石化企業設備檢修檔案管理中存在的問題及對策

石化企業設備檔案是由設備購置、安裝調試、運行、維護、檢修、報廢等階段產生的科技文件組成。設備檢修檔案是企業生產裝置停產時，對設備進行檢修后歸檔的文字、圖表、聲像等科技文件。

一、設備檢修檔案存在的問題

1、設備使用階段檔案收集不全

（1）日常堵漏消漏記錄收集不全。目前有些單位對堵漏消漏的記錄不夠重視，忽視歸檔的現象時有發生。（2）設備日常管理記錄收集不全。一方面，由于操作人員不及時整理移交，日積月累造成原始記錄堆積；另一方面，有些檔案人員也認為日復一日的原始記錄內容千篇一律，重視程度大打折扣，造成存檔不完整。

2、設備檢修期間科技文件管理薄弱

（1）設備檢修現場管理指導不到位。有些檔案部門仍然還在走“你交我存，你借我發”的老路子，缺乏主動參與精神，或者很少參加相關專業會議，到會也極少發言，或者設備檢修期間很少深入現場進行指導。（2）新購設備的科技文件收集不到位。大型企業生產裝置在購置和替換新型設備時，較大的機組和重要設備在收集時會引起各方面的重視，但是，一些小型設備由于體積小、價格低、安裝簡單，對隨機文件的收集就顯得重視不夠，收集也不得力，這部分資料的遺缺將為設備的維護保養和生產裝置的安全運行埋下隱患。（3）設備檢修結束科技文件歸檔不及時、不規范。

3、對壓力容器設備檔案的形成缺乏了解

壓力容器設備是石化企業根據生產的需要和特點，專門制造的非標、自制專用設備，具有“高溫、高壓、易燃、易爆”等特點，是企業安全生產的關鍵設備。近年來，壓力容器設備事故頻發，給國家財產、人民生命安全及環境污染帶來了巨大損失。但是，有些檔案人員只具備收集、歸檔、保管的一般管理知識，平時缺乏對壓力容器等自制設備檔案形成的了解和學習，知識面窄、工作層次淺，遇到設備檢修需提供利用時就無法全面、準確、及時、有效地為檢修現場服務。

二、加強設備檢修檔案管理的對策

1、隨時收集，集中歸檔

設備檔案管理既要有集中歸檔的環節，還要重視對設備投入使用后的隨時收集。如日常形成的巡檢記錄、安全記錄、操作記錄、潤滑記錄、消漏補漏記錄、更換備用設備及密封件記錄等。這些內容都是操作人員對設備使用過程中日積月累形成的重要科技文件，為檢查設備運轉正常與否提供了準確數據，技術人員可以通過分析記錄中蛛絲馬跡的變化制定和編制檢修方案。但是由于按時按日的巡檢記錄大致相同且文件數量大，歸檔后占空間較多，需要特別關注的偶然出現的消漏補漏記錄產生的又特別少（有時一年才有一兩次），使得移交和接收的管理人員容易出現忽視遺漏的問題。為此，檔案管理部門應制定《設備檔案隨時收集及歸檔制度》，對巡檢記錄和補漏消漏記錄等內容要做到隨時收集，定期集中歸檔，如遇設備檢修可提前歸檔。只有搞好隨時收集、集中歸檔才能使設備檔案的管理做到動靜結合：動態隨時收集時為靜態集中歸檔補充內容，靜態集中歸檔管理時又包括動態隨時收集的補充。

2、深入現場，管理到位

一是現場管理到位。檔案人員要主動參加設備檢修現場召開的一系列專業會議，在參與和指導的過程中，一方面要學會借勢開展工作，通過參加專業會議宣傳依法管理檔案的重要性；介紹檢修過程中執行和采取的各種管理制度及措施。另一方面要倡導全員參與管理，工作布置要條理清晰。檔案人員應及時通報設備檢修科技文件的發放、使用情況，按照檢修進度表，隨時布置檔案管理的相關事宜，并且不斷收集維修現場技術人員的信息反饋，調整管理部署，梳理工作細節，使參與檢修的相關人員都能明確檔案部門實施的專業管理程序和具體操作內容，同心協力做好現場科技資料的收集工作，將檔案部門獨家管理變為全員、全方位的互動管理。檔案部門在管理方面要注重把好三關：一是發放關，根據檢修現場使用的情況控制發放份（套）數（應以發放復印件為主），發放時要由檢修單位的兼職檔案人員登記領取。二是檢查關，在檢修期間檔案人員要到現場檢查使用情況，及時發現問題，對需保密的內容要監督管理到位，對于現場作業污損的圖紙及時替換，確保檢修工作的順利進行。三是回收關，督促催辦檢修單位工程結束時將現場使用過的圖紙等科技文件核實收回，做到維修完、場地清、回收全，并在相關技術會上進行通報。

