瞿秋白起草的我黨第一個(gè)檔案管理文件

舊中國(guó)的上海，是一個(gè)被稱(chēng)為“冒險(xiǎn)家的樂(lè)園”的東方大都會(huì)。外灘上，聳立著層層疊疊的高樓：馬路上，往來(lái)穿梭著大大小小的汽車(chē)：黃浦江中。橫豎排列著各國(guó)的軍艦，五顏六色的各國(guó)國(guó)旗在江風(fēng)中飄揚(yáng)……?？粗@座既繁華又黑暗、既喧鬧又險(xiǎn)惡的城市，周恩來(lái)內(nèi)心涌出一個(gè)念頭：用共產(chǎn)黨人的意志去征服它!此時(shí)，黨在上海的秘密工作正在周恩來(lái)的領(lǐng)導(dǎo)下得到了恢復(fù)和發(fā)展。

1928年早春的一天，上海支南路與四馬路交叉的447號(hào)一處二層小樓房里，一家“福興字號(hào)”的商行開(kāi)張了。這幢樓的樓下。是私人診所，“福興字號(hào)”租用了樓上的三間大房。這里就是中共中央政治局機(jī)關(guān)的秘密所在。從1928年11月到1931年4月，中共中央政治局會(huì)議幾乎都在這里舉行。周恩來(lái)差不多天天來(lái)此辦公，鄧小平、鄧穎超、瞿秋白、李立三、任弼時(shí)、鄧中夏、彭湃、陳賡、李維漢等中共領(lǐng)導(dǎo)，也都經(jīng)常在這里開(kāi)會(huì)或研究工作。離此不遠(yuǎn)的戈登路善慶里的一座小樓和1141弄的一個(gè)地點(diǎn)則是中共中央領(lǐng)導(dǎo)看文件和起草文件的地方，也就是中央秘書(shū)處的所在地。1931年2月初，周恩來(lái)又到上海戈登路善慶里中央秘書(shū)處視察，看一看秘書(shū)處恢復(fù)的情況如何，順便批辦一些重要文件。視察中，發(fā)現(xiàn)秘書(shū)處的文書(shū)處理工作比較紊亂，還有一間屋子堆積一包一捆未加整理的黨內(nèi)機(jī)密文件資料，大約40000余份。在日益嚴(yán)重的白色恐怖下，機(jī)關(guān)內(nèi)堆放如此大量的文件既不符合保密紀(jì)律又很危險(xiǎn)。于是，當(dāng)即指出“文件材料應(yīng)分條理細(xì)，進(jìn)行分類(lèi)整理”，并對(duì)陪同的中共中央秘書(shū)處負(fù)責(zé)人黃玢然和張唯一等同志說(shuō)：“在文件整理方面，你們可以找阿秋(瞿秋白)去談?wù)?，在這方面他很有研究，你們可請(qǐng)阿秋給寫(xiě)幾條文件處置辦法，以便在實(shí)際工作中執(zhí)行。”

“阿秋”是人們對(duì)瞿秋白的愛(ài)稱(chēng)。瞿秋白，1899年1月29日出生在常州城東南角青果巷八桂堂天香樓，“五四”運(yùn)動(dòng)是瞿秋白一生政治生涯的開(kāi)始。他一反歷來(lái)文弱氣質(zhì)和內(nèi)向性格，在超強(qiáng)度的體力支付和神經(jīng)高度緊張的情況下，忍住肺病吐血的痛苦，在酷熱中奔波于街頭，聯(lián)絡(luò)、組織、演講……。瞿秋白參加革命后指出，中國(guó)革命要將武裝革命和群眾運(yùn)動(dòng)同時(shí)進(jìn)行，互為促進(jìn)?！鞍似摺睍?huì)議后，在瞿秋白為首的臨時(shí)中央政治局的策劃組織下，全國(guó)爆發(fā)了100多次武裝起義。1930年他與周恩來(lái)等用“石生”、“S.Y”等化名制發(fā)了《中央對(duì)各省空洞報(bào)告的批評(píng)》、《為什么要做報(bào)告與怎樣做報(bào)告》等文件，對(duì)上下行文中的“抽象描寫(xiě)”、“空洞的漫論”、“模糊的概念”、“缺乏實(shí)際內(nèi)容”等不正之風(fēng)進(jìn)行了尖銳地批評(píng)。在1931年1月中共六屆四中全會(huì)上，王明一伙借批判李立三路線(xiàn)之際。無(wú)端地將瞿秋白排擠出中共中央領(lǐng)導(dǎo)集體。從此，瞿秋白雖然“賦閑在家”，卻與李立三路線(xiàn)和王明路線(xiàn)展開(kāi)了不可調(diào)和的斗爭(zhēng)，并在斗爭(zhēng)中常到中央秘書(shū)處閱辦文件。當(dāng)黃玢然向他轉(zhuǎn)達(dá)了周恩來(lái)的囑托后，他愉快地接受委托，很快草擬出《文件處置辦法》并呈送周恩來(lái)審批。周恩來(lái)對(duì)這個(gè)《文件處置辦法》很贊賞，親筆批示“試辦下，看可否便當(dāng)”，并交中央秘書(shū)處立即執(zhí)行。

