瞿秋白起草的我黨第一個檔案管理文件

舊中國的上海，是一個被稱為“冒險家的樂園”的東方大都會。外灘上，聳立著層層疊疊的高樓：馬路上，往來穿梭著大大小小的汽車：黃浦江中。橫豎排列著各國的軍艦，五顏六色的各國國旗在江風中飄揚……?？粗@座既繁華又黑暗、既喧鬧又險惡的城市，周恩來內心涌出一個念頭：用共產黨人的意志去征服它!此時，黨在上海的秘密工作正在周恩來的領導下得到了恢復和發展。

1928年早春的一天，上海支南路與四馬路交叉的447號一處二層小樓房里，一家“福興字號”的商行開張了。這幢樓的樓下。是私人診所，“福興字號”租用了樓上的三間大房。這里就是中共中央政治局機關的秘密所在。從1928年11月到1931年4月，中共中央政治局會議幾乎都在這里舉行。周恩來差不多天天來此辦公，鄧小平、鄧穎超、瞿秋白、李立三、任弼時、鄧中夏、彭湃、陳賡、李維漢等中共領導，也都經常在這里開會或研究工作。離此不遠的戈登路善慶里的一座小樓和1141弄的一個地點則是中共中央領導看文件和起草文件的地方，也就是中央秘書處的所在地。1931年2月初，周恩來又到上海戈登路善慶里中央秘書處視察，看一看秘書處恢復的情況如何，順便批辦一些重要文件。視察中，發現秘書處的文書處理工作比較紊亂，還有一間屋子堆積一包一捆未加整理的黨內機密文件資料，大約40000余份。在日益嚴重的白色恐怖下，機關內堆放如此大量的文件既不符合保密紀律又很危險。于是，當即指出“文件材料應分條理細，進行分類整理”，并對陪同的中共中央秘書處負責人黃玢然和張唯一等同志說：“在文件整理方面，你們可以找阿秋(瞿秋白)去談談，在這方面他很有研究，你們可請阿秋給寫幾條文件處置辦法，以便在實際工作中執行?！?/p>

“阿秋”是人們對瞿秋白的愛稱。瞿秋白，1899年1月29日出生在常州城東南角青果巷八桂堂天香樓，“五四”運動是瞿秋白一生政治生涯的開始。他一反歷來文弱氣質和內向性格，在超強度的體力支付和神經高度緊張的情況下，忍住肺病吐血的痛苦，在酷熱中奔波于街頭，聯絡、組織、演講……。瞿秋白參加革命后指出，中國革命要將武裝革命和群眾運動同時進行，互為促進?！鞍似摺睍h后，在瞿秋白為首的臨時中央政治局的策劃組織下，全國爆發了100多次武裝起義。1930年他與周恩來等用“石生”、“S.Y”等化名制發了《中央對各省空洞報告的批評》、《為什么要做報告與怎樣做報告》等文件，對上下行文中的“抽象描寫”、“空洞的漫論”、“模糊的概念”、“缺乏實際內容”等不正之風進行了尖銳地批評。在1931年1月中共六屆四中全會上，王明一伙借批判李立三路線之際。無端地將瞿秋白排擠出中共中央領導集體。從此，瞿秋白雖然“賦閑在家”，卻與李立三路線和王明路線展開了不可調和的斗爭，并在斗爭中常到中央秘書處閱辦文件。當黃玢然向他轉達了周恩來的囑托后，他愉快地接受委托，很快草擬出《文件處置辦法》并呈送周恩來審批。周恩來對這個《文件處置辦法》很贊賞，親筆批示“試辦下，看可否便當”，并交中央秘書處立即執行。

《文件處置辦法》是黨中央領導人為中央秘書處擬制的第一個具有政策性和科學性的專業規定，是全面處理機關辦理完畢文件的第一個具體而系統的工作制度，是黨政軍機關建立檔案管理工作的第一個重要參照文獻。它的出臺，在一定程度上，也鞏固了中央秘書處的地位。

