建立預警機制

1.最高賒銷額。對主要客戶分別設定最高賒銷金額，超過這一額度不能發貨，對事實上高于設定最高賒銷額的客戶堅持每月的收款大于供貨，逐步壓縮到最高賒銷額以內。

2.最長賒銷期。在設定最高賒銷額的同時，設定最長的欠款期限，由業務人員在到期前跟單催收，如到期未收回欠款，則立即停止供貨，組織追款。作為系統的方法，對預警機制尚需進行以下的完善工作:根據公司業務和銷售特點，規定每半年或一年對各客戶的應收賬款預警指標進行修訂，通常以適量減少賒銷額的縮短賒銷期為主。(1)增設應收賬款總量預警指標。總量預警指標即對公司應收賬款總額設定一個最高限額，不得突破。(2)確立預警指標報告制度，包括常規報告和緊急報告。常規報告按季度進行，當某一客戶突破或面臨突破預警指標時，應緊急報告以采取措施;當總量預警指標突破或面臨突破時，也要緊急報告。預警指標報告制度應明確規定報告責任人和報告程序等要素。

通過預警機制的建立和以上應收帳款管理制度的實施，并輔以相應的獎懲措施，相關管理人員由不適應到適應，由被動執行到積極主動的查找漏洞，采取預防糾正措施等，取得了較好的效果，基本達到了預期目的。