《文件處置辦法》是黨中央領(lǐng)導(dǎo)人為中央秘書(shū)處擬制的第一個(gè)具有政策性和科學(xué)性的專(zhuān)業(yè)規(guī)定，是全面處理機(jī)關(guān)辦理完畢文件的第一個(gè)具體而系統(tǒng)的工作制度，是黨政軍機(jī)關(guān)建立檔案管理工作的第一個(gè)重要參照文獻(xiàn)。它的出臺(tái)，在一定程度上，也鞏固了中央秘書(shū)處的地位。

1930年3月，周恩來(lái)和瞿秋白去共產(chǎn)國(guó)際，曾委托中共中央政治局委員李立三兼管中央秘書(shū)處。1930年7月22日，李立三在《目前政治形勢(shì)與黨的組織任務(wù)》中宣告：“全黨形成一個(gè)軍營(yíng)”、“黨團(tuán)一體化”等等，并決定改組中共各機(jī)關(guān)。在改組中，將中共中央秘書(shū)處與中國(guó)共產(chǎn)主義青年團(tuán)中央合并為“中央總行委青年秘書(shū)處”，重點(diǎn)是搞青年運(yùn)動(dòng)。1930年8月周恩來(lái)回國(guó)后，立即與李立三錯(cuò)誤路線(xiàn)展開(kāi)了斗爭(zhēng)。并于同年10月下旬邀黃玠然等談話(huà)時(shí)指出：黨中央“不能沒(méi)有秘書(shū)處，你們應(yīng)盡快恢復(fù)建制，開(kāi)展工作?！比缓笤凇段募幹棉k法》中一再宣布“以后秘書(shū)處應(yīng)注意”等字樣，這既是對(duì)秘書(shū)處的工作要求，又間接宣布了中央秘書(shū)處已經(jīng)恢復(fù)并使秘書(shū)處更有秩序地開(kāi)展工作。

中央文庫(kù)就是中央秘書(shū)處下設(shè)的具體管理保存我黨機(jī)密文件的地方，由中央秘書(shū)處抽調(diào)幾名專(zhuān)門(mén)工作人員，離開(kāi)機(jī)關(guān)，在合適的地方單獨(dú)租幾間房子，把黨中央的文件電報(bào)隱藏于此。根據(jù)《文件處置辦法》，中央文庫(kù)實(shí)行管理文件、資料三分開(kāi)。首先，將文件、電報(bào)與書(shū)報(bào)刊物分開(kāi)。中央文庫(kù)重點(diǎn)是儲(chǔ)存黨的文件和電報(bào)，附帶也收藏一些必要的書(shū)報(bào)和刊物。書(shū)報(bào)刊物被揀出后，一部分留存中央文庫(kù)，一部分給中央各部委使用。其次，將文件按成文機(jī)關(guān)或地區(qū)分開(kāi)。最初，中央文庫(kù)接收的檔案只有流水賬，隨收隨登記，未按來(lái)源分開(kāi)地區(qū)或機(jī)關(guān)。1931年《文件處置辦法》下達(dá)后，把全部庫(kù)藏文件、資料按其來(lái)源分成：共產(chǎn)國(guó)際的來(lái)文，中共中央的發(fā)文，中央各部、委、處的文件，蘇維埃政府的文件，紅軍的文件，各中央局、省委和特委的文件。再次，將重要文件與事務(wù)性文件分開(kāi)。從原有20余箱文件、資料中揀出重要部分裝入5只大皮箱內(nèi)，其余文件、資料，包括“事務(wù)性文件及小信”，均按《文件處置辦法》的規(guī)定“只須將內(nèi)容簡(jiǎn)要的記入一本流水賬，可隨時(shí)毀去”進(jìn)行了處置。

