北京市檔案館檔案利用工作回顧

1996年，隨著北京市檔案館新館開館和第一批35萬卷檔案對社會開放，檔案館的大門向社會打開，廣大公眾走進(jìn)檔案館，北京市檔案館實(shí)現(xiàn)了從封閉型檔案館向開放型檔案館的轉(zhuǎn)變，檔案利用工作也隨之發(fā)生了巨大的變化。

一、檔案開放，使利用工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍

檔案開放，使利用服務(wù)由以黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體為主要對象擴(kuò)展到面向全社會提供檔案信息。這是一種質(zhì)的飛躍，標(biāo)志著北京市檔案館的檔案利用工作從封閉走向開放，從被動服務(wù)轉(zhuǎn)向積極主動服務(wù)。開放思想的確立，對檔案利用工作的發(fā)展具有深遠(yuǎn)的影響。

隨后，北京市檔案館又先后三次開放檔案，使開放檔案數(shù)量達(dá)到65萬卷。開放檔案數(shù)量的不斷增加，內(nèi)容的不斷豐富，吸引了更多的社會公眾走進(jìn)檔案館，利用者的利用需求呈現(xiàn)多樣化，編史修志、工作查考、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、學(xué)術(shù)研究、個人取證……不同的利用需求，不同的利用特點(diǎn)使利用工作在工作思路、服務(wù)方式上與時俱進(jìn)，不斷做出新的調(diào)整。

二、突破傳統(tǒng)利用模式，開辟利用服務(wù)新天地

“好酒不怕巷子深”的保守思想長期影響著檔案工作服務(wù)社會的深度、廣度。新成立的利用部門改“你來查，我接待”的被動服務(wù)為“你需要，我提供”的主動服務(wù)，走出檔案館，與社會緊密聯(lián)系，多層次、多渠道地宣傳檔案工作、開發(fā)檔案信息。

1、圍繞需求，主動服務(wù)

從1996年起，利用部門采取“因人而發(fā)、因事而發(fā)”的工作原則，及時捕捉社會熱點(diǎn)問題，分析社會需求，主動提供服務(wù)。一是在了解需求的基礎(chǔ)上，采取送檔上門的方式，主動為市委市政府等領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、全市百余家單位、各類學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)以及奧運(yùn)申辦籌備等重要工作提供檔案信息，為他們制定科學(xué)決策、開展各項(xiàng)工作、提高經(jīng)濟(jì)效益、進(jìn)行學(xué)術(shù)研究提供了有效的信息支持。二是對社會熱點(diǎn)問題和近期查檔動態(tài)，進(jìn)行利用需求預(yù)測，早做準(zhǔn)備。如針對頒布的勞模獎勵政策預(yù)測出勞模檔案將成為查閱熱點(diǎn)，提前摸底，制作機(jī)檢數(shù)據(jù)庫，將勞模檔案制成縮微片；針對查閱房地產(chǎn)檔案利用者增多的趨勢，將幾十萬卷房地產(chǎn)檔案整理編目，錄入數(shù)據(jù)庫；針對招工檔案查閱高潮，主動聯(lián)系市勞動局、人事局和區(qū)縣檔案館等單位，了解檔案保存情況……這一系列措施，節(jié)省了查閱時間，提高了利用效率，使利用者受惠其中。

2、廣泛宣傳，擴(kuò)大影響

檔案宣傳力度不夠，社會檔案意識不高，是利用工作不景氣的原因之一，為此利用部門多年來始終加強(qiáng)對外宣傳。1999年1月，利用部門在市兩會期間，設(shè)計印制了利用檔案規(guī)定辦法、新年賀信、宣傳冊等一系列介紹館藏檔案的宣傳品1500余份，發(fā)送到兩會代表手中。當(dāng)帶有濃郁歷史韻味，體現(xiàn)檔案館古樸風(fēng)格及最新檔案信息的精美宣傳品擺放在兩會代表面前之時，代表們紛紛稱贊道“檔案館的工作搞得很活躍，很細(xì)致！”有的代表當(dāng)場提出查閱要求。通過這一宣傳活動，使檔案館的知名度大大提高，會后不少代表紛紛來電話咨詢，有的親自來檔案館參觀、查檔。

多年來，利用部門多次利用各類媒體開展檔案宣傳，在各類媒體發(fā)表宣傳文章幾十篇，接受多家媒體采訪，上街發(fā)放宣傳材料。通過這些工作，提高了檔案館的知名度，普及了檔案利用知識，增強(qiáng)了社會檔案意識，取得了良好的效果。

