電子文件對檔案工作發展的影響及對策

趙一光

【摘要】伴隨計算機信息技術的飛速發展，電子文件在人們的日常生活與工作中出現得越來越多，成為了我們記錄各項信息的重要方式之一。電子文件使用頻繁，自然對傳統的檔案管理工作帶來了巨大的影響。本文正是在這樣的背景下，試圖探討電子文件對檔案工作的影響，最后在此基礎上提出做好新形勢下檔案管理工作的對策。

【關鍵詞】計算機信息技術；電子文件；檔案管理

近些年來，伴隨電子計算機廣泛應用于各個領域，不論是政府機關、企事業單位還是其他行業，都在積極應用計算機信息技術提高工作效率，加快信息化進程。于是傳統辦公過程中所產生的紙質文件逐漸被電子文件所取代，如何做好電子文件檔案管理工作，就成為了檔案管理人員不得不思索的問題。

一、電子文件對檔案工作發展的影響

電子文件對檔案工作發展的影響主要體現在以下幾個方面：首先，電子文件檔案的歸檔時間不同。由于電子文件檔案自身特性，因此可以實現隨時歸檔，從而保證了歸檔的準確性與完整性，避免歸檔期間出現文件漏掉或出錯等情況。其次，電子文件檔案歸檔方式不同。由于電子文件檔案采用的是電子編碼技術，因此能夠隨時進行編輯，這雖然有利于調整檔案內容出錯的地方，但同時帶來另一個問題，那就是檔案內容也可能被惡意修改。因此電子文件檔案的歸檔要尤其注重相關保護工作，以確保歸檔的電子文件檔案是最準確、最真實和最原始的。最后，電子文件檔案的保管方式不同。電子文件檔案的存儲載體易變質、老化以及載體更新等都會對電子文件檔案的長期可讀性產生一定影響。這就要求檔案管理人員在存儲電子文件檔案的時候，最好用一種統一的、通用的格式來對其予以存儲，并做好備份，確保任何時候都能夠對過去存儲的電子文件檔案進行讀取操作。從上述幾點不同，可以看出電子文件已經對傳統的檔案管理工作產生了巨大的影響，大大提升了傳統檔案管理工作的效率。

二、電子文件檔案管理措施及對策

（一）強化檔案管理意識。首先，各個單位的領導層應充分認識到電子文件檔案的重要價值，轉變觀念，提升對電子文件檔案管理的重視程度，積極采取各項措施在單位中形成電子文件檔案管理的良好氛圍，進而使全體人員在潛移默化中轉變思想觀念和檔案意識，使他們真正意識到日常工作與檔案管理具有同等重要的作用。其次，應強化電子文件檔案管理意識，這是做好電子文件檔案管理工作的前提。而要強化電子文件檔案管理，需要從全員入手，要求單位的各個部門、各個崗位樹立全員檔案意識，彼此之間加強配合協作。電子文件檔案管理是單位儲存、利用電子文件檔案信息的途徑和手段，最終目的是為單位各項工作服務，因此檔案管理部門還應當定期或不定期對單位全體成員開展電子文件檔案相關方面的培訓或講座，使其充分認識電子文件檔案管理工作的重要性，以及認識到自身在電子文件檔案管理環節中肩負著怎樣的責任，增強全體成員電子文件檔案管理意識。

（二）更新管理方式方法。為了有效提高檔案管理工作水平，檔案管理部門應當積極地將先進的計算機信息技術應用到檔案管理中來，更新檔案管理方式方法，實現檔案管理工作的信息化。這直接影響著檔案錄入的靈活性與及時性，影響著檔案管理工作的成效和成果。為了實現電子文件檔案資源的最大化利用，檔案管理部門還應當增強檔案工作服務意識，積極采取可行的措施為單位快捷提供檔案服務。比如檔案部門可以在單位網站額外增開檔案部門網頁，為單位成員提供檔案查詢、瀏覽、下載等服務。又如為了提高單位電子文件檔案的利用效果，各單位還可以根據自身實際情況，構建數字檔案庫，讓有檔案需求服務的人員都可以通過登錄數字檔案庫，快速查詢、瀏覽、下載到自己所需要的檔案資料。此外，為了確保電子文件檔案的網絡安全性，檔案管理部門還應當對含有密級信息的電子文件檔案予以加密處理，并定期或不定期更改“密鑰”，有效保障電子檔案的安全，同時也避免借閱、利用人員誤操作對電子文件檔案造成損壞或者更改檔案內容。

（三）提升人員綜合素質。一方面，檔案管理部門應對檔案管理人員加強專業知識技能培訓。檔案管理人員的專業知識技能一般是指對檔案收集、整理審核、歸類存檔等相關內容的熟練掌握。檔案管理部門可以通過開展各類專業知識技能培訓活動或者以學術交流會的形式對檔案管理人員進行定期培訓，不斷提升其專業知識技能和業務水平。還可以定期組織檔案管理人員去檔案管理先進地區觀摩學習，積極借鑒他人在電子文件檔案管理方面的先進經驗。一方面，檔案管理部門還應當對檔案管理人員加強計算機信息技術方面的培訓力度，增強檔案管理人員的計算機信息技術水平，以更好地滿足電子文件檔案管理需要，進而更好地滿足單位檔案管理信息化建設的需求。

三、結語

綜上所述，新的形勢對檔案管理工作提出了新的要求，檔案管理人員必須轉變與更新檔案管理理念，緊跟時代發展步伐，積極探索新的方式方法來做好新形勢下的檔案管理工作，以更好地適應檔案管理信息化的時代需要，將檔案管理工作應有的作用和效益充分發揮出來，更好地為促進社會發展服務。

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