論高校二級教學(xué)檔案管理與教學(xué)評估資料的一體化建設(shè)

[摘要]教育部五年一個周期的本科教學(xué)評估逐漸制度化和常規(guī)化，這無疑對教學(xué)檔案管理和教學(xué)評估資料準(zhǔn)備提出了更高的要求。本文首先分析了近年來教學(xué)評估反映出的教學(xué)檔案工作存在的問題，提出了重視和加強高校二級教學(xué)檔案管理和教學(xué)評估資料一體化建設(shè)的觀點，并就該觀點進行了較為詳細的論證和探討。

[關(guān)鍵詞]教學(xué)檔案管理 教學(xué)評估資料 一體化建設(shè)

教育部《2003-2007年教育振興行動計劃》明確指出，要實行五年一個周期的全國高等學(xué)校教學(xué)質(zhì)量評估制度，通過周期性的評估，真正建立起具有中國特色的高等教育教學(xué)質(zhì)量保障體系，使高等教育教學(xué)工作更加規(guī)范、質(zhì)量更高，更富活力、更具竟?fàn)幜?。?jù)此，我們認(rèn)為，高校迎接教育部教學(xué)質(zhì)量評估將成為常態(tài)，而在本科教學(xué)評估過程中形成的重要資料和憑證是教學(xué)檔案。因此，如何評建結(jié)合，促進高校二級教學(xué)檔案管理與教學(xué)評估資料的一體化建設(shè)，實現(xiàn)評估工作和教學(xué)質(zhì)量并重，已成為高校本科教學(xué)評估實踐中迫切需要解決的熱點問題。

一、教學(xué)評估反映教學(xué)檔案工作存在的問題

1.教學(xué)檔案材料不完整。由于師生員工的檔案意識不強，不少教學(xué)檔案散存于部門或個人手中，沒有定時收集整理。教職工的歸檔意識也較弱，部分教師認(rèn)為檔案工作可有可無。但當(dāng)需要材料，只好“臨時抱佛腳”，這樣整理出來的東西既不詳細又不具體。

2.教學(xué)檔案材料不規(guī)范。收集的教學(xué)檔案未按檔案歸檔要求進行優(yōu)化和規(guī)范，有的不該收集的收集了，有的該收集的卻未收集。重視紅頭文件、行政文書的收集管理而不重視部門、學(xué)院自已形成的教學(xué)檔案材料的收集。一些學(xué)校為了應(yīng)對評估，組織教師和學(xué)生補做試卷和論文，嚴(yán)重的甚至編造假文件、假數(shù)據(jù)。這些都暴露了學(xué)校檔案管理中存在的問題以及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在思想和誠信方面存在的問題。

3.檔案材料數(shù)量仍有殘缺。由于對教學(xué)檔案管理的意識較為薄弱，致使相當(dāng)一部分教學(xué)檔案材料散存于教師個人手中或者由于沒有及時收集整理，導(dǎo)致教學(xué)檔案材料不齊全、不完整。其實，平時的正常教學(xué)活動都開展了，甚至還做得很好，只是當(dāng)時沒有形成文字材料或沒有收集、整理，最終無證可查。為了迎接評估，補充檔案材料的缺口，只好花費大量人力、物力和財力，不僅影響了正常的教學(xué)工作秩序，也影響了材料的真實性。

4.教學(xué)檔案服務(wù)方式落后。當(dāng)今的時代是一個利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全新時代，作為原生信息的檔案，與時俱進，實行數(shù)字化管理勢在必行，但從高校評估實踐看，人們?nèi)酝Ａ粼谶\用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，信息化管理手段明顯滯后。

二、教學(xué)檔案管理與教學(xué)評估資料的互動關(guān)系

教育部對高校進行本科教學(xué)工作評估是國家對高校進行宏觀管理，促進高校的改革與建設(shè)，保證高校辦學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量的重要手段。教育部要求，學(xué)校在評估中要實事求是，提供的數(shù)據(jù)一定要真實，決不允許弄虛作假，一日發(fā)現(xiàn)哪個學(xué)校有弄虛作假行為，將實行一票否決制，作為不合格處理。所以，教學(xué)檔案的真實可靠性、原始依據(jù)的憑證作用和“沒有摻過水的史料”特點，決定了它在教學(xué)評估資料中的特殊地位和重要作用。

教學(xué)評估主要是對參評院校近年的學(xué)校規(guī)模、辦學(xué)情況、師資隊伍建設(shè)、學(xué)科設(shè)置、教學(xué)情況等方面的檢查和評估，它涵蓋著學(xué)校工作的各個方面，需要涉及各方面的材料、數(shù)據(jù)、指標(biāo)，是國家對高校進行宏觀管理的一種手段，是對高校實行監(jiān)督和考核的主要形式。評估的結(jié)果直接影響高校的聲譽和地位，是關(guān)系到學(xué)校前途命運的大事。檔案管理工作與教學(xué)評估之間存在著雙向互動的關(guān)系，科學(xué)的教學(xué)檔案管理有利于教學(xué)評估工作的進行，而教學(xué)評估又進一步推動了檔案管理工作的進步和完善。重視和加強教學(xué)檔案管理和教學(xué)評估資料的一體化建設(shè)，不僅使各類檔案材料收集及時，立卷、歸檔質(zhì)量較高，查找容易，還能使教學(xué)評估工作本身得到改進，促進評估體制的透明化和科學(xué)化。這樣，教學(xué)檔案管理和教學(xué)評估之間就能形成良性循環(huán)，教學(xué)檔案管理和教學(xué)評估資料的一體化建設(shè)必然帶來評估工作對它們自身良性互動規(guī)律和發(fā)展的探討，能夠使教學(xué)評估真實地反映學(xué)校的工作水平，激發(fā)各院校改善教學(xué)管理、科學(xué)任用人才的積極性。

