對加強成人教育檔案工作的思考

隨著我國高等學校教育改革不斷深入發展，成人教育檔案利用需求日益增長。一是成人教育管理部門對成人教育檔案利用需求不斷增長，如成人教育評估、擴大成人教育招生規模、調整專業設置、教學改革、教學研究等大量工作，都需要利用大量的成人教育檔案，以借鑒以往辦學成功的經驗，獲得準確的信息。二是歷屆成人教育畢業生利用成人教育檔案的需求不斷增長，出國留學、用人單位招聘、繼續求學深造、畢業證書丟失、補辦學歷學位證明等等，都需要查閱成辦教育檔案。

然而，學校成人教育檔案的管理并非盡如人意，忽略成人教育檔案管理的現象時有發生。因此，搞好成人教育檔案管理工作，是需要認真研究探討的課題。

一、成人教育檔案的特點及存在的問題

1、成人教育的三個特點

①社會性強學員多為在職在崗的工作人員， 學員數量多、涉及面廣， 層次參差不齊。②教育層次豐富，可以開展專科、本科甚至碩士、博士等學歷教育， 也可以根據崗位的需要進行崗位技能培訓、轉崗培訓、職業教育、繼續教育等非學歷教育。③學習方式靈活多變，學員可以選擇函授、夜大、專業特色自考、專業證書后大專等不同的學習方式，同時還可以選擇脫產、半脫產、不脫產的學習方式。

2、工作特點決定了成人教育檔案內容的龐雜，種類繁多

①有文書檔案， 主要包括：教育行政主管部門下發的有關成人教育工作的政策、法律、法規等文件；院校下發的成人教育教學工作、專業設置、培養計劃、學籍管理以及有關規章制度等方面的文件；成人教育規劃、實施計劃、學員管理、時間及經費安排、獎懲措施等方面的文件；其他有關文件。②有學籍檔案，包括學員入學登記、學員學籍卡片、學員成績總冊、在校學員名冊、學員學籍變更等材料。③有教學、教務檔案，包括成人教育各專業教學計劃、教學大綱、教學方法、課程設置要求及安排、學期教學進度表、教材選用、授課教師資歷及授課情況反饋等內容。④有招生檔案，包括年度招生工作所涉及的學員報名、考試、錄取、收費等方面的材料、表格，招生對比分析（如實際招收與計劃招收差額對比分析、縱向年度專業招生對比分析）、招生工作總結等材料。⑤畢業學員檔案，包括畢業學員的選題答辯、畢業總結、學位評定及授予情況材料、畢業證的發放、領取簽字等內容，還包括畢業學員專業工作情況的跟蹤調查和信息反饋材料等。

3、成人教育檔案在管理中存在的三個問題

①檔案散存、亂存現象嚴重。②檔案內容缺失嚴重。由于人員的內部調動、部門的撤并調整，加上具體經辦人員的升遷調動 ，檔案內容缺失現象普遍存在，一人多專、數人一專的成人教育檔案缺失尤為嚴重。③檔案管理的模式陳舊，水平低下。仍沿用陳舊的管理方法，管理人員不專業，內容單一，加上硬件條件的不足，查詢和使用方法落后，遠遠不能滿足成人教育發展的要求。

二、當前形勢下加強成人教育檔案工作的對策

1、抓意識

領導檔案意識淡薄、管理人員管理意識不強。尤其在高等學校，成人教育被許多領導看作“掙錢機器”，認為成人教育只要能為學校掙來錢就是對學校領導工作最大的支持，是對學校發展最大的貢獻。在這種思想的左右下，許多高等學校的領導根本不重視成人教育檔案的管理，檔案管理意識非常淡漠，比如些高等學校領導只強調長期保存普高學生考試試卷，而對于成人教育學生考試試卷保存則不予重視，對普高生在校內的一切活動都能做詳細的紀錄并加以歸類，而對于成教學生的活動卻不聞不問，很少紀錄。因此，這在一定程度上制約了檔案管理工作的深入開展和有效利用，成為普通高校成人教育檔案管理工作很難適應教育發展的重要原因領導應該把抓檔案工作列入學校工作的議事日程，在經費、庫房、設備、人力等方面給予充分的保證，真正從行政上支持檔案的收集、立檔工作。