1930年3月，周恩來和瞿秋白去共產國際，曾委托中共中央政治局委員李立三兼管中央秘書處。1930年7月22日，李立三在《目前政治形勢與黨的組織任務》中宣告：“全黨形成一個軍營”、“黨團一體化”等等，并決定改組中共各機關。在改組中，將中共中央秘書處與中國共產主義青年團中央合并為“中央總行委青年秘書處”，重點是搞青年運動。1930年8月周恩來回國后，立即與李立三錯誤路線展開了斗爭。并于同年10月下旬邀黃玠然等談話時指出：黨中央“不能沒有秘書處，你們應盡快恢復建制，開展工作。”然后在《文件處置辦法》中一再宣布“以后秘書處應注意”等字樣，這既是對秘書處的工作要求，又間接宣布了中央秘書處已經恢復并使秘書處更有秩序地開展工作。

中央文庫就是中央秘書處下設的具體管理保存我黨機密文件的地方，由中央秘書處抽調幾名專門工作人員，離開機關，在合適的地方單獨租幾間房子，把黨中央的文件電報隱藏于此。根據《文件處置辦法》，中央文庫實行管理文件、資料三分開。首先，將文件、電報與書報刊物分開。中央文庫重點是儲存黨的文件和電報，附帶也收藏一些必要的書報和刊物。書報刊物被揀出后，一部分留存中央文庫，一部分給中央各部委使用。其次，將文件按成文機關或地區分開。最初，中央文庫接收的檔案只有流水賬，隨收隨登記，未按來源分開地區或機關。1931年《文件處置辦法》下達后，把全部庫藏文件、資料按其來源分成：共產國際的來文，中共中央的發文，中央各部、委、處的文件，蘇維埃政府的文件，紅軍的文件，各中央局、省委和特委的文件。再次，將重要文件與事務性文件分開。從原有20余箱文件、資料中揀出重要部分裝入5只大皮箱內，其余文件、資料，包括“事務性文件及小信”，均按《文件處置辦法》的規定“只須將內容簡要的記入一本流水賬，可隨時毀去”進行了處置。

文件時間的判定

在秘密斗爭中，許多機關發出的文件沒有注明年月日，這對當年使用影響不太大，但進入中央文庫，成為歷史檔案，沒有成文年月日就成了大問題?！段募幹棉k法》第一條指出：中共中央文件應分4大類，并且“均按時日編，切記注明年月日，愈詳愈好”。為了做好這項工作，中央文庫工作人員進行了如下努力：(1)判定文件所屬的年度。第一步是對無年月日的或有月日無年代的文件判明成文時間。為了完成這一艱巨任務，1932年6月，中共中央調原中共滿洲臨時省委書記陳為入到中央文庫工作。陳為人是老黨員，熟悉中國共產黨的歷史。經過幾年的考證，終于判明了中央文庫庫藏90％以上的文件資料的成文年度或成文時期。(2)收文戳記的年月。1926年7月中共中央秘書處成立后，就對收發文件進行了嚴格登記，并使用了收文戳記。中共中央秘書處收文戳記一般加蓋在收文第一頁右上端。戳記欄目中有“收文單位”、“收文編號”、“收文時間”等?！笆瘴臅r間”不僅是文書處理程序中的一項基本要求，而且對判定成文時間有一定的參照作用。在中央文庫的地方文件目錄中，登錄了148份中共河北省委(包括順直省委)1930年1月－1932年12月的“直字文件第二部一般決議”文件，目錄中有91件注有“收到年月日”。目錄中有一件寫的是《順直會議記錄——反立三路線問題》，此文未寫成文年月日，但有收到時間“1931年1月17日”，由此可以判定這份文件是在此以前形成的。(3)確定文件內容的“相應時期”。在無法判定文件的成文時間，又無收文年月日時，即根據成文機關的歷史、領導人的變換和文件內容所記載的重要歷史事件等，將文件歸入“相應時期”內。為方便工作，1931年4月中共中央秘書處制定了《關于文件編目的規定》，其中明確提出一切積存文件應分三個時期：即1927年“五大以前”的文件：1927年7月－1928年7月“五大至六大前”的文件：1928年7月－1931年1月以后的文件。凡難以判定準確年代的文件，可以判明相應時期，并在文件上注明。

