中共檔案一形成就制定了鐵的紀律：設置專人集中保管

中國共產黨成立的時候，正是帝國主義侵略勢力在中國橫行暴斂的時候，正是北洋軍閥和封建統治者視共產主義如“洪水猛獸”必欲扼殺的時候。帝國主義、北洋政府、各路軍閥、警察、憲兵、特務一起出動對付新生的共產黨。特別是在1924年至1927年這段時間內，雖然以推翻帝國主義在華勢力和北洋軍閥為目標的革命運動席卷了中國大地，取得了一系列的勝利，但隨著國民黨力量的不斷強大，蔣介石、汪精衛等右翼勢力的反共面目公開暴露出來，在他們的指使下，全國各地都發生了殺害共產黨人和搗毀總工會、國民黨左派控制黨部等慘案，中國共產黨的政治環境更加惡劣，革命形勢異常艱難，只能被迫從事秘密的斗爭。在《中國共產黨第一個綱領》中規定：“在黨處于秘密狀態時，黨的重要主張和黨員身份應保守秘密”。為此，在中共中央局機關成立之初就開始了秘密活動。在大革命運動中形成的黨內外重要文件材料數以萬計，但保存下來的卻如鳳毛麟角寥寥無幾!什么原因?答案很簡單：損失了。1923年6月，陳獨秀在中國共產黨第三次全國代表大會《政治報告》中說：“兩年來，由于中央委員會人員太少，不能搜集很多材料，又由于遭受迫害，許多材料遺失了”。開始，為了保守秘密，文件一旦發出，底稿立即燒毀；接到文件者，看一遍，怕被敵人發現，也立即銷毀了。1921年11月后，雖然中共中央局要求各地上報文件，但主要通過郵局傳遞。相當一部分文件在郵局內被各路軍閥的偵緝隊檢查出來，不但文件受損，黨的秘密組織和秘密黨員也遭受慘害。為了把黨組織形成的文件保存下來，黨中央在1923年6月制定了《中國共產黨中央執行委員會組織法》：

(一)中央執行委員會由本黨常年大會選出。其一切行動對大會負責，在兩大會之間為本黨最高指導機關，管理各區各地方之行動，發行用本黨名義之出版物：并管理派遣做青年，婦女，勞工，農民等工作之職員。

(二)中央執行委員會以九人組織之。中央委員缺職時應以候補委員補缺。大會后之中央執行委員會第一次會議，即應分配工作，并選舉五人組織中央局。其余四人分派各地，贊助該地方委員[會]一同工作，每星期將所在地情形報告中央局一次。

f三)中央局以中央執行委員會名義行使職權，由執行委員會選出委員長秘書及會計三人，其職務如下：

委員長主持一切中央局及中央執行委員會之會議，遇委員長缺席時，由中央局互推一人代理委員長之職權。

秘書員[負]本黨內外文書及通信及開會記錄之責任，并管理本黨文件。本黨一切函件須由委員長及秘書簽字。

會計在中央督察之下，管理本黨財政行政，并對于各區各地方及本黨一切機關之財政行政負責。

(四)中央執行委員會常會每四個月開一次，中央局每星期開會一次。中央局自己或經中央執行委員四人之請求，可召集特別會議。在請求書上須說明開會討論之問題及其理由。

(五)執行委員會之一切會議，須由委員長與秘書召集之，附加會議之日程。

(六)中央執行委員會及中央局之一切決定，以多數取決，但召集臨時全黨大會之議決，須以三分之二的多數取決。

(七)中央執行委員會，須在全黨大會開會日期前至少兩月通知召集，附寄議事日程草案，并請地方于通知后一月內交齊議案。各地方議案須互換。

(八)中央執行委員會之報告，在開會一月之前寄予地方。

(九)中央執行委員會財政報告，由大會指定審查委員會(中央執行委員不得當選)審查后報告大會。

(十)如有本黨三分一之區代表全黨三分一之黨員之請求時，執行委員會必須在接到請求書之一月內召集本黨臨時大會。請求書上必須說明請求召集臨時大會之理由。

在沒有專職檔案管理人員的情況下，秘書制度的建立，為檔案管理提供了保障，早期的秘書工作在很大程度上肩負著檔案保管的職責，《中國共產黨中央執行委員會組織法》所說的“管理本黨文件”，實際上就是檔案管理工作。

從1921年至1926年基本上都用“一人管理集中承辦”這種方法。不論是發文件或是收文，都由秘書或技術書記經手。誰用文件，就向保管者要，用后歸還。這種辦法是在文書處理過程中使用的。1923年后，從中央到地方，各級黨組織都采用了這種辦法“管理本黨文件”。當時的秘書既是文件的承辦者又是文件的保管者，這在秘書工作人員少而機構又不健全的情況下是個比較適用的辦法。各地黨、團組織的秘書或技術書記在管理文件時，都采用了登記的方法。一般有文件收發簿、書報刊物登記簿、文件底稿簿。登記簿內欄目主要有文件作者、文件名稱、文件內容、收發文時間、份數和備注。而在那險惡的歷史環境下這些珍貴的文件都是由負責的秘書秘密收藏的。李達在上海輔德里625號就曾作為秘密收藏文件的地址。后來，毛澤東任中共中央執行委員會秘書，又選擇上海慕爾鳴路甲秀里383號收藏文件。1924年6月楊開慧與母親并攜帶其子毛岸英、毛岸青來上海后，白天在上海大學講課，晚上就曾在那里幫助毛澤東整理過文件。為了保密的需要，這些文件用紙及紙張的大小也是有所考慮的。在1925年以前，從中央到地方形成的文件，以32開紙者居多，16開或64開紙者次之。文件基本上是小型的。文件體積小，便于投寄與攜帶，有利于保管和收藏，以及情況緊急時轉移和傳遞。例如1924年毛澤東就收存了一箱子文件共3000余件。一只家用皮箱存放數千份文件，足以證明文件體積是很小的，否則是放不下的。收藏文件方法也各不相同，有的放在皮箱內，有的藏于器具中，有的放在竹管里，有的埋于地下，有的藏于墻壁內，還有的藏于屋后房檐下。收藏方法或地址，一般只有秘書或經手者一人知曉，對保密有好處。但如果收藏者被捕或發生意外，別人不知曉，也就損失了。

