淺談新升格高職院校圖書館的編目業(yè)務外包

一、新升格高職院校圖書館編目業(yè)務外包的社會背景

自1991年《國務院關于大力發(fā)展職業(yè)技術教育的決定》及1996年的《中華人民共和國職業(yè)教育法》的頒布之后，職業(yè)技術教育蓬勃興起，高等職業(yè)院校迅速發(fā)展，不少中專學校及成人學院紛紛升格或合并升格，成為高職院校的重要組成部分。在新建院校中，新升格的高職院校約占總數的60％左右。這些院校圖書館在館藏、人員、館舍等方面有一定基礎，但是離教育部《普通高等學校基本辦學條件指標(試行)》里的要求還有一定距離，例如最基本的藏書量指標，根據不同類型的院校其基本指標有所不同，學生人均圖書(冊/學生)從50到80不等。而據筆者了解，目前很多新升格的高職院校的圖書館都沒有達到這個指標，以我館為例，目前藏書量僅為6萬多冊，學生人均圖書不到30冊；如果根據《高職高專院校人才培養(yǎng)工作水平評估方案(試行)》教學基礎設施部分要求“圖書館藏合格標準：理工農醫(yī)類為15萬冊，文史財經管類16萬冊”，就更有差距。而這批新升格的院校都安排在近幾年內接受評估，可以想像這批院校圖書館的圖書采編任務之重，如何解決好這個問題成為現(xiàn)階段比較迫切的課題。

要解決此問題無非兩條途徑，一是壯大圖書館的采編人員的隊伍，這一點在現(xiàn)實中是行不通的，因為新升格高職院校圖書館的人員編制本身就非常有限。如我館全部員工共9人，即使采編人員再招聘10人，對于一年幾萬種需加工的圖書也是力不從心。那么只剩下業(yè)務外包這途徑，目前很多圖書館也是這么做而且實踐證明是有效的，關鍵是如何做才能采編業(yè)務“外包”好，這是本文要討論的內容。

二、圖書館采編業(yè)務外包的優(yōu)點

1 業(yè)務外包可以解決圖書館人力不足的問題

高職院校辦學規(guī)模的急劇膨脹和教學要求的提高使圖書館的業(yè)務量急劇增加。因此，人力不足成為高職院校圖書館普遍存在的問題，其中采編人員更是緊缺，現(xiàn)有人員遠遠應付不了每年幾萬冊的圖書采編工作，只有推行業(yè)務外包這種新型管理模式，才能低耗、高效完成這些工作量。

2 業(yè)務外包可以提高采編人員的素質與能力

在新升格高職院校圖書館中，由于人員少，其采編人員也是館業(yè)務骨干，幾乎所有技術問題都需他們去處理。而由于同樣的原因，像蓋館章，貼磁條等簡單的事務性同時也是耗時性強的工作也需由采編人員完成，容易造成圖書館無法全面開展多種業(yè)務，這樣又反過來導致采編人員缺少了其他業(yè)務經驗，綜合水平難以提高。業(yè)務外包，正是高職院校圖書館增加服務手段、提高工作人員業(yè)務素質的良好機會。其一，通過把采編業(yè)務外包出去。減輕工作人員工作量，使其有機會開展圖書館深層次的服務工作。其二，把本館比較吃力的對技術要求高、服務層次深的業(yè)務外包出去后，能夠采取聯(lián)合作業(yè)的方式，讓本館人員全過程參與相關業(yè)務，從而利用這種學習和實踐的機會，使館員隊伍得到鍛煉和提高。其三，業(yè)務外包后可以使圖書館抽出人員進行外培，能有效地提高工作人員的理論水平和業(yè)務能力。一言以敝之，科學、有效地運用業(yè)務外包，可以提高工作人員素質，反之，高素質的工作人員又能對外包業(yè)務進行有效監(jiān)控，使兩者形成良性循環(huán)。

