信息構建視閾下的檔案利用

在檔案館中，某一利用者滿懷希望的想找出企盼已久的證明材料，但面對浩如煙海的檔案卻不知如何入手，最終失望而歸；當某人上一檔案館網站，想查找一份檔案時，發現網站設計美觀大方，界面整潔、分類明確，但一打開，卻是空無一物。在技術日益進步且檔案人奮斗多年的今天，還出現這些問題，說明問題的癥結決不是簡單的技術問題，而更多的是管理理念問題。本文試圖用信息構建的理論來分析檔案部門如何轉變工作模式，最終提高檔案利用效益，更好地為用戶服務。

一、信息構建(IA)的理論

1、信息構建的概念

1976年，美國建筑師R.S.Wurman在實踐中，將信息學與建筑學有機的結合起來，提出“信息構建”(Information Architecture)的概念，并將其定義為：“組織信息和設計環境、信息空間或信息體系結構，以滿足需求者的信息需求的一門藝術和科學”。信息構建的理論一提出，立刻引起學界的強烈反映，形成了一股研究信息構建的熱潮。

目前，國內對IA的概念有廣義與狹義之分。狹義的IA指IA在網站方面的應用。即在網站建設中借助圖形設計、可用性工程、用戶體驗、圖書管理學等理論方法幫助用戶更加成功地查找和管理信息。廣義IA，即組織機構的信息構建，指出組織機構的信息構建應面向組織機構整體，其對象應該包括組織機構信息活動中涉及的各個要素，除信息本身外，還應包括組織機構中的信息、信息服務以及與信息相關的各部門及其人員整合與合理化配置，包括技術層面的基礎設施建設、管理層面的部門建設以及信息系統本身從信息采集到用戶利用的結構建構。信息構建的最終目的是為用戶提供良好的信息體驗，實現效益的最大化。

2，信息構建的特點

筆者認識，IA的定義無論是狹義的還是廣義的，對檔案學研究、檔案工作實踐都有重要的意義，它給檔案學研究、檔案工作實踐提出新的要求，而且是從一個全新的視角來提出的：

－IA要求獲得和掌握信息內容：

－IA要求注重信息生態環境；

－IA要求將信息組織好；

－IA要求關注用戶體驗，給用戶以最大的滿足；

二、信息構建理論對開展檔案利用的意義

1、在信息構建中尤其要注意信息生態問題，生態學研究的是生物個體或群體與自然環境之間的關系，而信息生態(InformationEcology)則強調人類與信息環境之間的相互作用和影響。它重點是強調信息生態內部的平衡。根據信息生態理論，我提出了檔案信息生態模型圖，它要強調的是信息環境、檔案利用者以及檔案信息本身三者的平衡。

在信息生態模型中，IA即信息環境、檔案利用者和檔案信息三者的交集部分，因此檔案部門要想為用戶提供最優的服務，實現檔案效益的最優化，就必需考慮綜合性因素。如果用A表示檔案信息資源的綜合效益(包括經濟效益、社會效益)，用x、y和r分別表示檔案信息本身、檔案利用者情況、功能轉化率。那么公式A=r*(x*y)就是指出如何優化檔案效益的公式。在x、y一定的情況下，要獲得A的最大值，關鍵是提高信息功能的轉化率r的值，而要想提高r的值，主要就是為檔案用戶提供一個良好的信息環境。

2、信息構建的四種系統與檔案利用

一個良好的信息環境，系統的完整與有效是至關重要的，信息構建最終要生成四種系統，即組織系統、標識系統、導航系統和檢索系統。生成這四種系統的目的就是要滿足用戶的多樣化與個性化需求。

組織系統就是決定如何分組，是內容分類的途徑。檔案利用工作是一項社會化的工作。要對各樣的人群服務，既有為學術活動而利用的高學歷者，也有文化水平較低的農民、工人；既有能夠熟練運用檢索技術的專業人士，也有缺乏檢索知識的一般用戶；甚至還有身體殘疾或智障人士，這就要求檔案部門要做好調查，做好充分的準備，只有充分考慮了檔案用戶的特征，了解他們的特點，才能對優化檔案利用系統，組織好檔案信息資源，進行恰當的分類，為用戶服務。

