職能簡易分類的實踐與再認識

職能簡易分類方法是檔案分類實踐的產物。如果人們認為，檔案分類實踐應當與社會發展與時俱進，并謀求在實踐中對傳統檔案分類方法創新，那么，人們就應當進行視野開闊的、具有明確目標的并在相應理論指導下的實踐。筆者在本文中關于職能簡易分類的實踐與認識，便具有這樣的特點。

一、檔案分類實踐視野與簡約化實踐

實踐視野是職能簡易分類實踐中的一個極為重要的問題。以往的許多檔案分類實踐，由于不能擺脫狹隘性，由于實踐領域不能充分擴展，只是在本專業、甚至本專業某一領域單打苦斗，其實踐猶如畫地為牢，其認識如井底之蛙。某些人盡管研究了大量古今中外的檔案分類理論，盡管幾十年的長期實踐中苦苦思索，在反復挫折中一再尋求而少有收獲，究其根源，是實踐視野的局限性嚴重阻滯了實踐創新成果的產生。人們的視野只有是廣闊的，才能放開眼界，廣納博取，兼容并蓄，觸類旁通；人們只有運用多學科知識與多門類理論指導實踐，豐富實踐、深入實踐，運用聯想與跨越、實在與虛擬、復雜與簡約等方法推動實踐步伐的前進，才能有所感悟，實現檔案分類認識的飛躍與實踐的創新。

檔案分類實踐的領域包括實踐廣度和實踐深度兩個方面。分類實踐的廣度在理論上是無限的，它絕不僅僅局限于檔案分類，甚至檔案管理這一社會專業活動的領域。檔案分類實踐的深度也是無限的，它也絕不可能僅僅局限于人們對于檔案分類已有的認識，而更取決于對未來發展趨勢的把握。逐漸展開人們檔案分類實踐視野的廣度與深度，是實現檔案分類實踐創新與理論突破的必由之路。廣域的檔案分類實踐伴隨著一定程度的復雜性與曲折性。而復雜與曲折的實踐過程應當導致簡約實踐目標的實現。科學家研究任何項目或試圖發明任何科學成果，其目的是將這些項目成果變成大眾的簡易再實踐而達到推動社會生產力發展與社會文明進步之目的。蒸汽機、計算機的研究過程是復雜與充滿挫折的，而這些機器或物品的使用卻是簡單容易的。從事檔案分類復雜與曲折的實踐，其目的就是從實踐中獲得簡易檔案分類方法，推動檔案分類實踐走向簡約化大眾化之路。

二、探求檔案分類認識的“源”，把握好檔案分類實踐的“勢”

檔案分類形成的社會本源是什么？社會管理與勞動分工具體區別的依據是什么？表述人類社會活動區域的標志是什么？筆者認為，職能是人類社會活動中最穩定、最悠久、最客觀準確的特征，是人們區別社會活動領域的主要標志，是表述社會活動與勞動分工的依據，是表述檔案類別的基本方法。職能是檔案分類形成的社會本源，職能分類理論應當成為檔案分類認識的主導思想與指導實踐的理論基礎。

檔案是人類社會勞動的產物，帶有深刻的社會職能烙印，檔案類別應當準確客觀地反映出人類社會勞動的歷史線索，應當與社會管理職能的區分相一致，因此，檔案分類應當與社會管理職能與勞動分工的劃分保持統一。采用職能分類，是檔案分類與人類社會職能相統一的客觀需要，按職能劃分目錄應當是檔案分類的首選，是檔案分類實踐應當僅僅把握住的“源”。

那么，什么是檔案分類實踐應當把握的“勢”呢？

縱觀中國行政體制改革近三十年的歷史，縱觀發達國家幾十年行政體制演變的歷史，可以得出這樣一個結論，部門職能的高度概括是行政體制改革或發生變化的基本勢態，設置職能集約化的行政部門是提高國家機關管理效率的主要途徑。筆者將中美兩國政府部門設置作一簡單比較：中國設置農業部、林業總局、水利部，美國只設置農業部；中國設置鐵道部、交通部、民航總局，美國只設置運輸部；中國在煤炭、石油、核能、天然氣等具體職能領域設置若干部門，美國只有能源部。胡錦濤總書記在黨的十七大會議報告中提出要求：“加大機構整合力度，探索實行職能有機統一的大部門體制，健全部門間協調配合機制。”“大部門體制”就是對政府機構行政職能的集約化，是精簡政府機構，合并部門職能的重要舉措。在簡約成為社會時尚之后，檔案分類實踐如何把握好這個“勢”呢？