二是設備開箱驗收到位。檔案人員的收集工作要體現在設備開箱驗收的全過程。首先，檔案人員要掌握新購置設備的清單和供貨日期，做到心中有數。其次，要及時到達第一現場會同使用部門、安裝部門等共同開箱驗收，填寫《設備開箱驗收清單》要清晰、準確、完整，并逐一簽字，所有文件應該由檔案部門集中后，統一分類、登記、保管，特別對于小型設備到達施工現場后要更加重視，應該與其他設備一樣認真對待。經驗證明，因小失大造成損失的教訓屢見不鮮。最后，檔案人員應及時復印、拷貝、發放，即確保設備開箱驗收收集完整，又能滿足檢修現場人員的及時利用。

三是要專業指導到位。圓滿地完成設備檢修任務應該做到“硬件設備的安全運行與軟件科技文件的完整歸檔”。檔案人員要深入檢修現場，協助、指導科技文件的整理工作，才能實現管理達標的目的，由于設備檢修現場的施工人員所處的環境和工作性質，對提供的相關科技文件只突出一個“用”字，欠缺有效管理，特別在檢修后期，往往以設備成功運轉為最終目的，對整理、移交等專業要求了解不夠，認識不高。檔案人員應充分考慮到這種情況，積極主動地開展工作提供服務。首先根據設備檢修規模編制鑒別、立卷、編目、裝訂以及歸檔的范圍、時間、份數、手續等指導手冊。其次對各施工部門的兼職檔案人員進行臨時業務培訓、召開小型座談會答疑解惑、協調解決科技文件管理問題，把主動服務、有效管理的工作做實、做活，力爭有創新，有特色。

3、嚴格要求，及時歸檔

一是從時間上要意識到設備檢修人員撤離現場后再發現收集環節出現漏洞的危害性，特別是在設備保修期間出現問題，就無法律依據可言，檔案的憑證作用就會落空。所以，為保證檢修結束科技資料按時歸，就應該做到在與檢修單位簽訂設備檢修合同中應包括歸檔的時間和內容，在檢修結束后的會簽文件中必須有檔案人員簽字才能結算維修款項，充分運用經濟手段確保設備維修檔案按時歸檔。

二是要從專業上充分認識到價值鑒定分析、質量鑒別核查在歸檔前后的重要性。歸檔前：①檔案人員要指導檢修單位的技術部門對形成的基建、技措、新改造項目的竣工圖、設備開箱驗收、隱蔽工程、國外引進等重要科技文件內容進行完整準確的價值鑒定。②對形成的密封資料、試運行記錄、設備零部件技術改造及設備底圖變更等內容應該通過鑒定后進行組卷，并監督檢修單位完整地將原件或復印件交付機動、設備部門備案。③對組卷內不能長期保存的書寫材料以及日期、簽字不規范等問題要嚴格按照檔案法的要求進行整改，對經過鑒定沒有保存價值的文件一定要履行審查和批準的手續才能剔除銷毀。歸檔后：①為了做好設備檢修檔案的質量鑒別工作，檔案人員還應該依據《科學技術檔案案卷構成一般要求》，經過系統整理后，按設備案卷的排列順序并入“設備維護”之中，確保與原設備檔案保持有機聯系。②根據科技檔案質量鑒別的原則，考慮到設備檢修檔案為提高企業經濟效益和保證生產裝置安全運行的功能因素，只要設備還在使用，其科技檔案就有保存價值，就要隨同設備一同保存下去，不能因為占用庫存空間等原因擅自減少已經鑒定的歸檔科技文件和保管期限。③為方便設備檢修檔案日后的利用，還應編制相關專題目錄，并主動通過印發、網上傳送等手段發至相關領導、專業技術人員，使設備檢修檔案發揮最大功能。

4、加強學習，提高水平

加強業務學習和專業培訓對做好檔案管理工作異常重要，對提高檔案管理水平十分緊迫。當前，尤其應注重學習、掌握企業專用設備——壓力容器檔案形成的過程。壓力容器是石化企業根據生產裝置的工藝要求、技術改造的需要，經上級審批進行設計制造的。前期形成調查研究、設計、試制等文件。后期形成安裝調、管理使用、維修、改造、報廢等文件。為此，清楚壓力容器的科技文件組成內容，特別是掌握好檢修階段壓力容器設備的制造、安裝、原材料規格、整體組對、元件焊接、焊縫探傷報告、防腐保溫等科技文件的形成過程，應是檔案人員提高自身綜合素質的重要面，只有具備了這些專業知識，才能更好地為設備檢修服務好。

作者單位：北京東方石油化工有限公司化工四廠