標識系統決定如何稱呼和使用那些分組內容，并創建一致的標識方案。用戶利用檔案的需求是出于不同階段的，筆者將之分為潛在與表達階段。在不同的階段，對標識系統有不問的要求。在潛在階段，用戶還沒有完全意識到自己的需求，還處于“閑逛”階段，這時標識系統的作用體現在喚醒用戶的需求，有想了解的愿望：在表達階段，用戶對自己的需求已有了大致的了解，可利用相關檢索、模糊檢索、人工咨詢等方式確定自己的需求，進而快速的找出要找信息。

導航系統決定使用者如何瀏覽和檢索分組內容，通過制作的導航路徑，幫助用戶四處游歷和瀏覽內容。這主要是對檔案網站來說的，它幫助用戶了解自己所處位置以及從這個網站中能獲得什么，就像現實中的路標或地圖一樣，可分為全局導航和頁面導航。全局導航可以鏈接到網站內任何一個資源，而頁面導航給用戶呈現相近的主題網頁。此外，還有像背景導航等等。

檢索系統。這里強調的是檢索結果和檢索界面。檢索結果不能太龐大和雜亂無章，以至查準率過低，檢索工具要具備四種功能：一是提供查找線索功能；二是揭示檔案內容功能；三是對檔案進行科學管理功能；四是進行信息交流功能。檔案部門要有一定數量不同種類的檢索工具，要管藏性、查檢性、介紹性檢索性工具并舉，分類法與主題法相結合。

3、加強對信息本身的重視

信息構建的創始人沃爾曼將信息構建的實施者稱為信息建筑師(informationarchitects)，他認為：“信息建筑師是一個把信息的內在模式加以組織，使復雜的事情變得清晰的人，他們構建信息的結構或信息地圖，讓別人找到通往知識的途徑。”信息構建理論注重對信息本身的加工，使信息清晰化，可理解，最終增強信息的有用性以滿足用戶的需求。

信息的清晰化是滿足用戶信息需求的前提，只有清晰化的信息才能為用戶接受，并滿足用戶的需求；信息的可理解性是滿足用戶信息需求的基礎，“信息的清晰”是指感官上的清晰；信息的可理解指認識上的清晰，為了讓用戶獲得清晰的信息，就要求信息建筑師做好信息的加工與整合，以利于信息的理解。增強信息的有用性是滿足用戶信息需求的關鍵，有用性是指信息內容具有潛在的能滿足用戶需求的功能，只有對用戶有用的信息才是用戶需要的信息，理想的信息體系就應該是功能明確、專注于為用戶提供有用信息的系統。

由于種種原因，檔案領域研究檔案信息把過多的目光與精力放在了檔案的原始性、真實性等屬性討論上，而對檔案在利用中扮演什么角色，它在社會利用中需要具有什么特點，討論較少。信息構建的理論為我們提供了一個比較清晰的思路，為檔案部門在信息處理時提出了具體的要求。

4、信息構建強調用戶體驗

用戶體驗指用戶在操作或使用一件產品或一項服務的時候的所做、所想、所感，涉及到通過產品和服務提供給用戶的理性價值和感性體驗。檔案部門向來重視檔案利用工作，爭取讓用戶滿意，但如何測量用戶的滿意度，向來是一個不好解決的問題，檔案部門最多用很不滿意、不滿意、較滿意、滿意和很滿意的標準來測量。無論這個標準體系多么的健全，它實際上是從檔案部門的角度出發的，檔案部門做好檔案的收集、整理，提供查詢檢索系統，讓用戶使用，實質是讓用戶評價檔案部門的工作。滿足用戶的多方面需求并不能一開始就是檔案部門工作的出發點，這也造成一些用戶在利用完之后，雖然也查到了要查的結果，但總感到一些不足的原因。

信息已成為繼物質和能量后的第三大資源，一方面，信息在生活中的作用越大，但另一方面，無用的信息爆炸也越來越讓人們需要對信息進行組織和管理，這也是信息構建越來越受重視的原因，檔案也是一種信息，如果從信息構建的角度來審視目前的檔案利用現狀，就會發現檔案部門在滿足用戶的個性化需求、處理好檔案信息環境等方面有一定的不足，但只要檔案部門以用戶為出發點，加強自身的建設，檔案部門一定會更加受用戶的歡迎。