本科學院合格評估與檔案工作的創新互動

[摘要]本科學院合格評估與檔案工作創新是目前新建本科學院必須認真運作的大事。本科學院合格評估可以帶動檔案工作創新，檔案工作創新勢必促進本科學院合格評估，二者互相促動，相得益彰。針對本科學院合格評估帶來的新形勢，為迎接本科學院合格評估開展檔案工作創新，才能做好本科學院合格評估所需的檔案。檔案工作做得出色，可為本科學院合格評估打下堅實的基礎，促進本科學院合格評估順利通過。

[關鍵詞]本科學院 合格評估 檔案工作

本科學院合格評估與檔案工作創新是目前新建本科學院必須認真運作的大事。本科學院合格評估可以帶動檔案工作創新，檔案工作創新勢必促進本科學院合格評估，二者互相促動，相得益彰。學校檔案是本科學院合格評估的重要基礎和依據，滿足評估需求是檔案部門責無旁貸的任務。針對本科學院合格評估帶來的新形勢，為迎接本科學院合格評估開展檔案工作創新，才能做好本科學院合格評估所需的檔案。

一、本科學院合格評估對檔案工作創新的發展 

本科學院合格評估可以促進檔案工作創新的發展，能提升檔案工作創新水平，也為檔案工作升級達標奠定了堅實的基礎。具體表現在以下幾個方面。

1．檔案意識的全面提高

由于受考察評估時間的限制，評估專家組要想掌握學校過去和現在教學工作的運行動態，必須著重查閱迎評學校的檔案資料，這就決定了學校檔案這種信息載體的特殊地位。檔案功用與地位的突現，必然引起學校對檔案工作的高度重視，幾乎所有接受評估的高校在迎評階段都專門成立了材料組，明確責任人、工作職責和檔案資料建設的具體工作流程和建設標準。材料組除撰寫自評報告等匯報材料外，大量的工作內容是按評估指標體系整理和完善各類迎評檔案資料。評估對人們的檔案意識的增強施加了很大的壓力。

2．檔案管理的全面亮相

評估學校在自評自建階段對檔案資料存在的各種問題進行歸因分析，就會看到平日檔案管理運行機制中存在的薄弱環節和各種缺失。比如支撐主體材料的背景材料不齊不全，或者支撐背景材料的實證材料殘缺或單薄，缺乏說服力；有些原始資料雖然齊全，但看上去是嶄新的“原始檔案”，有根據回憶補做之嫌，這些意味著檔案收集工作環節的缺陷；還有些數據在相關資料中存在著不吻合的矛盾現象，這意味著學校內部各單位之間檔案的服務機制和利用關系存在著不順、不通和缺位的問題。

3．檔案建設的全面推進

本科教學工作水平評估指標體系可充實學校檔案內容。本科教學工作水平評估涉及的內容方方面面，形成的材料范圍廣，提供利用次數多。而高校評估對檔案資料的真實性、原始性、完整性和系統性的要求很高，多數高校在接受評估前的迎評準備階段不僅加大檔案建設力度，而且往往還要突擊搞檔案，針對存在的缺漏、謬誤和體系歸屬不當等問題，全方位的進行補缺與充實、核實與修正、調整與重構。

4．引發檔案工作新的思考

本科教學工作水平評估給檔案工作帶來的不僅是壓力、動力，而且還有許多有益的啟示。高校評估在對學科建設、專業水平、師資隊伍等方面的建設情況進行驗證的同時，事實上也在驗證著高校檔案工作日常運行質量、管理手段及其效率，以及管理隊伍情況。因此，建立高校檔案工作的自評機制、加快檔案管理的現代化進程和優化檔案管理的人力資源這三大任務，應當成為檔案工作創新的重要著眼點。

二、檔案工作創新對本科學院合格評估的促進作用

檔案工作創新在本科學院合格評估中對評估準備、評估過程、評估結論等方面起到了促進作用。檔案工作做得出色，可為本科學院合格評估打下堅實的評估基礎，促進本科學院合格評估順利通過。