3、開發(fā)檔案信息，參與文化合作

在主動提供檔案信息的同時，市檔案館利用服務(wù)部門還積極開發(fā)檔案信息資源，參與文化合作項(xiàng)目。13年來，市檔案館利用服務(wù)部門先后參與《中法大學(xué)勤工儉學(xué)運(yùn)動展》、《孫中山創(chuàng)辦中國大學(xué)史料展》、《慶祝建黨80周年展覽》、《百年經(jīng)緯看北京》等大型展覽，參與《稅務(wù)志》、《市政志》、《地壇史料匯編》、《北平和平解放五十周年》、《北京寺廟匯編》、《北京地方財政機(jī)構(gòu)稱謂變化》等史料匯編的編輯工作，其中《北京城垣的保護(hù)與拆除》、《清代與民國時期北京地區(qū)審判活動檔案資料綜述》還入選“北京史與檔案”國際學(xué)術(shù)研討會。同時，還加強(qiáng)與新聞媒體的合作，為《開端》、《古都的黎明》、《世紀(jì)回眸》、《探索·發(fā)現(xiàn)》、《北京2008》、《首都經(jīng)濟(jì)報道》等數(shù)十個節(jié)目提供檔案信息。

近年來，國外學(xué)術(shù)型利用者明顯增多，我們抓住時機(jī)，積極開展國際合作，為韓國、俄羅斯等國利用者開發(fā)提供檔案信息，同時還在編輯史料、舉辦展覽，極大地拓寬了檔案信息傳播的渠道，發(fā)揮了檔案信息資源的價值。

4、積極應(yīng)變，開發(fā)新的用戶群

“十五”期間，隨著大范圍編史修志的結(jié)束，北京市檔案館的利用群體發(fā)生了很大變化，以編史修志為主的因公查檔利用者的數(shù)量逐漸減少，導(dǎo)致年總查檔人數(shù)呈下降趨勢。面對這種局面，我們沒有坐觀其變，而是結(jié)合館藏特色和北京市學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)眾多，文化氛圍濃厚的特點(diǎn)，認(rèn)真分析調(diào)研，將開發(fā)新用戶群的目光投到教育和文化機(jī)構(gòu)身上。主動上門向20余所大學(xué)、中學(xué)和文化機(jī)構(gòu)發(fā)放宣傳材料的方式收到了滿意的效果，學(xué)者們了解了檔案館，了解了檔案，他們從到圖書館利用二次文獻(xiàn)，轉(zhuǎn)為走進(jìn)檔案館，徜徉在珍貴的原始資料的海洋中。來檔案館利用者的數(shù)量持續(xù)增加，結(jié)構(gòu)也發(fā)生了變化，來自中外的學(xué)術(shù)型利用者的人數(shù)從2001年占查檔總?cè)藬?shù)的7%持續(xù)上升至現(xiàn)在的30%，調(diào)閱、復(fù)制檔案的數(shù)量和查閱范圍也排在首位。現(xiàn)在，檔案館已經(jīng)成為很多學(xué)者“最愛翻閱的工具書”，一位大學(xué)生說過“現(xiàn)在在我們學(xué)校，來檔案館查檔案已經(jīng)是一件很時髦的事情了”。

5、強(qiáng)化服務(wù)職能，提高服務(wù)水平

檔案工作的根本屬性是服務(wù)性，市檔案館利用處是體現(xiàn)服務(wù)性的窗口部門。北京市檔案館利用部門始終堅持打好服務(wù)牌，以“三優(yōu)一創(chuàng)”、爭創(chuàng)“青年文明號”和“保持共產(chǎn)黨員先進(jìn)性教育”等活動為契機(jī)，以服務(wù)中心、服務(wù)大局、服務(wù)百姓為原則，提高服務(wù)意識，更新服務(wù)觀念，豐富服務(wù)形式，完善服務(wù)設(shè)施。

13年來，市檔案館利用處不斷推出新的服務(wù)舉措，從提出“不讓利用者帶著遺憾離開檔案館”口號到實(shí)行崗位責(zé)任制，從推行接待服務(wù)公約到開展無假日服務(wù)，從簡化查檔手續(xù)到開展高層次定題服務(wù)，從開通檔案查詢向?qū)峋€到開展網(wǎng)上查檔服務(wù)……為利用者服務(wù)的腳步始終沒有停歇。

