對財務軟件中自動轉賬模塊的幾點建議

自動轉賬是指在計算機中預先一次性定義好各個轉賬分錄，然后由計算機自動編制憑證，將指定賬戶的發生額或余額利用自動轉賬公式轉入另一指定賬戶，從而實現憑證數據的自動高速輸入。但根據國內多家通用財務軟件的使用情況，發現其中有的環節設計不太理想，因而也就增加了操作人員的主觀判斷，沒有充分發揮軟件的檢測功能，如轉賬業務無級別設置、轉賬業務無級別校驗、憑證記賬無級別校驗、轉賬業務無原始憑證生成等等。

一、自動轉賬模塊存在的問題

1.轉賬業務無級別設置

在手工情況下，會計的轉賬業務一般有：分配制造費用、分配輔助生產成本、計提固定資產折舊、計提職工福利費、計提工會經費、計提職工教育經費、計提壞賬準備、各項收入轉利潤、各項費用支出轉利潤、計提所得稅、利潤分配、年末結轉等。在實際會計工作中，這些轉賬業務是有先后順序的，因此也就形成了期末轉賬業務的級別。根據實際工作中會計業務發生的先后順序，進行會計業務的轉賬處理，才能形成正確的會計數據，這是每個會計從業人員所共知的。但在財務軟件的自動轉賬模塊中卻沒有設置轉賬業務的級別，致使會計業務不熟練的人員操作時出現自動轉賬憑證數據錯誤。

2.轉賬業務無級別校驗功能

通用財務軟件的自動轉賬業務模塊應當根據手工情況下會計轉賬業務的順序來設計，同時要利用軟件和計算機的特殊功能，對轉賬業務級別進行校驗，以免轉賬級別較高的記賬憑證先生成，或低級別的憑證在未記賬的情況下生成高級別的憑證，從而造成財務數據的錯誤。我在會計電算化教學中就曾發現學生多人次對同一筆經濟業務利用期末自動轉賬功能生成不同數據的現象，尤其是會計知識掌握不夠扎實的學生更容易出錯。因此對會計軟件中的自動轉賬業務應該設置轉賬業務級別校驗功能。

3.憑證記賬無級別校驗

在財務軟件的使用過程中，經常會出現這種情況：低級別的憑證已經生成，但尚未審核記賬，這時生成高一級別的憑證時系統也允許生成，從而導致生成的自動轉賬憑證數據錯誤。因此應在自動轉賬模塊中增加憑證記賬級別校驗功能。

4.轉賬業務無原始憑證生成

從事會計工作的人員都知道，編制記賬憑證的依據是原始憑證，而自動轉賬模塊生成自動轉賬憑證時如果不把數據來源公式打印下來作為原始憑證，自動轉賬憑證的數據就無從查驗，從而給審計、財稅檢查等工作造成不便。現在通用的財務軟件大多無此功能。

二、建議

1.設置轉賬業務級別

對于一般企業來說，轉賬業務應按下表所示設置級別：

在自動轉賬模塊應增加轉賬業務級別設置功能，以劃分轉賬業務的先后順序及層次。只有這樣，才能避免在低級別的憑證沒有生成時生成高級別的憑證，或在低級別的憑證沒有記賬就生成高級別的憑證，造成自動轉賬模塊生成的記賬憑證數據錯誤。

2.增加轉賬業務級別校驗功能

增加轉賬業務級別校驗功能，由軟件校驗轉賬業務屬于哪一級別的業務，并檢測本級轉賬業務是否全部生成，若有未生成的轉賬憑證，系統應給予報告，提示操作人員是否繼續生成高一級憑證。

在自動轉賬模塊中增加轉賬業務級別校驗功能時，要對每級別進行校驗，而不是對每一筆業務進行校驗，這樣既減少人機對話，又能做到有效校驗。有的軟件對每一筆業務都進行校驗，但卻不能對低級別的憑證是否已經生成進行校驗，這就有可能造成在低級別的憑證未記賬的情況下生成高級別的憑證，從而導致會計數據的錯誤。有的軟件根本沒有校驗功能，應當增加。例如某通用會計軟件在計提工會經費時，首次生成憑證時系統無提示，第二次生成該憑證時，系統提示“有未記賬憑證，是否生成？”，若選“是”，系統仍會生成憑證，導致一項業務生成多張憑證，而系統竟然沒有檢測出是同一筆經濟業務。可見，在財務軟件中增加級別校驗功能已成為當務之急。

3.增加憑證記賬校驗功能，確保自動轉賬層次低的憑證均已記賬

在進行期末轉賬業務的憑證制作時，若本級憑證未全部生成，當生成高一級別的憑證時，系統應提示“尚有低一級別的憑證未生成，是否繼續Y/N”，如果本級憑證存在漏編，則鍵入“N”，繼續生成本級憑證。如果本級本層次的憑證確已全部生成，則鍵入“Y”，準備生成高一級憑證。當鍵入“Y”后提示“前一級憑證尚未記賬”，則應先進行前一級憑證的審核、記賬，之后再進行高一級別憑證的生成。

4.增加自動轉賬業務公式打印功能，給后續財稅檢查及審計留下線索

每筆自動轉賬業務生成后，存盤時系統應提示“是否打印公式來源及數據?Y/N”，鍵入“N”，則跳過打印。鍵入“Y”，則打印本項業務的計算公式及數據，作為記賬憑證的原始憑證，以備財稅檢查及審計。現在的通用會計軟件大都沒有此功能，從而給后續檢查及審計工作造成不便，因此應增加自動轉賬業務公式的打印功能。

總之，財務軟件中的自動轉賬功能是會計電算化中一個非常快捷的功能模塊，我們應不斷對其完善，以便使其充分發揮應有的作用，從而大大提高工作效率。