2、抓源頭

為了逐步實現成人教育檔案管理工作標準化、規范化和現代化，為今后考核成人教育質量提供可靠依據，必須從日常工作的點滴做起，注意檔案平時的積累和保管，為日后檔案的利用打下良好的基礎。長期以來，由于諸多原因，在高等學校檔案管理工作中，成人教育檔案管理工作末能得到應有的重視，部分高校在實際工作中忽視成人教育檔案的收集、整理，致使成人教育檔案內容不全，質量不高，不能反映成人教育管理工作的全貌，嚴重影響了成人教育檔案的開發利用。有的學校在成人教育學生電子注冊工作中，由于檔案材料沒有按時立卷歸檔，因此給學生電子注冊工作帶來很多困難，不能按時完成上級交辦的學生電子注冊工作。高等學校必須加大成人教育三級檔案管理工作的力度，從檔案形成部門的源頭抓起，努力營造人人關心、重視學校成人教育檔案管理工作的若氛圍，為日后檔案的管理打下良好的基礎。

3、抓制度

成人教育檔案管理部門要做到文件材料管理有序，合理分類存放，使文件材料來龍去脈清晰，為立卷歸檔工作奠定良好的基礎。要建立成人教育檔案管理的各項規章制度，建立歸檔范圍，建立各級檔案網絡組織，使成人教育檔案管理有章可循，形成人人負責，層層把關，齊抓共管的良好局面。

4、抓管理

改革傳統管理思維，建立檔案信息服務體系。隨著教育的改革和發展，高等學校檔案工作重點應從以往收集、整理、保管為主的管理模式轉向以開發、利用、服務為主，把主要精力放在提高檔案的利用、發揮檔案材料的價值和效益方面上來。此外，根據不同部門用戶、不同專業角度的需求建立完善的檔案信息服務體系是檔案信息社會化的要求，也是提高檔案利用效率，充分發揮檔案價值的可靠保證。檔案信息服務體系是檔案信息社會化的產物，建立檔案信息服務體系的目的是根據檔案信息服務社會化、市場化的要求，加強信息服務機構的合理分工和協作，提高檔案信息的傳遞能力和服務水平，滿足用戶多層次、不斷增長的服務需求。

5、抓協調

成人教育檔案來源于各基層單位，產生于教學管理、學生行為管理等各項工作之中，成人教育檔案貫穿于學校成人教育管理工作的始終，需要各環節工作協同配合，更好地完成成人教育檔案的管理工作。第一是成人教育學院兼職檔案員與本單位三級兼職檔案員的協調配合。要主動爭得三級檔案員的配合和支持，認真指導檢查本單位現行文件的管理和立卷歸檔情況，從檔案形成部門的源頭抓起。第二是與本單位領導之間的協調和配合。主動爭得領導的重視和支持，督促領導做好文件材料的積累和歸檔工作。領導用過的文件材料要及時收回，合理保管。第三是與學校檔案部門的協調配合。要主動接受學校檔案部門的檢查和指導，配合學校檔案部門的工作，按照學校的統一要求做好本單位的立卷歸檔工作。

6、抓硬件

為了適應現代成人教育檔案資料大容量、繁瑣、復雜的特點，傳統的以手工為主的檔案管理方式與之不相適應，成人教育檔案管理必須應用現代化的信息技術手段進行檔案管理，使檔案的收集、整理、保存和查詢使用電子化、網絡化，實現成人教育檔案的信息化與資源共享。現代化的管理手段，使之不但能準確、系統地查找到所需要的有關檔案資料，而且能做到及時、省時，更好地為成人教育工作服務。

參考資料：

1、張航：《科學高效地管理學籍檔案是提高成人教育質量的重要保證》，《陜西師范大學繼續教育學報》2004年第21期。

2、錢峻英：《如何突破成人高校招生瓶頸》，《光明日報》2004年。

3、楊江華：《成人教育面臨的挑戰和對策》，《西南民族大學學報（人文社科版）》2003年第10期。

作者單位：首鋼工學院成人教育學院