房產(chǎn)測繪文件資料的歸檔范圍與要求

房地產(chǎn)測繪檔案是指測繪部門在從事房屋、土地的測量工作中形成的具有保存價值的文字、圖紙、表格等紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤等不同載體的真實記錄。它來源于房地產(chǎn)的測繪活動，是測繪人員運用測繪儀器、測繪技術(shù)、測繪手段來測定房屋、土地的自然狀況、權(quán)屬狀況、位置、質(zhì)量及數(shù)量、形成大量的原始資料，又經(jīng)過內(nèi)業(yè)加工產(chǎn)生的房地產(chǎn)測繪檔案。隨著住房制度改革和房地產(chǎn)交易市場的逐漸活躍，房地產(chǎn)檔案的利用頻率日益提高，這對房地產(chǎn)檔案管理提出了更高的要求。

一、明確具體的歸檔范圍

（一）紙質(zhì)文件資料歸檔范圍

1、成果資料包括房屋登記表、宗地登記表、房屋平面圖（俗稱大證圖表）；分戶資料中包含房屋登記表、宗地登記表、房屋平面圖（俗稱小戶圖表）；測繪成果報告書等。

2、外業(yè)資料，包括控制測量（含界址點成果表、示意圖、觀測手簿、其他相關(guān)資料）；現(xiàn)場記錄草圖：房屋測量外業(yè)原始記錄草圖；權(quán)屬界線示意圖等。

3、內(nèi)業(yè)資料，包括房屋面積數(shù)據(jù)整合計算圖（即調(diào)尺圖）；面積分?jǐn)偟扔嬎惚恚环珠g圖（即房屋管理平面圖）等。

4、分?jǐn)傎Y料，包括分?jǐn)偽淖终f明；分?jǐn)偛噬疽鈭D；設(shè)計藍(lán)圖等。

5、其他資料，如與該測繪項目有關(guān)的規(guī)劃批件、人防協(xié)議、竣工核檢、門牌號對應(yīng)表等文件，測繪工作中作為參考向有關(guān)單位收集或購買的資料等。

（二）電子文件資料歸檔范圍

1、成果資料，包括房屋登記表、宗地登記表、房屋平面圖（俗稱大圖表）；分戶資料，即房屋登記表、宗地登記表、房屋平面圖（俗稱小戶圖表）；測繪成果報告書（面積分?jǐn)偩C合表歸到成果報告書作為附件）等。

2、外業(yè)資料中的電子記錄。

3、開發(fā)商等提供的設(shè)計圖、竣工圖的電子版。

4、外業(yè)資料、分?jǐn)傎Y料、其他資料無電子版，對原有的這些紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描作為具有紙質(zhì)載體文件的補充，掃描文件不同于數(shù)字化的電子文件。

二、房產(chǎn)測繪文件資料歸檔的要求要明確

第一，要做到房地產(chǎn)測繪文件資料收集、齊全、完整。項目負(fù)責(zé)人將該項目測繪文件資料收集后，按照歸檔內(nèi)容對文件進(jìn)行分類、甄別、鑒定；核查所收測繪資料是否齊全、完整、準(zhǔn)確，如有缺失的須及時補救，并詳細(xì)填寫“房地產(chǎn)測繪資料歸檔清單”。

第二，項目負(fù)責(zé)人將房地產(chǎn)測繪資料歸檔清單和歸檔材料一并交到檔案室，檔案管理人員將文件材料與房地產(chǎn)測繪資料歸檔清單一一核對，核對無誤后在房地產(chǎn)測繪資料歸檔清單上雙方簽字，將房地產(chǎn)測繪資料歸檔清單復(fù)印一份（復(fù)印件）交給項目負(fù)責(zé)人。原件隨所收文件一并歸檔。

第三，對于房地產(chǎn)測繪大型協(xié)作項目，在歸檔時要求項目負(fù)責(zé)人把該項目全部測繪文件資料（包括紙質(zhì)、電子文件等載體形式）集中收集齊全、完整后再歸檔。

第四，房地產(chǎn)測繪紙質(zhì)資料要求卷內(nèi)不重份，電子文件不重樣，電子文件若保存歷次版本（特殊要求的）一定在文件名上標(biāo)明最后成果及各版本字樣；房地產(chǎn)測繪資料歸檔時注意文件時間標(biāo)識，便于今后利用查找。

第五，要正確選擇測繪文件載體材料，草圖采用印制的草圖紙或不大于A3的標(biāo)準(zhǔn)圖幅紙，一般文件采用A4公文紙。不要使用小于B5的紙張，原始草圖可以利用鉛筆，其他文件不可利用鉛筆、圓珠筆和未經(jīng)檔案部門認(rèn)可的其他字跡材料。遇有傳真的文件需立即復(fù)印保存。

第六，對于房地產(chǎn)測繪過各中產(chǎn)生的電子文件主要采用物理歸檔方式，檔案管理人員收到光盤等載體的歸檔資料后應(yīng)對其進(jìn)行查毒、識讀等，確保電子文件的安全可靠。電子文件保管期限和密級的劃分，參照國家紙質(zhì)文件材料保管期限與密級劃分的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，原則上由電子文件產(chǎn)生部門根據(jù)工作確定。電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)當(dāng)與內(nèi)容信息的保管期限一致，并在電子文件的機讀目錄上逐件標(biāo)注保管期限的標(biāo)識。

此外，對于沒完的測繪項目，如因蓋房超標(biāo)，工期延長等原因造成測繪件辦理緩慢，積壓多年，應(yīng)先填寫歸檔清單暫時歸檔案室保管，檔案室列專項目錄代存。

作者單位：北京市建設(shè)委員會