隨著革命形勢的發展壯大及工作需要，以檔案整理和保管為職能之一的秘書工作也發生了變化，出現了新形式的秘書工作者。1923年中國國民黨與中國共產黨實現國共第一次合作后，革命形勢很好，黨的組織發展很快。在中央建立了組織、宣傳、軍事部或工人、農民、婦女工作委員會等機構；在地方有了中共區委、中共地委、中共縣委、總支部和支部等單位。這些部委和地方機關在開展工作中也都要求配備秘書人員。于是，1925年1月3日在《中央組織部工作進行計劃》中規定：一些部委根據機關秘書工作實際需要“須設一技術書記”。1925年11月18日中國共產黨主義青年團中央關于《加強文書技術工作》通告中指出：“組織較大之地方或區委會，應有技術書記”。建黨初期，所有黨的組織機構都很簡單，從《中國共產黨中央執行委員會組織法》便可看出，一般由3至5人組成，一個負責人，一名會計，一名秘書或技術書記。一些機關的值班記錄、會議記錄、匯報記錄、交談記錄等等都是由技術書記負責，而且要把記錄進行加工整理和抄清楚并送領導人審核。領導人審定后的記錄成為正式文件付諸施行。1921年11月中共中央局在一份通告中就要求各中共區委及時向上級作統計報告。比如黨的各級組織統計、黨團員統計、本地社會調查統計、各種出版物統計、收發文統計等等。在一個機關只有幾名領導人分工負責各項工作的情況下，各項統計也由技術書記負責，使機關工作在有秩序的狀況下開展起來了。同時，技術書記的更主要的工作是擔負文書工作的繕寫技術、刻蠟版、油印技術、文件材料采購以及機關事務工作。特別是在敵人臟腑內搞文件的整理、保管及文件和出版物偽裝工作等。這些都需要專門研究、專門知識、專門技術。因此，配備技術書記是當時檔案工作發展的標志之一。

1923年在黨的機關內推行秘書制后，機關工作有了良好秩序。當時國共已實現了第一次合作。孫中山要求中國共產黨黨員幫助國民黨各機關建立秘書工作。于是，約從1924年4月份起，黨中央就在黨內物色了數十名優秀共產黨員在中共各級領導機關內擔任了秘書或秘書長的職務。秘書工作的又一發展形式“秘書長”出現了。毛澤東、譚平山等約30余位被選為中國國民黨中央執委會和地方執委會委員并擔任了秘書或秘書長一職。隨著革命隊伍的不斷壯大，機關組織加強了，工作人員增多了，特別是文書處理工作者、文件傳遞工作者和文件管理工作者增加后需要有專人的領導，領導人就是秘書長。1924年至1926年機關的秘書和秘書長都必須是執行委員，都必須與書記、委員長、部長和主任共同負責機關工作，都必須共同批簽文件。在1926年7月建立中共中央秘書處后，擔任中央秘書長的同志一般是中央政治局委員甚至是常委。比如1925年全國總工會推選劉少奇為秘書長，而中共中央職工運動委員會秘書長則由鄧中夏擔任。此后，王若飛、蔡和森、李維漢、周恩來、鄧穎超、鄧小平等都擔任過中共中央秘書長。他們既是最高領班子的高層助理，又是文秘工作的組織者和領導者。文書處理是秘書工作中的核心部分，是領導機關和領導人實現黨政軍中心任務的重要環節，制定、執行方針政策都離不開文書處理。因此，起草文電、批閱文電、分配文電、管理文電、公布傳遞文電、承辦和會辦文電以及保管文電等等都由秘書長掌管。秘書長負責文書處理的重要環節是承上啟下，而不是包辦代替。一般的是秘書處登記后呈送秘書長，秘書長根據來件的重要性和不同內容分別批上“請某某領導批示”，或請“某某部委辦理”等字樣。1926年2月4日王若飛在《中央成立秘書部，本人為主任給慶云、伯堅、人達諸同志的信》中說：“中央增設秘書部，調我任秘書主任。”這里說“秘書部主任”實際就是中共中央的秘書長。自從王若飛擔任秘書長后，即建立了下級機關對上級機關的請示報告制度、文秘工作密切聯系制度。比如1926年8月14日《中共中央關于發文要蓋章編號的通知》規定：“各地上報中央的一切通告文件均須蓋章發出”。這是王若飛擔任中央秘書長后發出的第一份文秘工作業務指導文件。此時，機關的行政、財務、秘書、人事、安全、保密、黨務及具體的檔案保管工作分別成立了科、處、局等工作機構，1927年9月初，中國共產黨第一個檔案管理機構——中共中央秘書處文件保管處在武漢建立。從文件保管處的職能、會務和性質上看，它與現在的檔案館有諸多相似之處，也可以說它就是中國共產黨在秘密斗爭時期創建的第一個中央檔案館。至此，真正意義上的檔案工作開始形成，并逐步從秘書工作中脫離出來，獨立地在歷史舞臺上扮演著不可替代的重要角色。