我幫妹妹家建檔案

晚上10點多鐘，急促的電話鈴聲格外刺耳，原來是老公的妹妹要我趕快去婆婆房間找醫療保險收據，明天一早要去市里辦事處報銷。我立即打開書柜，找到家庭檔案目錄，查到醫療保險收據的類號和件號，拿出財產類檔案盒，前后不到2分鐘就將材料拿到手。隨后趕來的妹妹手持收據，感激之情溢于言表，倒是妹夫會說話，“嫂子建的家庭檔案太實用了，為我家解除了后顧之憂。”

類似的事情最近在我家已發生多次，銀行存單、家電保修卡、下崗職工再就業優惠證等家庭檔案不到兩分鐘我準能查到，可半年前絕不是這樣。老公的妹妹善良、單純，但也非常粗心，依賴性較強，加之夫妻二人工作繁忙，工作性質特殊，雖早已成家，自己家里的證件、存折、票據等重要家庭檔案卻一直存放在娘家，用她自己的話說就是“老媽管理的有條理，用起來方便”。可是，精明的婆婆兩年前突患腦出血，記憶力衰退，病前病后判若兩人。每次需要材料時，妹妹都急得臉紅脖子粗，隨之而來的是全家出動，翻箱倒柜，也不一定能找到所需材料，婆婆更是力不從心，又著急又上火，正如婆婆所說，我們家可被這兩個馬大哈折騰慘了。面對此情此景，早已嘗到家庭檔案甜頭的老公順水推舟地說：“你趕緊幫妹妹家整理一下吧，就照咱家那標準。”作為一名深知檔案工作重要性的檔案人，為了妹妹小家的方便、婆婆的健康乃至整個大家庭的和諧，我爽快答應老公盡快為妹妹建立家庭檔案。

說干就干，我在區檔案局辦公室買來文件袋、檔案盒、目錄等家庭檔案用品。并對妹妹、妹夫、婆婆講解了家庭檔案的歸檔范圍及具體整理方法，為妹妹家建立了科學、規范、實用的家庭檔案。

首先是全面收集。我在婆婆房間的兩個公文包內找出妹妹家大部分重要檔案，又與婆婆一起翻閱了寫字臺的三個抽屜及所有可能存放檔案的地方，找出一些時間比較久遠的材料。同時，我還指導妹妹、妹夫從家里及工作單位找到一些散存材料，家庭檔案終于收集齊全完整。

其次是科學分類。根據妹妹家現存檔案的自身特點，將196份材料分成6類，分別為財產類、證件類、家電類、健康類、孩子成長類及其它類，共裝入6個檔案盒。財產類檔案包括家庭收入支出賬目、存單、有價證券、保險憑據、借據、契約、貴重物品清單和發票等：證件類檔案包括房產證、畢業證、學位證、工作證、結婚證、身份證、戶口簿、會員證、借書證、職稱資格證書、聘書、技術資格等級證書等：家電類檔案包括家庭各種家用電器的說明書、保修卡、維修單、電路圖及維修點地址、聯系電話等：健康類檔案包括病歷、診斷書、化驗單、體檢表、血型報告、住院記錄以及處方、飲食禁忌等：孩子成長類檔案包括準生證、出生證、防疫證、成長記錄卡、獨生子女證、學生證、獎狀及反映孩子各成長階段發展變化的歷史記錄；其它類檔案指上述五類之外的需要保存的材料。

再次是規范整理。經過分類之后，按類分別整理，即按盒整理。第一步是裝袋。家庭檔案基本為紙質材料和塑料皮證件，紙質材料采取裝袋的方法，即一份材料裝入一個文件袋，裝袋前編寫材料的有效頁數，如果紙張太大、太小，要折疊、托裱成A4標準；塑料皮證件采取封面粘貼口取紙的方法。第二步是排序，包括檔案盒內檔案材料的排列和檔案盒的排列，檔案盒內檔案材料按形成的時間排列順序。檔案盒的排列順序根據家庭生活實際來確定。第三步是編件號，按盒內檔案材料的排列順序，從“1”開始編寫件號，將其填寫在文件袋或口取紙相應欄目內。第四步是填寫類目名稱，將每一類的類目名稱填寫在檔案盒脊背處的上半部分。

最后是合理編目。檔案整理規范之后，為了日后查找利用更加便利，按類填寫了簡單實用的家庭檔案目錄，目錄的主要項目包括件號、題名、日期、頁數、盒號等，并合并裝訂成一冊，放在第一個檔案盒之前，以備檢索。

看著這些平日里安靜地站立在書柜里、關鍵時刻為妹妹一家發揮了極大作用的檔案，不善言語的妹妹深有感觸地說：“這些家庭檔案可幫了我家的大忙，有機會一定讓同事和朋友們參觀、學習一下，要讓更多的人成為家庭檔案的受益者。”