文件時(shí)間的判定

在秘密斗爭(zhēng)中，許多機(jī)關(guān)發(fā)出的文件沒(méi)有注明年月日，這對(duì)當(dāng)年使用影響不太大，但進(jìn)入中央文庫(kù)，成為歷史檔案，沒(méi)有成文年月日就成了大問(wèn)題?！段募幹棉k法》第一條指出：中共中央文件應(yīng)分4大類(lèi)，并且“均按時(shí)日編，切記注明年月日，愈詳愈好”。為了做好這項(xiàng)工作，中央文庫(kù)工作人員進(jìn)行了如下努力：(1)判定文件所屬的年度。第一步是對(duì)無(wú)年月日的或有月日無(wú)年代的文件判明成文時(shí)間。為了完成這一艱巨任務(wù)，1932年6月，中共中央調(diào)原中共滿(mǎn)洲臨時(shí)省委書(shū)記陳為入到中央文庫(kù)工作。陳為人是老黨員，熟悉中國(guó)共產(chǎn)黨的歷史。經(jīng)過(guò)幾年的考證，終于判明了中央文庫(kù)庫(kù)藏90％以上的文件資料的成文年度或成文時(shí)期。(2)收文戳記的年月。1926年7月中共中央秘書(shū)處成立后，就對(duì)收發(fā)文件進(jìn)行了嚴(yán)格登記，并使用了收文戳記。中共中央秘書(shū)處收文戳記一般加蓋在收文第一頁(yè)右上端。戳記欄目中有“收文單位”、“收文編號(hào)”、“收文時(shí)間”等?！笆瘴臅r(shí)間”不僅是文書(shū)處理程序中的一項(xiàng)基本要求，而且對(duì)判定成文時(shí)間有一定的參照作用。在中央文庫(kù)的地方文件目錄中，登錄了148份中共河北省委(包括順直省委)1930年1月－1932年12月的“直字文件第二部一般決議”文件，目錄中有91件注有“收到年月日”。目錄中有一件寫(xiě)的是《順直會(huì)議記錄——反立三路線(xiàn)問(wèn)題》，此文未寫(xiě)成文年月日，但有收到時(shí)間“1931年1月17日”，由此可以判定這份文件是在此以前形成的。(3)確定文件內(nèi)容的“相應(yīng)時(shí)期”。在無(wú)法判定文件的成文時(shí)間，又無(wú)收文年月日時(shí)，即根據(jù)成文機(jī)關(guān)的歷史、領(lǐng)導(dǎo)人的變換和文件內(nèi)容所記載的重要?dú)v史事件等，將文件歸入“相應(yīng)時(shí)期”內(nèi)。為方便工作，1931年4月中共中央秘書(shū)處制定了《關(guān)于文件編目的規(guī)定》，其中明確提出一切積存文件應(yīng)分三個(gè)時(shí)期：即1927年“五大以前”的文件：1927年7月－1928年7月“五大至六大前”的文件：1928年7月－1931年1月以后的文件。凡難以判定準(zhǔn)確年代的文件，可以判明相應(yīng)時(shí)期，并在文件上注明。

文件整理分類(lèi)

