談民族地區高校的檔案管理

摘 要：本文運用檔案管理學原理，根據民族地區高校檔案管理的實際，提出了一些看法，希望對民族地區高校檔案建設起到一定的促進作用。

關鍵詞：民族地區 高校 檔案管理

隨著高校規模的不斷擴大，高等教育日趨大眾化，特別是高校大規模的擴建校區、跨地區辦學、吞并或合并其他院校，形成了機構重組，再加上專升本等等，這給檔案工作人員提出了更高的要求。在當前形勢下，我們應認真分析改革重組后高校檔案工作所面對的一些新的問題，本著以人為本的思想，與時俱進、開拓創新，積極探索一條民族地區高校檔案工作的建設之路，我認為應做好以下幾個方面：

一、穩定高校檔案管理隊伍

在民族地區高校內，檔案管理工作人員與教師在身份、待遇上有著明顯的區別，屬于教輔人員，并且要按時上下班，沒有主觀能動性，難免在心理上造成失衡，不安心于本職工作，導致工作死板、專業技術人員匱乏。而當前高校合并、重組給檔案工作者提出了更高的要求，在這種新的形勢下，穩定檔案管理隊伍勢在必行。我認為應引進專業的技術人才，不要用過去的手工的老一套辦法，應跟上時代，不斷實行規范化、科學化管理，發揮綜合效率。［１］

二、突出檔案館的綜合性

民族地區高校的檔案部門，多數是高校的行政部門的附屬機構，不予重視。隨著高校的改革、合并、重組，辦學的觀念、模式發生了轉變，檔案管理也應隨之發生轉變，不應局限于傳統的收集存儲，而應該突出其綜合性，發揮檔案的作用，為高校科研、學生學習、資料的查找提供服務平臺。我們應建立綜合性的檔案館，形成專門的機構，并由專人負責，進行系統的分類，便于各個層次的人員方便快捷地查找資料。高校規模擴大后，檔案材料明顯增多，沒有一個統一的規劃，檔案管理有可能造成混亂，只有建立綜合性的檔案館，將全校各部門的或個人手中零散的檔案材料進行整體的動態的全宗管理，才能確保文件資料的及時歸檔，維護檔案材料的完整性及安全性。［２］

三、搞好基層檔案工作人員的素質建設

民族地區高校檔案工作人員多數是本校教師的配偶和子弟，文化水平不高，對檔案管理工作認識不夠，因此必須加強基層檔案工作人員的素質建設，才能滿足高校發展的需要。首先，我們要從思想上對檔案工作引起重視，定期學習國家頒布的《檔案法》，了解最新最前沿的檔案動態，掌握檔案制作的規范、程序，同別的高校保持一致，與國際接軌。第二，對現有的工作人員要采取送出去的辦法，通過學習其他高校先進的檔案管理經驗，從中找出自己的不足，不斷提高工作人員的自身業務素質水平；另外還要引進一批檔案管理專業的優秀人才，充實民族地區高校的檔案管理隊伍，提高其整體素質。第三，素質建設不僅包括業務素質，還包括政治素質。在當今社會，外界誘惑力太大，難免會造成檔案工作人員的心理不平衡，整天面對枯燥繁瑣的文件資料，檔案工作人員沒有過硬的政治素質難以守住職業操守。還要強調心理素質，要耐得住寂寞，堅持對黨和人民高度負責的態度，加強自身的修養，培養檔案工作興趣愛好，以極大的熱情投入到檔案事業中去，安心工作。［３］

四、堅持同高校各項工作同步

檔案資料是記錄一所高校教學、科研及各項活動的史料，是今后總結交流、改進工作的主要依據。而檔案資料一般來源于一線部門，一線部門如果不及時交上來，那將會影響到二線部門，如此下去將會造成惡性循環，檔案館就相對被動，短期內看不到什么效益。有時候領導或其他同志需要一個材料的時候，工作人員就有可能臨時加班加點，忙得不亦樂乎，因此，我們必須要堅持材料及時歸檔同學校的各項工作同步進行，把檔案管理的視線融入到學校的整體管理中，一些重要的文件精神、會議記錄必要時通過行政干預強制執行。學校領導也應高度重視，明確各個部門及教務秘書等的職責范圍，要劃分責任人，配合檔案館的工作，并擴大檔案資料收集的來源和渠道。檔案館的工作人員還要配合高校的教學科研，通過對檔案資料的整理，從中提煉出有價值的東西，為領導的決策提出有力的幫助，不斷向綜合利用的高層次發展，替學校排憂解難，發揮它應有的作用。［４］檔案館的工作人員不應老是呆在辦公室，應經常下到各個院系機關催收一線資料，并嚴格把關，嚴防臨時抱佛腳，確保資料的真實可靠，各個部門也要緊密配合，共同完成檔案館的工作任務。

五、與時俱進，搞好民族地區高校檔案管理的信息化、網絡化等現代化建設

在當今以計算機網絡為主要平臺的信息社會中，高校檔案資料實現信息化、網絡化是提高檔案管理效率的主要手段，它是時代發展的必然要求，使檔案工作變得更加方便、快捷、正規，實現資源共享。目前民族地區的高校相繼建立了校園網，同中國教育網互聯，網上開通學校教學、管理、科研等等，為廣大師生提供了更加有利于學習和工作的良好環境，高校檔案館也相繼完成了由傳統的紙質為載體形式的檔案信息向機讀檔案信息的轉變，并以磁盤、光盤作為儲存信息的載體，向數字格式過渡。民族地區高校的檔案工作人員應加強計算機方面的學習，大膽走出去，學習他人比較成熟的計算機管理系統，實現收集、整理、編目、檢索、利用的自動化，提高服務和工作效率，促進各項規章制度的完善。但民族地區的高校普遍辦學經費比較緊張，加上個別領導對檔案館的重視程度不夠，導致用于檔案館網絡化建設的經費更加有限，無法配置先進的計算機硬軟件，檔案館內也缺乏既懂計算機技術又懂業務的復合型人才，這些都是制約高校檔案館網絡化發展的障礙因素。［５］因此，我建議高校領導應引起重視，及時下撥經費，加強檔案館網絡的軟硬件建設，同時高薪引進優秀的檔案管理人才，為檔案館的建設提供人力和物力保障。

結束語

民族地區的高校相對辦學困難，但高校不跟上時代步伐更加難以求生存求發展，檔案信息網絡化是知識經濟時代發展的必然，作為一個民族地區高校檔案工作者，我倍感責任重大，我們應努力提高自身綜合素質，做好檔案工作，為學校的改革和發展做出自己應有的貢獻。

參考文獻:

[1] 謝開明，葉方蓮.淺談高校的檔案管理[J].安康師專學報，2005，（2）.

[2] 何倩.新合并高校檔案管理工作之淺探[J]. 科技咨詢導報，2007，（15）.

[3] 萬雪峰.淺議基層檔案工作人員的素質建設[J]. 沈陽干部學刊，2007（4）.

[4] 錢惠燕.學校檔案綜合管理初探[J]. 云南檔案，2007，（3）.

[5] 葛桂珍，蘇亞民. 高校檔案管理的現代化建設[J] . 科技創業月刊，2005，（1）.