信息時代學(xué)校檔案管理的改革

學(xué)校檔案是學(xué)校歷史面貌的真實記錄，是國家檔案的重要組成部分，是集教學(xué)、科研、黨政管理、儀器設(shè)備、財會等眾多門類為一體的綜合性的檔案體系，是學(xué)校教育教學(xué)活動的重要內(nèi)容，是領(lǐng)導(dǎo)部門的決策支持，是學(xué)科建設(shè)、科研工作的參考依據(jù)，是資源配置、基本建設(shè)的信息資料，是教學(xué)改革、質(zhì)量控制的基本依據(jù)，也是學(xué)校管理水平的標(biāo)志之一。科學(xué)、系統(tǒng)、全面地管理好學(xué)校各項活動中形成的檔案材料，對于積累經(jīng)驗、開創(chuàng)未來，更好地服務(wù)于教學(xué)具有重要意義。

隨著教育教學(xué)改革的不斷深化，科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，電教資料種類的增多，給檔案管理工作帶來了一些新的問題。

一、檔案管理的內(nèi)容、服務(wù)手段、方式、途徑、收藏等的變革

隨著計算機(jī)的廣泛應(yīng)用，教學(xué)手段發(fā)生了很大的變化，粉筆加黑板的教學(xué)模式逐步被淘汰，朝著教育信息化的方向發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生，使學(xué)校檔案管理工作發(fā)生深刻的變化。檔案管理的內(nèi)容、服務(wù)手段、方式等都在變革。由紙質(zhì)檔案逐步變?yōu)榧堎|(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案三者并重；服務(wù)手段由以前的手工操作逐步變?yōu)殡娮有畔⒒挥梢郧氨粍咏哟樵冏優(yōu)楝F(xiàn)在的電子信息網(wǎng)絡(luò)異地查詢。所以，在新形勢下對檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。

二、 檔案管理模式的改革

學(xué)校檔案呈現(xiàn)互相滲透、交叉的特征，給立卷歸檔、質(zhì)量鑒定、提供使用帶來一定困難。傳統(tǒng)檔案管理模式已不適應(yīng)新形勢的要求，為提高檔案管理水平和檔案材料利用率，就必須對傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行改革。

第一， 更新觀念，樹立新的工作形象。檔案是一種原生的信息資源，它藏在檔案庫房里，不為人知，必須信息化以后才能被更多的人發(fā)現(xiàn)和利用。在知識經(jīng)濟(jì)時代，人們對于知識和信息的需要大量增加，給檔案工作的發(fā)展提供了良好契機(jī)。檔案工作在為各項工作提供服務(wù)的過程中，愈來愈顯示了它的重要性，檔案工作地位和作用逐漸被人們所認(rèn)識。但是，由于過去檔案制成材料主要以紙質(zhì)為主，管理上又以手工操作為主，檔案只能局限在檔案館(室)內(nèi)，依附于紙質(zhì)載體的流動，處于相對靜止的狀態(tài)。要發(fā)展就必須改革，檔案工作者要更新觀念，樹立與社會發(fā)展相適應(yīng)的效益觀念、競爭觀念、時效觀念、資源共享觀念，建立起開拓進(jìn)取的發(fā)展觀念，特別要樹立主動服務(wù)的新形象。充分發(fā)揮檔案信息資源優(yōu)勢，不等不靠，廣開門路，緊跟學(xué)校發(fā)展步伐，以自身的努力來增強(qiáng)學(xué)校檔案的服務(wù)功能和發(fā)展能力，使大家更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來，從而最大限度地發(fā)揮檔案的作用。

第二， 規(guī)范整理檔案。規(guī)范整理檔案是適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需要，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是適應(yīng)社會發(fā)展和學(xué)校工作發(fā)展的必然選擇。過去對紙質(zhì)檔案的管理，我們以手工操作為主，如今，學(xué)校在教學(xué)中使用網(wǎng)絡(luò)化、多媒體教學(xué);在管理中，辦公自動化日趨完善，校園網(wǎng)覆蓋了學(xué)校，信息技術(shù)不斷地滲透到教育、教學(xué)、管理、生活乃至校園的每一個角度。使學(xué)校工作發(fā)生著全新的改革。因此，需要研究和探索特殊載體形式檔案的形成規(guī)律和科學(xué)的管理方法，對檔案整理提出了新的要求。我們必須按照《中華人民共和國檔案法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求制定相應(yīng)的檔案管理制度和保密制度，依法制檔，對不同載體、類別的檔案材料分門別類進(jìn)行規(guī)范整理，為計算機(jī)的管理打下的基礎(chǔ)。