整理分類(lèi)是以文件、資料多寡為設(shè)類(lèi)依據(jù)。文件多者設(shè)大類(lèi)、部類(lèi)和項(xiàng)目，文件少者可設(shè)一大類(lèi)或若干分類(lèi)。以這個(gè)原則，分三種情況設(shè)立類(lèi)別：(1)按成文機(jī)關(guān)設(shè)類(lèi)。中共中央組織部、中央宣傳部、中央軍委、中央特委和中央秘書(shū)處、共產(chǎn)國(guó)際等都是一個(gè)機(jī)關(guān)的文件為一個(gè)大類(lèi)。按成文機(jī)關(guān)分類(lèi)，必須堅(jiān)持集中的原則，即把一個(gè)機(jī)關(guān)的文件集中在一起，然后按年代分開(kāi)。有些機(jī)關(guān)還可設(shè)分類(lèi)。共產(chǎn)國(guó)際來(lái)文為一大類(lèi)，在大類(lèi)下面設(shè)有“遠(yuǎn)東執(zhí)行局”、“職工國(guó)際”和“共產(chǎn)國(guó)際執(zhí)委會(huì)”三個(gè)分類(lèi)。即以第一級(jí)機(jī)構(gòu)文件為大類(lèi)，以第二級(jí)機(jī)構(gòu)文件為分類(lèi)。(2)按地區(qū)設(shè)類(lèi)。即一個(gè)省、一個(gè)邊界特區(qū)的全部文件資料為一個(gè)大類(lèi)。中共上海區(qū)委、中共湖南省委、中共湘贛邊界特委等都設(shè)大類(lèi)。由于一個(gè)地區(qū)所屬單位多、文件數(shù)量也多，因而在地區(qū)這一大類(lèi)內(nèi)又根據(jù)不同內(nèi)容設(shè)若干部類(lèi)，中共上海區(qū)委文件大類(lèi)下面設(shè)有9個(gè)部類(lèi)：“滬字文件第一部”為中共上海區(qū)委指示：“滬字文件第二部”為區(qū)委一般文件：“滬字文件第三部”為對(duì)外宣傳文件：“滬字文件第四部”為黨內(nèi)書(shū)刊：“滬字文件第五部”為中共上海區(qū)委以下文件：“滬字文件第六部”為群眾團(tuán)體文件：“滬字文件第七部”為“外縣”文件：“滬字文件第八部”為上海區(qū)委各種會(huì)議記錄：“滬字文件第九部”為其他文件等。(3)按文件的內(nèi)容和性質(zhì)設(shè)類(lèi)。按照《文件處置辦法》的規(guī)定，中共中央全部文件分為“最高決議及指示”、“對(duì)外宣言和告民眾書(shū)”、“會(huì)議記錄”和“一般決議、通告”等4大類(lèi)。有的大類(lèi)內(nèi)文件數(shù)量過(guò)多，不便管理，在大類(lèi)之下再設(shè)13個(gè)部類(lèi)。即：中字文件第一部為“最高決議及指示”：中字文件第二部為“一般決議”及指導(dǎo)性文件；中字文件第三部為“對(duì)外”發(fā)表的宣傳文件：中字文件第四部為“個(gè)別指示”：中字文件第五部為“對(duì)國(guó)際的報(bào)告”：中字文件第六部為“指導(dǎo)性文件”：中字文件第七部為“組織”文件：中字文件第八部為“對(duì)外刊物”：中字文件第九部為“秘密”工作文件：中字文件第十部為“特科及軍委”文件：中字文件第十一部為“蘇準(zhǔn)會(huì)”文件；中字文件第十二部為“烈士絕筆”；中字文件第十三部為“政治局及常委會(huì)議記錄”。其中第一部類(lèi)的最高決議及指示、第四部類(lèi)的“個(gè)別指示”、第九部類(lèi)的“秘密”工作、第十部類(lèi)的“特科及軍委”文件以及第十三部類(lèi)的“會(huì)議記錄”等為重要而絕密的文件：而第三部類(lèi)和第八部類(lèi)為“公開(kāi)”材料。根據(jù)文件的重要性、機(jī)密性及內(nèi)部傳閱和公開(kāi)發(fā)行區(qū)分材料，不僅使文件、資料管理有序，而且符合地下斗爭(zhēng)中保護(hù)黨的機(jī)密安全的要求。