三、評估資料與教學(xué)檔案的一體化構(gòu)想

1.教學(xué)檔案評建標(biāo)準(zhǔn)化

《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評估方案（試行）》，對高校本科教學(xué)工作的評估指標(biāo)體系作出了明確的界定，共設(shè)立了7個一級指標(biāo)、19個二級指標(biāo)（其中11個為重要指標(biāo)），44個觀測點。根據(jù)教育部對本科教學(xué)評估的指標(biāo)要求，結(jié)合我院自身專業(yè)學(xué)科的特點，我們構(gòu)建了本學(xué)院教學(xué)檔案管理數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺，主要由教學(xué)文件、師資隊伍、教學(xué)管理、實踐教學(xué)、教學(xué)研究、學(xué)籍管理、專業(yè)人才培養(yǎng)、公共外語教學(xué)等8個大類指標(biāo)構(gòu)成，各大類又下設(shè)若干具體詳實的子項目。初步實現(xiàn)了教學(xué)檔案評建的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

2.教學(xué)檔案評建數(shù)字化

將散存于部門或個人電腦中的單個電子文件資料，經(jīng)審核后收集整理，建立相應(yīng)的教學(xué)檔案電子數(shù)據(jù)庫，把眾多的數(shù)據(jù)庫匯聚成一體，組成教學(xué)檔案電子數(shù)據(jù)庫群，分置在教學(xué)檔案管理數(shù)字網(wǎng)絡(luò)平臺的框架項目中。它們具體包括學(xué)校及職能部門教學(xué)管理文件庫、學(xué)院教學(xué)管理文件庫、教學(xué)計劃大綱庫、教學(xué)日歷庫、教案庫、試卷庫、專業(yè)建設(shè)資料庫、重點課程庫、精品課程庫、教學(xué)檢查庫、教研活動庫、評教庫、課程安排庫、調(diào)課記錄庫、考試監(jiān)考安排庫、專業(yè)方向報名庫、畢業(yè)論文庫、專業(yè)英語成績庫、公共英語成績庫、考研庫、教師聽課庫、教師獲獎庫、教師工作量庫、教學(xué)調(diào)研庫等等數(shù)據(jù)庫，分類明晰規(guī)范，涵蓋面廣，方便查找利用。比如，教學(xué)日歷、學(xué)生成績的查詢可以通過課程號、選課課號等，高效快捷，可節(jié)省大量人力和財力。

3.教學(xué)檔案評建規(guī)范化

由于二級院系檔案是從日常教學(xué)工作中自然產(chǎn)生的，因此檔案的收集、歸類、存檔必須與日常教學(xué)工作同步進行。收集、歸類好電子文件資料，利用掃描儀和數(shù)碼相機將現(xiàn)存的部分紙質(zhì)檔案資料數(shù)字化微縮，存入各自相應(yīng)的電子數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)自動將其歸檔到已建好的相應(yīng)的框架目錄中。當(dāng)然，對于部分暫時無法進行數(shù)字化微縮的紙質(zhì)檔案，可將其條目數(shù)字化，歸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，注明年號、文號以及關(guān)鍵字，并標(biāo)明其具體存放位置便于日后查閱。

總而言之，高校二級教學(xué)檔案是教學(xué)工作水平評估的重要基礎(chǔ)和主要依據(jù)，在高校本科教學(xué)評估中起著重要的作用，加強教學(xué)檔案管理和教學(xué)評估資料的一體化建設(shè)勢在必行，因為它關(guān)系到高校檔案是否完整和齊全，直接影響到評估的結(jié)果。檔案的齊全、基礎(chǔ)的雄厚、庫藏的豐富，是搞好評估的重要基礎(chǔ)，如果這個基礎(chǔ)不牢固，將直接影響學(xué)校的辦學(xué)水平及評估專家組對學(xué)校的正確評價。因此，重視高校檔案事業(yè)的建設(shè)，提高高校檔案的管理水平，對提高高校教學(xué)質(zhì)量和管理水平具有積極的促進作用。

參考文獻：

［1］趙梅. 建立數(shù)據(jù)量化體系，推進高校教學(xué)評估［J］.中國高等教育，2003，（3）.

［2］陳國海. 中國高校教學(xué)評估的走向初探［J］.高教探索，2005，（6）.

（作者單位：浙江理工大學(xué)外國語學(xué)院）