第三， 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。隨著學(xué)校現(xiàn)代教育步伐的加快，檔案工作也要與時俱進(jìn)，檔案工作要上檔次、上水平，產(chǎn)生質(zhì)的飛躍，必須搞好檔案信息化建設(shè)和實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。檔案信息化建設(shè)可以推動檔案服務(wù)由被動向主動轉(zhuǎn)變，解放生產(chǎn)力，提高了檔案管理利用的工作效率。因此，檔案部門應(yīng)將檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心向檔案信息化建設(shè)和檔案現(xiàn)代化管理方面轉(zhuǎn)移，要積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)、設(shè)備和管理手段，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和多媒體技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案的科技含量和科技創(chuàng)新能力，逐步實現(xiàn)檔案工作從純手工操作向現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變。檔案信息化建設(shè)是新時期檔案部門的一項基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路。檔案信息化建設(shè)一定要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，保證利用檔案的查全、查準(zhǔn)，力求檔案信息管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全、可靠。現(xiàn)在許多學(xué)校都拓展了校園網(wǎng)的信息傳輸功能，檔案部門可以將電子文件加工、整理，轉(zhuǎn)化為電子檔案，檔案部門應(yīng)該借助校園網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案目錄的網(wǎng)上查詢，使利用者享受到更便捷的信息服務(wù)。信息化是全面提高工作水平的一個重要條件。檔案部門要高度重視信息化建設(shè)，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)和先進(jìn)手段，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、部門、教職員工提供高效、快捷的檔案信息服務(wù)。檔案工作要抓住當(dāng)前大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)這一歷史機(jī)遇，努力實現(xiàn)檔案技術(shù)革命，從而推動檔案工作上一個新的臺階。

第四，提高人員素質(zhì)，加強(qiáng)隊伍建設(shè)。堅持“以人為本”是科學(xué)發(fā)展觀的基本要求。學(xué)校檔案事業(yè)改革、發(fā)展的水平，歸根結(jié)底取決于檔案工作隊伍的狀況。建立一支結(jié)構(gòu)合理、素質(zhì)較高且相對穩(wěn)定的專業(yè)隊伍是學(xué)校檔案信息服務(wù)工作得以發(fā)展的保證。這支隊伍不僅應(yīng)具備信息知識、專業(yè)技術(shù)、外語知識和計算機(jī)應(yīng)用知識，還應(yīng)具有良好的職業(yè)道德和熱情服務(wù)的精神，因此，人才的培養(yǎng)和引進(jìn)成為當(dāng)務(wù)之急。學(xué)校檔案室要積極創(chuàng)造條件引進(jìn)人才，著重抓好人員培訓(xùn)，把傳統(tǒng)的服務(wù)型人才培養(yǎng)成為掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的人才，不斷提高檔案人員適應(yīng)能力和熟練掌握程度，適應(yīng)新形勢下檔案工作的需求，為學(xué)校的教育教學(xué)和科學(xué)研究提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，使檔案信息服務(wù)邁向新臺階。

第五，切實加強(qiáng)對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好檔案工作的關(guān)鍵。校級領(lǐng)導(dǎo)是學(xué)校各項管理工作中高層次的決策者、指揮者和組織者，只有領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心、重視和支持，檔案工作才能順利開展。檔案管理人員要及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，以取得領(lǐng)導(dǎo)的支持與重視，真正把檔案工作納入學(xué)校工作的整體計劃之中，提到領(lǐng)導(dǎo)的重要議事日程，并作為評估學(xué)校工作的重要內(nèi)容，及時解決學(xué)校檔案管理中遇到的困難，不斷更新和完善檔案管理設(shè)施，實現(xiàn)學(xué)校檔案管理的制度化、科學(xué)化和規(guī)范化，為學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

總之，檔案工作要隨著學(xué)校的發(fā)展而發(fā)展，隨著社會的進(jìn)步而進(jìn)步，檔案工作者只有全面落實科學(xué)發(fā)展觀，不斷改革創(chuàng)新，求真務(wù)實，才能樹立檔案工作新形象，開拓檔案工作新局面，以更好地服務(wù)于當(dāng)前的教學(xué)工作。

（新疆兵團(tuán)農(nóng)十師一八二團(tuán)辦公室）