1．高校檔案的創新建設為教學水平評估工作提供了重要的科學依據

教學工作水平評估卷宗來源于高校檔案。本科學院合格評估過程中，評估專家不僅要詳細檢查現有的教學、實驗、科研設施等方面的情況，還要查看大量的檔案資料。因為無論學校怎樣變化和發展，檔案始終是學校歷史的真實記錄，它不僅具有一般意義上的查考利用價值，而且具有權威性的憑證作用，其效力是其他事物無法替代的。因此，檔案部門必須創新檔案工作，以迎接本科教學工作水平評估為契機，對照教學評估指標體系方案要求，加大檔案建設的宣傳力度，強化各職能部門和二級院系檔案員建檔、收集、整理、歸檔、立卷等技能培訓工作，擴大檔案收集范圍，拓寬檔案收集渠道。

2．檔案資源信息化是本科教學工作水平評估的前提

高校檔案是學校歷史的真實記錄，其本質是文化和信息的載體，是一種特殊的信息資源。完整豐富的檔案館（室）藏固然重要，但如果不加以開發利用，也不過是一堆廢紙，失去其應有價值。能否全面、系統、準確地提供各種檔案信息，服務學校和社會，是檢驗高校檔案工作整體水平的一項重要指標。而本科教學工作水平評估的標準高、要求嚴、觀測點多，評估范圍廣，材料的收集、整理工作量大，傳統的手工操作實在難以按時、按質完成如此艱巨的任務。檔案部門應該從傳統的收集、分類、編目、檢索的經驗中走出來，改變方式，逐步過渡到運用標準機讀目錄檢索，建立符合自己部門特點的檢索系統和符合自己室藏特色的數據庫，加快檔案信息以及數據庫和網絡建設，做好檔案信息資源的開發利用工作。

為了迎接評估，檔案工作創新實行兩種方法：一是按高校檔案工作規范做好檔案；二是按本科學院教學工作水平評估指標體系建立評價檔案。作為各項準備工作過程中形成的原始記錄——檔案材料加工成的評價檔案，將在學院評估過程中被專家組系統地審閱。因此，學院評估是否合格，檔案工作首先要過關。

三、新建本科院校合格評估形勢下，檔案工作的創新策略

1．學院要成立以院長為組長的評估領導小組，實行評估辦主任全面負責制，抓緊抓好，抓出成效。要根據評估指標和學校的統一部署制定出檔案工作評價方案，把評估的各項任務層層分解，逐步落實，責任到人。

2．學院要將檔案工作納入本院的教學工作、其他工作的統一規劃中。檔案部門自身要加強管理，要加強同兄弟院校的聯系，互相借鑒彼此成功的經驗，立足改革，強化創新意識。

3．營造氛圍，強化全員意識。要做好宣傳，搞好動員，樹立“人人都是評估對象，件件都是評估內容”的意識，團結一致，眾志成城，把評估工作搞好。

4．在迎評促建中，要進一步理清檔案創新的工作思路，正確處理檔案工作與評估工作的關系。堅持教學的中心地位和教學改革的核心地位不動搖，堅持教學基本建設的優先地位不動搖。

5．評估不是目的，而是手段。通過本科教學水平合格評估，全面提高教學質量，促進檔案工作創新發展，健全服務功能，拓寬服務范圍，真正做到“以評促建，以評促改，評建結合，重在建設”。

總之，本科教學評估工作對任何一所高校都是一項意義重大的工程，它不僅促進了學校本科教育和其他各項工作的發展，更為充分展示和宣傳檔案工作提供了一個大舞臺，沒有一項工作象評估工作這樣，以無可辯駁的事實證明了檔案的價值，同時大大提升了檔案工作的地位，也引發了我們如何更扎實、更深入地做好檔案工作的思考。

參考文獻：

［1］張明明.高校評估：提升檔案建設水準的重要契機［J］.檔案與建設，2005，（5）.

［2］張秀梅.教學工作水平評估是高校檔案建設的推動力［J］.長春工業大學學報（高教研究版），2004，（3）.

［3］陳冰.高校檔案工作與本科教學評估［J］.廣東醫學院學報，2005. 

注：本文為2005年湖南城市學院教學改革研究立項重點項目“本科學院合格評估與檔案工作創新互動研究”論文之一。湘城院政字［2005］70號。

（作者單位：湖南城市學院）