文件整理分類

整理分類是以文件、資料多寡為設類依據。文件多者設大類、部類和項目，文件少者可設一大類或若干分類。以這個原則，分三種情況設立類別：(1)按成文機關設類。中共中央組織部、中央宣傳部、中央軍委、中央特委和中央秘書處、共產國際等都是一個機關的文件為一個大類。按成文機關分類，必須堅持集中的原則，即把一個機關的文件集中在一起，然后按年代分開。有些機關還可設分類。共產國際來文為一大類，在大類下面設有“遠東執行局”、“職工國際”和“共產國際執委會”三個分類。即以第一級機構文件為大類，以第二級機構文件為分類。(2)按地區設類。即一個省、一個邊界特區的全部文件資料為一個大類。中共上海區委、中共湖南省委、中共湘贛邊界特委等都設大類。由于一個地區所屬單位多、文件數量也多，因而在地區這一大類內又根據不同內容設若干部類，中共上海區委文件大類下面設有9個部類：“滬字文件第一部”為中共上海區委指示：“滬字文件第二部”為區委一般文件：“滬字文件第三部”為對外宣傳文件：“滬字文件第四部”為黨內書刊：“滬字文件第五部”為中共上海區委以下文件：“滬字文件第六部”為群眾團體文件：“滬字文件第七部”為“外縣”文件：“滬字文件第八部”為上海區委各種會議記錄：“滬字文件第九部”為其他文件等。(3)按文件的內容和性質設類。按照《文件處置辦法》的規定，中共中央全部文件分為“最高決議及指示”、“對外宣言和告民眾書”、“會議記錄”和“一般決議、通告”等4大類。有的大類內文件數量過多，不便管理，在大類之下再設13個部類。即：中字文件第一部為“最高決議及指示”：中字文件第二部為“一般決議”及指導性文件；中字文件第三部為“對外”發表的宣傳文件：中字文件第四部為“個別指示”：中字文件第五部為“對國際的報告”：中字文件第六部為“指導性文件”：中字文件第七部為“組織”文件：中字文件第八部為“對外刊物”：中字文件第九部為“秘密”工作文件：中字文件第十部為“特科及軍委”文件：中字文件第十一部為“蘇準會”文件；中字文件第十二部為“烈士絕筆”；中字文件第十三部為“政治局及常委會議記錄”。其中第一部類的最高決議及指示、第四部類的“個別指示”、第九部類的“秘密”工作、第十部類的“特科及軍委”文件以及第十三部類的“會議記錄”等為重要而絕密的文件：而第三部類和第八部類為“公開”材料。根據文件的重要性、機密性及內部傳閱和公開發行區分材料，不僅使文件、資料管理有序，而且符合地下斗爭中保護黨的機密安全的要求。

文件編目

按《文件處置，辦法》的要求，文件整理分類完畢，必須依據分類號“再編抄一本分類目錄”。中央文庫目錄的欄目有：文件、資料的類別、文件起止年月日、文件總類號、文件分類號、文件標題(名稱)、文件發出時間、文件收到時間、文件數量統計和備注等。其中：(1)以“代字”表示大類。在目錄第一頁第一橫行第一句為代字，如“中字文件”即指中共中央文件，“際字文件”指共產國際文件，“滬字文件”指上海的文件，“浙字文件”指浙江的文件，“魯字文件”指山東的文件等等。除每一個省給一個“代字”以外，對每一個革命根據地也給一個代字，湘鄂贛的代字為“孔”，湘鄂西的代字為“賀”，鄂豫皖的代字為“沈”，湘贛邊界代字為“永”等。(2)以英文字母表示文件所屬類別和內容。每一部類內文件按政治、黨務、工人運動、農民運動、青年運動、婦女運動、軍事工作、政權工作等內容劃為8個分類。屬于分類的文件不再抽出集中，而是在原部類按時間先后順序排列。分號的數字前邊均有一個英文字母。即：“A”代表政治，“B”代表黨務，“C”代表工運，“D”代表農運，“E”代表政權，“F”代表青運，“G”代表軍事，“H”代表婦運。這樣，一看分號中的英文字母，就知道這份文件的內容是什么?？茨夸?，查文件極為方便。(3)目錄兼統計表。目錄第一項是“總號”，即文件資料順序號一順到底，目錄最后一份文件的總號，也就是這份目錄登記的文件總數，這是第一種統計；目錄第二項是“分號”。即文件分類號，例如政治類“A”，目錄中，第一次出現政治類文件為“A1”，以后出現的順序為“A2”、“A3”，以此類推。當每一部類編出目錄后，必須在目錄首頁右上端作出分類統計，即政治類若干份，黨務類若干份，工運類若干份等。“中字文件第一部”最高決議及指示的目錄第一頁上注有“A18，B6；C3，D1，F1，G2”等，這個數字表明“本目錄中有政治類文件18件，黨務類文件6件，工運類文件3件，農運類文件1件，青運文件1件，軍事工作類文件2件，共計31件。而且分類統計數必須與目錄第一橫行中文件起止年月日數字相符。各種統計互相印證，文件登記與數字統計互相印證?！?/p>