文件編目

按《文件處置，辦法》的要求，文件整理分類(lèi)完畢，必須依據(jù)分類(lèi)號(hào)“再編抄一本分類(lèi)目錄”。中央文庫(kù)目錄的欄目有：文件、資料的類(lèi)別、文件起止年月日、文件總類(lèi)號(hào)、文件分類(lèi)號(hào)、文件標(biāo)題(名稱(chēng))、文件發(fā)出時(shí)間、文件收到時(shí)間、文件數(shù)量統(tǒng)計(jì)和備注等。其中：(1)以“代字”表示大類(lèi)。在目錄第一頁(yè)第一橫行第一句為代字，如“中字文件”即指中共中央文件，“際字文件”指共產(chǎn)國(guó)際文件，“滬字文件”指上海的文件，“浙字文件”指浙江的文件，“魯字文件”指山東的文件等等。除每一個(gè)省給一個(gè)“代字”以外，對(duì)每一個(gè)革命根據(jù)地也給一個(gè)代字，湘鄂贛的代字為“孔”，湘鄂西的代字為“賀”，鄂豫皖的代字為“沈”，湘贛邊界代字為“永”等。(2)以英文字母表示文件所屬類(lèi)別和內(nèi)容。每一部類(lèi)內(nèi)文件按政治、黨務(wù)、工人運(yùn)動(dòng)、農(nóng)民運(yùn)動(dòng)、青年運(yùn)動(dòng)、婦女運(yùn)動(dòng)、軍事工作、政權(quán)工作等內(nèi)容劃為8個(gè)分類(lèi)。屬于分類(lèi)的文件不再抽出集中，而是在原部類(lèi)按時(shí)間先后順序排列。分號(hào)的數(shù)字前邊均有一個(gè)英文字母。即：“A”代表政治，“B”代表黨務(wù)，“C”代表工運(yùn)，“D”代表農(nóng)運(yùn)，“E”代表政權(quán)，“F”代表青運(yùn)，“G”代表軍事，“H”代表婦運(yùn)。這樣，一看分號(hào)中的英文字母，就知道這份文件的內(nèi)容是什么?？茨夸?，查文件極為方便。(3)目錄兼統(tǒng)計(jì)表。目錄第一項(xiàng)是“總號(hào)”，即文件資料順序號(hào)一順到底，目錄最后一份文件的總號(hào)，也就是這份目錄登記的文件總數(shù)，這是第一種統(tǒng)計(jì)；目錄第二項(xiàng)是“分號(hào)”。即文件分類(lèi)號(hào)，例如政治類(lèi)“A”，目錄中，第一次出現(xiàn)政治類(lèi)文件為“A1”，以后出現(xiàn)的順序?yàn)椤癆2”、“A3”，以此類(lèi)推。當(dāng)每一部類(lèi)編出目錄后，必須在目錄首頁(yè)右上端作出分類(lèi)統(tǒng)計(jì)，即政治類(lèi)若干份，黨務(wù)類(lèi)若干份，工運(yùn)類(lèi)若干份等?！爸凶治募谝徊俊弊罡邲Q議及指示的目錄第一頁(yè)上注有“A18，B6；C3，D1，F(xiàn)1，G2”等，這個(gè)數(shù)字表明“本目錄中有政治類(lèi)文件18件，黨務(wù)類(lèi)文件6件，工運(yùn)類(lèi)文件3件，農(nóng)運(yùn)類(lèi)文件1件，青運(yùn)文件1件，軍事工作類(lèi)文件2件，共計(jì)31件。而且分類(lèi)統(tǒng)計(jì)數(shù)必須與目錄第一橫行中文件起止年月日數(shù)字相符。各種統(tǒng)計(jì)互相印證，文件登記與數(shù)字統(tǒng)計(jì)互相印證?！?/p>

文件體積的縮小

首先是裁剪書(shū)刊。根據(jù)《文件處置辦法》規(guī)定，凡報(bào)刊上登載的黨的文件，“必須剪貼”，即將文件從報(bào)刊中裁剪下來(lái)歸并于文件類(lèi)中，被裁剪過(guò)的書(shū)刊即可在登記目錄后銷(xiāo)毀。從書(shū)刊中裁剪文件的工作量是較大的，在中央文庫(kù)庫(kù)藏中有一份“中字文件第二部”(一般決議)文件目錄，該目錄登記的文件是277件，在備注中寫(xiě)明文件來(lái)源于報(bào)刊者達(dá)60件之多。其次是裁剪文件的四周白紙邊。為縮小文件體積，剪掉的空白紙條及時(shí)燒毀，紙灰倒入下水道用水沖走。裁剪后的庫(kù)藏文件、資料2萬(wàn)余件，僅用5只大皮箱便可全部裝下，用一堵偽裝夾壁墻就可以隱藏起來(lái)。