明其源而知其勢。檔案分類實踐應當選擇職能分類方法作為路徑，并將此種方法改革為簡單易行的檔案分類方法，以適應新形勢下的檔案分類工作需要。

三、職能簡易分類方法是實踐的產物

筆者在上個世紀末感到，在鐵路物資系統運用多年的問題分類方法逐漸暴露了一些弊端：由于類目銜接的模糊性而造成的歸檔文件混類問題、由于文件一文多事或文題不符而產生的難以歸類問題；改革中產生的諸如職工養老保險、社會保障、公司股份制，以及不同類型企業重組、企業經營體制轉換或合資企業、控股公司等新事物、新問題層出不窮所帶來的類目頻繁調整直至難以適應問題；等等。與此同時，機構分類法的應用者在企業深化改革中也普遍遭遇了機構及其名稱頻繁變動造成機構分類難以應對的苦惱。那么，什么分類方法更適合于今后檔案分類需要，傳統的分類方法如何變革呢？

筆者在大學時從師于鄧紹興教授，他深入研究并予積極倡導的職能分類方法引起了筆者的重視。在選擇職能分類方法并決定對其改造后，總公司制訂了通過實踐優化組合職能分類類目的目標。在細心研讀職能分類有關著作、論文過程中，結合檔案工作面臨的新形勢，結合本系統檔案分類需要，制訂出職能分類改革方法和步驟。傳統的職能分類方法與機構、問題分類方法一樣，重視分類設置的系統性、類目設置的層次性，具有不便于掌握、操作難度高、占用工作時間長的特點。而于本世紀初開始，機關、企事業深化改革，精簡機構、定員，繼而又在大幅度壓縮機關部門后，出現了一崗多職、一人多崗局面，檔案人員更是幾倍減員。中小企業、機關檔案部門普遍被兼并、撤銷，一些企業集團總部檔案管理人員都是身兼多職，一些新上崗的檔案人員沒有進行及時適度培訓。這些從未有過的局面形成后，一些中小企事業、機關將未經分類整理的文件裝盒入柜，個別新上崗人員由于懼怕復雜艱深的分類操作而將歷年文件打捆后束之高閣。由此可見，耗時費力又難以把握的復雜分類方法已經難以適應歸檔文件整理需要。檔案分類方法必須簡化，降低操作難度，縮短檔案分類占用的時間，把文書和檔案人員從繁重耗時的分類工作中解脫出來。

2001，筆者草擬了包括52個單級分類類目的職能分類方案，先在機關試行兩年，于2003年將類目縮減到25個，在少數單位試行，用于歸檔文件分類的時間比過去減少了50%。通過檔案協作組研討，進一步提出了合并縮減分類目錄的方案。總公司于2004年提出了僅僅包括黨群工作、行政管理、人力資源、財務審計等12個單級目錄，每個目錄名稱都與相應職能部門的名稱基本上保持一致。就是說，職能簡易分類目錄最終與職能高度集約化的機構名稱殊途同歸。只不過是，機構名稱必須隨著決策者意圖、公司業務范圍進行調整改變，而職能分類目錄不再受其影響而發生頻繁變動，成為穩定性通用性極強的基準分類目錄。下屬單位，尤其一些小公司，可在此基礎上根據需要縮減到5-7個目錄，以適應歸檔文件最簡分類為基本原則。通過全系統廣大范圍內的實踐證明，職能簡易分類方法簡便易行，用于歸檔文件分類的時間由最初的兩周減少到1-2天，工作效率提高了5-7倍。職能簡易分類方法具有廣泛適用與普遍推廣的品格。

作者單位：中國鐵路物資總公司