文件體積的縮小

首先是裁剪書刊。根據《文件處置辦法》規定，凡報刊上登載的黨的文件，“必須剪貼”，即將文件從報刊中裁剪下來歸并于文件類中，被裁剪過的書刊即可在登記目錄后銷毀。從書刊中裁剪文件的工作量是較大的，在中央文庫庫藏中有一份“中字文件第二部”(一般決議)文件目錄，該目錄登記的文件是277件，在備注中寫明文件來源于報刊者達60件之多。其次是裁剪文件的四周白紙邊。為縮小文件體積，剪掉的空白紙條及時燒毀，紙灰倒入下水道用水沖走。裁剪后的庫藏文件、資料2萬余件，僅用5只大皮箱便可全部裝下，用一堵偽裝夾壁墻就可以隱藏起來。

文件查找方法

1936年6月14日制訂了中央文庫《開箱必讀》的查找工具。《開箱必讀》共分兩部分：第一部分是“裝箱記”，記錄著5只文件箱分別裝入的是什么文件、資料，第一箱是中共中央和共產國際文件：第二箱是中共順直省委、鄂豫皖中央分局、閩西特委等18個地區的文件：第三箱是中共上海區委、河南省委、湘鄂西中央分局等100個地區的文件：第四箱是未整理的文件：第五箱是中文和俄文書籍、刊物。第二部分是開箱注解，注解中首先說明要查找庫藏文件、資料，必須“按目錄次第去檢查”，何種文件在什么目錄中，是有軌可循的：其次要遵守保管制度，切忌“亂開亂動”，用完文件、資料后，“仍須按照原有次序放好”。

《文件處置辦法》下達后，黨政軍各機關文書工作也出現了可喜的局面。有些地方被撤銷的秘書處又得到了恢復，濫燒文件的現象得到了制止，黨政軍機關上下行文趨于規范化，文書處理工作得到了明顯的加強。中共中央秘書處以《文件處置辦法》為依據，立即采取了以下幾項緊急措施：

首先制定文件整理編目制度。在1930年以前，各級秘書處有工作報告，但自己制定規章制度的還沒有。1931年3月上句《中央秘書處關于文件編目的規定》，是黨的秘書部門制定的第一份業務規定。在規定中除了“分時”、“分地”、“分項”、“分類”等文書部門立卷規定外。還附發了《文件目錄格式》式樣。在《中央秘書處關于文件編目的規定》中有“參照阿秋所定”字樣，證明本規定是依照《文件處置辦法》擬制而成的。其次，重申秘書部門歸檔制度。為了保護黨的機密和秘書工作者的人身安全，黨中央決定實行文件集中制。1930年4月在《中共中央對秘密工作給中央給部委全體同志信》中指示：辦完的文件“必須隨時送至保管處保存”。這次《文件處置辦法》又規定各機關一律將辦理完畢的文件向秘書處歸檔，并指出“最理想的是每種二份，一份存閱(備調閱，即歸還)，一份入庫”。“備調閱，即歸還”，指的是歸檔。從此，秘書部門有了“歸檔”制度。再者規定了秘書既管理文件又管理檔案。1930年以前秘書工作中有“文件管理”術語，沒有“檔案”這個概念?！段募幹棉k法》下達后，才有了“資料”、“材料”、“檔案”等概念。1931年中央軍委在《紅軍撫恤條例》中說：秘書處“處理一切文件檔案”，把辦理完畢的文件歸到秘書處后即成為“檔案”，從此在我黨政軍內普遍使用了。