文件查找方法

1936年6月14日制訂了中央文庫(kù)《開(kāi)箱必讀》的查找工具?！堕_(kāi)箱必讀》共分兩部分：第一部分是“裝箱記”，記錄著5只文件箱分別裝入的是什么文件、資料，第一箱是中共中央和共產(chǎn)國(guó)際文件：第二箱是中共順直省委、鄂豫皖中央分局、閩西特委等18個(gè)地區(qū)的文件：第三箱是中共上海區(qū)委、河南省委、湘鄂西中央分局等100個(gè)地區(qū)的文件：第四箱是未整理的文件：第五箱是中文和俄文書(shū)籍、刊物。第二部分是開(kāi)箱注解，注解中首先說(shuō)明要查找?guī)觳匚募?、資料，必須“按目錄次第去檢查”，何種文件在什么目錄中，是有軌可循的：其次要遵守保管制度，切忌“亂開(kāi)亂動(dòng)”，用完文件、資料后，“仍須按照原有次序放好”。

《文件處置辦法》下達(dá)后，黨政軍各機(jī)關(guān)文書(shū)工作也出現(xiàn)了可喜的局面。有些地方被撤銷(xiāo)的秘書(shū)處又得到了恢復(fù)，濫燒文件的現(xiàn)象得到了制止，黨政軍機(jī)關(guān)上下行文趨于規(guī)范化，文書(shū)處理工作得到了明顯的加強(qiáng)。中共中央秘書(shū)處以《文件處置辦法》為依據(jù)，立即采取了以下幾項(xiàng)緊急措施：

首先制定文件整理編目制度。在1930年以前，各級(jí)秘書(shū)處有工作報(bào)告，但自己制定規(guī)章制度的還沒(méi)有。1931年3月上句《中央秘書(shū)處關(guān)于文件編目的規(guī)定》，是黨的秘書(shū)部門(mén)制定的第一份業(yè)務(wù)規(guī)定。在規(guī)定中除了“分時(shí)”、“分地”、“分項(xiàng)”、“分類(lèi)”等文書(shū)部門(mén)立卷規(guī)定外。還附發(fā)了《文件目錄格式》式樣。在《中央秘書(shū)處關(guān)于文件編目的規(guī)定》中有“參照阿秋所定”字樣，證明本規(guī)定是依照《文件處置辦法》擬制而成的。其次，重申秘書(shū)部門(mén)歸檔制度。為了保護(hù)黨的機(jī)密和秘書(shū)工作者的人身安全，黨中央決定實(shí)行文件集中制。1930年4月在《中共中央對(duì)秘密工作給中央給部委全體同志信》中指示：辦完的文件“必須隨時(shí)送至保管處保存”。這次《文件處置辦法》又規(guī)定各機(jī)關(guān)一律將辦理完畢的文件向秘書(shū)處歸檔，并指出“最理想的是每種二份，一份存閱(備調(diào)閱，即歸還)，一份入庫(kù)”?！皞湔{(diào)閱，即歸還”，指的是歸檔。從此，秘書(shū)部門(mén)有了“歸檔”制度。再者規(guī)定了秘書(shū)既管理文件又管理檔案。1930年以前秘書(shū)工作中有“文件管理”術(shù)語(yǔ)，沒(méi)有“檔案”這個(gè)概念。《文件處置辦法》下達(dá)后，才有了“資料”、“材料”、“檔案”等概念。1931年中央軍委在《紅軍撫恤條例》中說(shuō)：秘書(shū)處“處理一切文件檔案”，把辦理完畢的文件歸到秘書(shū)處后即成為“檔案”，從此在我黨政軍內(nèi)普遍使用了。