為了給利用者提供舒適的查檔環(huán)境，市檔案館對檔案利用大廳進(jìn)行了兩次布局規(guī)劃，設(shè)置了接待登記區(qū)、手工檢索區(qū)、數(shù)字化查閱區(qū)、原件閱覽區(qū)、縮微品閱覽區(qū)和寬敞明亮的休息廳，各區(qū)域的布局即符合查檔工作流程，又體現(xiàn)出以人為本的服務(wù)理念。大廳內(nèi)配備電子顯示屏、觸摸屏、計算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備和飲水機(jī)、存包柜等服務(wù)設(shè)施。完備的設(shè)施和工作人員熱情的接待，讓利用者有賓至如歸的感覺。一位美國學(xué)者感言“在中國，這是我所到過的最好的檔案館，閱讀環(huán)境，服務(wù)設(shè)施以及服務(wù)態(tài)度均堪稱上乘，可與世界一流的圖書館及檔案館媲美，每一位工作人員都很專業(yè)，服務(wù)熱情，對我?guī)椭艽螅厝ノ乙蛭业耐瑢W(xué)和老師宣傳，讓他們都來看檔案。我因北京檔案館而喜歡北京，我還會再來” 。

6、加快利用服務(wù)現(xiàn)代化步伐

在信息化快速融入檔案工作的同時，檔案利用服務(wù)的方式和方法也發(fā)生了徹底的改變。

多年來，市檔案館加強(qiáng)了辦公自動化和查檔服務(wù)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)， 2臺386計算機(jī)被30余臺新型計算機(jī)取代；手工登記、調(diào)檔、統(tǒng)計被計算機(jī)登記、調(diào)卷、統(tǒng)計取代；手工目錄檢索被400多萬條、20余個專題的數(shù)據(jù)檢索取代；電話、信函咨詢查檔被網(wǎng)上咨詢和預(yù)約調(diào)卷取代；單一的原文閱覽被數(shù)字化利用平臺上數(shù)字化檔案閱覽取代；利用者必須到館查檔被現(xiàn)在79萬條檢索數(shù)據(jù)和152萬頁數(shù)字化檔案網(wǎng)上查閱取代，廣大公眾甚至遠(yuǎn)在國外的利用者足不出戶就可以閱覽珍貴檔案……利用服務(wù)自動化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)成為數(shù)字檔案館建設(shè)的先鋒。

7、轉(zhuǎn)變觀念，服務(wù)民生

根據(jù)落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀和服務(wù)民生的要求，市檔案館利用服務(wù)工作逐步轉(zhuǎn)變了工作中重機(jī)關(guān)團(tuán)體利用、輕個人利用，重為機(jī)關(guān)團(tuán)體服務(wù)、輕為群眾服務(wù)的傳統(tǒng)觀念，把解決人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的利益問題作為利用服務(wù)的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，注重個人和廣大人民群眾對檔案的利用。針對近年來查閱房地產(chǎn)、勞模、招工、學(xué)歷、公證、家史等檔案利用者日益增加的趨勢，為本館編目、整理部門提供信息，加強(qiáng)檔案整理，制作專題目錄，購買政策匯編，簡化查檔手續(xù)，完善服務(wù)設(shè)施，同時強(qiáng)調(diào)換位思考，加強(qiáng)對接待人員的思想教育和接待技巧的培訓(xùn)，形成了一套行之有效的接待方式方法。利用者成為最大的受益者，當(dāng)一位利用者查到自己所需的歷史檔案時激動地說“真是太感謝你們了，這些珍貴的資料圓了我們一家三代人的心愿” 。

三、拓展工作職能，開展政府信息查閱服務(wù)

隨著政府信息公開工作的開展，檔案館的工作職能得到拓展，在提供檔案信息服務(wù)的同時，還承擔(dān)起向社會提供政府信息查閱服務(wù)的工作。

2006年1月1日，北京市檔案館成為北京市已公開行政規(guī)范性文件的查閱場所。2008年5月1日，隨著《中華人民共和國政府信息公開條例》正式施行，北京市檔案館政府信息公開查閱中心也正式掛牌并向社會提供查閱服務(wù)。

為了貫徹執(zhí)行《中華人民共和國政府信息公開條例》，進(jìn)一步做好政府信息查閱接待服務(wù)，北京市檔案局（館）領(lǐng)導(dǎo)高度重視，多次研究，開辟了400余平方米的查閱場所，煥然一新的政府信息公開查閱大廳配備了先進(jìn)的查閱設(shè)備，制作了詳細(xì)的目錄索引，為利用者提供了優(yōu)雅舒適的查閱環(huán)境和方便快捷的查閱服務(wù)。為了擴(kuò)大提供信息的范圍，根據(jù)社會需求熱點(diǎn)，從市勞動局、人事局、房管局等單位購買了大量政策法規(guī)匯編，還收集了《中華人民共和國國務(wù)院公報》和《北京市人民政府公報》以備查閱。

新的工作職能給檔案利用服務(wù)工作提出新的挑戰(zhàn)，也帶來新的機(jī)遇，我們將抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，吹響新的進(jìn)軍號角，為檔案事業(yè)的發(fā)展再立新功。