3 業(yè)務外包給圖書館集中力量做好核心業(yè)務提供基礎

如上面所提到的，業(yè)務外包可以讓一些學歷層次和素質較高的采編人員解脫出來，從事圖書館深層次的服務工作，高職院校圖書館的核心業(yè)務應是集中力量優(yōu)化和開發(fā)新的信息服務功能。從目前高職院校圖書館的情況來看， 大多數還停留在借借還還的淺層次服務上，編目業(yè)務也剛剛開始，大多沒有開展較深層次的服務。因此，對于高職院校圖書館來說，重要的是確定適合高職教育的核心業(yè)務。首先，考慮到高職院校的學生層次是大專，教學目標強調的是技能的掌握和提高。與普通高校相比，高職院校的學生到館率有一定差距。因此需要加大力氣引導學生科學有效地利用圖書館，在享受圖書館服務的同時，培養(yǎng)其愛讀書，會讀書學習習慣。這也是《普通高等學校圖書館規(guī)程(修訂)》提出高等學校圖書館的主要任務之一：開展信息素質教育，培養(yǎng)讀者的信息意識和獲取、利用文獻信息的能力。

4 業(yè)務外包能降低圖書館的運作成本

采編業(yè)務對于新升格的圖書館來說，其是圖書館資金最大支出之一。采編外包可以減輕資金緊張而帶來的運作壓力。由于書商采用的是成本核算、規(guī)模化經營的管理模式，就完成同一業(yè)務來講，書商的投入往往低于圖書館的投入。比如：在國外，從OCLC中心聯(lián)機套錄一條數據的費用是1美元；批量或回溯性編目服務費用為一種2美元以上。同樣是分編圖書，如果是圖書館自己完成，每種圖書的分編成本至少要50美元以上。我國的情況也是如此。據統(tǒng)計，我國每種書的原始分編成本在10～15元，而從CALLS套錄或者由書商提供分編數據，成本就要低得多。可以算一筆賬，請一個編目人員2500(本科)一個月，一年就是30000元，而每個編目人員一天正常情況(不包括套錄數據)編20條數據，一年的工作日：365(按平年算)一104(法定公休日52×2)一7(法定假日：元旦1天，五一、十一各3天)一5(春節(jié)休假通常占用5個工作日)=239天，減去寒暑假，那么剩下的時間就是150天左右，那么一年下來一個編目人員就是30000條數據，那么就是說圖書館自己編目的價格為1元一條，還沒有包括材料費。而目前有些數據加工商可以做到0.8元/條。

5 加快新書上架速度

許多新升格的高職院校圖書館會出現(xiàn)這種現(xiàn)象：由于新書到館數量劇增和編目加工人員短缺，導致新書積壓。當前高新技術發(fā)展日新月異，知識更新、老化速度加快，信息更呈現(xiàn)明顯的時代性和時效性。據專家稱，新書特別是科技類新書，滯留一年，其情報價值就喪失30％，而尖端高新技術類圖書，則在1～2年后幾乎變成舊書。如果教師或學生到圖書館很難及時閱讀市面上出售的新書，便會慢慢降低進圖書館的熱情，圖書的利用率也因此而大打折扣。如果將采編業(yè)務外包給書商和其他采編中心承包，要求承包者隨書配編目數據或者到聯(lián)機編目系統(tǒng)、書目數據庫公司套錄，就可以提高勞動效率，有效縮短新書在采訪、編目上的滯留時間，從而更及時地滿足師生需求。

三、業(yè)務外包操作的步驟及其所需注意的問題

1 糾正傳統(tǒng)觀念。確定業(yè)務外包范圍

目前還有一部分人認為圖書館業(yè)務外包和企業(yè)外包一樣只能將圖書館非核心的業(yè)務外包，而作為圖書館的核心業(yè)務的采編業(yè)務是不能外包。不過我們要認識到圖書館業(yè)務外包和企業(yè)外包有一個根本性的區(qū)別就是企業(yè)業(yè)務外包是追求效益的最大化，而圖書館是為了追求的是服務質量的最大化提升。所以筆者認為圖書館業(yè)務外包的工作不存在核心和非核心之分，只要某業(yè)務外包能節(jié)約成本、提高工作效率(相對不外包的情況)，或者是同樣的支出能獲得更大服務質量提升的話，那無論哪項業(yè)務都應該外包。特別是對那些渴望短時間內提升自我服務質量的高職院校的圖書館來說更應該把自己難以消化的采編業(yè)務外包出去。

2 審慎選擇外包商

在采編業(yè)務外包決策做出后，關鍵的一個問題是選擇一個合適的外包商。外包商的服務質量會影響到整個圖書館的藏書質量和日后發(fā)展，首先要看外包商是否有運作管理的能力，是否有成功的案例，并通過審慎調查，了解其客戶的滿意度。其次還要考察外包商的財務狀況、技術實力，還要對其資信進行調查，目的是建立長期可靠的外包協(xié)議，使雙方都獲利。在確定外包企業(yè)時，要防止兩種傾向，一是一味追求大型書商，二是盲目追求價格低廉，不問書商狀況。由于高職院校圖書館一般規(guī)模不大，業(yè)務量不多，而大的書商往往會把注意力集中到業(yè)務量較大的大型圖書館，對小館的服務質量有時因兼顧不到而無法保證；價格過低的書商，往往資質、業(yè)務水平和信譽等有問題，達不到我們的要求。因此，對外包企業(yè)進行綜合比較，科學合理地選擇真正適合自己的書商，對高職院校圖書館來說，是一件既不輕松又很重要的事情。

3 強化合同意識。把好外包合同簽訂關

為確保合作順利進行，合作雙方必須簽訂采購合同以約束雙方和保證各自的利益。長期以來，由于圖書館參與市場經濟活動不多，風險意識不強，對合同的認識比較膚淺。因此，作為有風險一方的圖書館，應慎重簽訂采購合同。首先，應該明確采編業(yè)務外包服務的具體內容，采編業(yè)務外包的數量、價格、合作期限、質量及質量的標準；其次，合同應確定附加服務水平和標準；另外，應明確風險承擔、賠償責任及爭端解決程序；最后，應規(guī)定終止合同的權利，包括成本的顯著增加、服務水平多次不達標、書商陷入財務或信譽危機導致不能履約等。同時要注意合同細則要具有可操作性，要有利于解決合同履行過程中出現(xiàn)的新情況新問題。如：圖書館在監(jiān)控管理中發(fā)現(xiàn)某些編目數據缺編某個字段，此時，圖書館就應該及時的向圖書供應商反映這一問題，而圖書供應商也應該及時的反饋、答復、解釋及修正。

4 加強質量監(jiān)督

圖書館管理人員應擺脫那種認為業(yè)務外包意味著工作的轉移以及外包后采編人員閑置的看法，這種看法是極其錯誤的。要使業(yè)務外包行之有救，就不能把它看成是轉移或放棄責任，而應當視作延攬人才和籌集資源，那么我們必須對外包工作作為一個項目進行管理，而主要的管理人員恰恰是我們的采編工作人員。采編人員在整個管理過程起質量控制的作用，其中包括圖書質量和編目數據質量。由于書商經營圖書的目的在于經濟效益，其編目人員往往只經過簡單的培訓后就從事編目工作，其管理都是量化管理，難免會出現(xiàn)只求數量不顧質量的問題，加之他們對館藏文獻建設缺乏基礎認識，掌握編目數據標準化規(guī)則也比較機械，有時只能照搬在版圖書提供的數據或者套錄，難以做到準確無誤。所以采編人員需對書商提供的數據逐條進行校審后才能倒進數據庫流通。

另外要注意的是，采編業(yè)務外包減少了一定的采訪瀏覽和選擇文獻的時間，但是采訪工作不能深度外包，目前有些館是根據外包商提供的書目進行圈選后返回外包商進行采購，這種辦法采訪回的圖書往往不盡如人意。所以在采訪過程中，采編人員必須抓好圖書質量關，盡量采取現(xiàn)采方法。