基于ＥＲＰ環境下的企業會計信息系統的構建

摘 要：企業信息化是企業實現現代化管理的必然要求。雖然我國引入國外現代信息管理技術已有20余年的時間，但從實施效果看，仍面臨著一些難題，尤其是企業信息化戰略框架下會計信息化的深化問題。遇到了來自實際部門的挑戰。因此，需要將企業原有的信息化管理系統與會計信息系統重新進行整合，使二者得以同步發展。

關鍵詞：企業信息化；會計信息化；同步發展

中圖分類號：F275.2

文獻標識碼：B

一、ERP及其在我國的應用

ERP即企業資源計劃(Enterprise Resource Plan-ning)，源于20世紀60年代的美國，由加特納公司(Gartner Group Inc)最早提出的一種管理理念，是一套科學管理思想的計算機實現。它是在庫存訂貨的基礎上，經過企業長期的生產實踐不斷完善而形成的一種以計劃與控制為主線，輔以電子商務，具有CAD／CAM、GUI和EDI等接口功能的當代成功的企業管理思想和方法。ERP的基本思想是將企業的運營視為一個有機的整體，從整體優化的角度出發，通過運用科學的方法，將企業的各種經濟資源，如人力、資金、物資、生產、供應、銷售以及服務等環節進行合理、有效的計劃、組織、控制和調整，使其在生產經營過程中得以協調有序，并充分地發揮作用。它包括對企業產品的研發與設計、作業控制、生產計劃、投入品采購、市場營銷、銷售、庫存、財務和人事等方面進行集成優化管理及相應的模塊。其最突出的優點在于解放了決策層的傳統管理觀念和員工的傳統觀念，對企業產供銷進行信息化的科學管理。其最終目的是既要連續、均衡地進行生產經營，又要最大限度地降低成本消耗，避免生產經營過程中的一切無效勞動和資源浪費，從而提高企業的管理水平和經濟效益。ERP是企業實現全面資源計劃管理系統的經典，它構成了現代企業信息管理的核心內容，代表了企業信息化管理的方向。鑒于企業的管理主要涉及物流、信息流和資金流，因此，ERP模塊也主要有三方面的內容，即生產控制、物流管理和財務管理。ERP可以對企業流程中不合理的部分提出改進或優化的建議，并由此帶來企業組織機構或業務流程的重組。

國外ERP系統的設計主要是面向流程的，其注重的是各個流程之間的承接和匹配關系，同時將管理會計的內容集成到各個業務流程中去，而不存在獨立的管理會計模塊。因為該系統并非強調企業交易程序的自動化，而僅需要從ERP模塊中取得分析所需的信息，如企業所需的成本信息則由財務會計模塊過賬而來。ERP中所涉及管理會計的內容是非常廣泛的，分散于ERP各個模塊的重要環節中；而國產的ERP(如金蝶和用友)軟件設計思想主要是面向功能的，注重的是具體功能模塊的實現。國內的ERP軟件開發中通常注重具體的模塊開發，如成本核算模塊、成本報表模塊、預算管理模塊等，在這種情況下，往往造成系統不能很好地集成，甚至出現流程的中斷或代碼的重復。

ERP在我國已有約20年的發展歷史。盡管實施ERP系統的優點很多，但在其實施的過程中也面臨著一些問題，如企業決策層傳統的管理理念與員工的行為習慣等難以改變，使得ERP難以推廣；企業管理水平與業務人員素質難以適應ERP系統對人員素質的要求；企業管理的基礎工作不能滿足ERP系統運行環境(現代化管理手段、辦公自動化、電子郵件、電子商務、產品數據管理信息化)的要求；ERP實施成本較高，中小企業推廣困難；ERP實施周期過長，投資較大，見效緩慢；ERP系統中財務會計模塊或缺失或不好用，難以自動生成財務會計報表，使財會人員在處理具體經濟事項時遇到較多的麻煩。近年來，我國不同規模的企業為實現管理信息化的目標，耗用在各類信息系統中的財務成本、人力成本和時間成本主要呈現兩個態勢：一是部分大企業為了實施企業管理全面信息化，投入巨額資金購買和實施國外大型ERP軟件，但其結果往往難以令人滿意，無法達到預期的信息化水平。與巨額資金投入形成了較大的反差；二是部分中小企業囿于資金的限制，只購買了小型的ERP系統，試圖經過改造后完成企業管理的全面信息化，但也往往是事與愿違，有些甚至無法維系企業日常的信息化需求。

二、企業管理信息系統與會計信息系統的構成

企業管理信息系統通常是指企業或組織運用計劃、組織、指揮、協調、控制等基本手段，對相關的信息進行收集、檢索、研究、交流以及提供服務的過程所進行的管理系統。管理信息系統作為一種系統包含兩方面的內容：一是對信息的管理，即對信息活動所涉及的各要素進行合理地組織和控制，如對信息的收集、加工、存儲、披露、傳遞等業務進行的管理，以實現信息與有關資源的合理配置；二是對信息系統的管理，即對信息系統建設與技術裝備過程所進行的管理，如對信息系統硬件、軟件的應用開發、對通訊技術和多媒體技術等的應用與開發過程的管理，這種管理實質上是對信息資源的開發和利用的管理。企業管理信息系統的建立，其根本目的在于最大限度地發揮信息資源的作用，有效地滿足企業和組織對各種信息的需求，有效地解決信息無序化和信息需求的特定性的矛盾，為實現企業目標提供必需的各種相關的信息資源；同時，還應挖掘潛在的各種信息資源，為企業創造更多的利潤。通常情況下，企業的管理基礎和技術基礎決定了企業應該建立怎樣的管理信息系統，信息系統應與企業的管理水平和技術水平相適應，而企業管理理論與實踐以及信息技術的發展，又會不斷地推動著企業管理信息系統的模式、結構和功能的發展。支撐企業管理信息系統的技術關鍵是網絡技術和數據庫技術，而網絡技術和數據庫技術的發展分別在物理上和邏輯上實現了數據的集中存儲和分散應用，從而使不同的業務系統能夠實現集成應用。

截止目前，世界上發達國家企業管理信息系統的發展大體經歷了三個階段：(1)面向事務處理的階段。該階段是計算機開始大規模投入商業運營的階段，主要目的在于提高業務處理工作效率。這一時期表現為，企業中的某些部門如財務部門等首先利用計算機實現其業務的自動化或半自動化，在此基礎上對業務數據進行事后分析，并向有關部門提供管理和決策信息，不同業務系統之間形成相互獨立的“信息孤島”；各部門內部形成業務規范化、管理制度化，各基礎數據只在部門內部進行統一規范；此時的會計信息系統是一個獨立的系統，其主要功能為：記賬、報表、工資以及固定資產核算等。(2)面向系統的階段。該階段是隨著網絡技術的發展，企業對信息的實時性和集成性提出了更高的要求，主要表現為信息系統開始大規模的聯網，使過去許多分離系統無法實現的功能得以實現，如財務系統與供應鏈系統的全面集成，在此基礎上企業還進行了一些業務流程重組；此時的會計信息系統已與業務系統進行集成，但只作為企業管理信息系統中的一個模塊出現，如自動記賬功能，業務系統的數據能夠及時傳遞到會計信息系統中；不同系統間的數據傳遞代替了傳統的部門間的憑證傳遞，不同部門問的協調在信息系統中得到完成。然而，由于有些協調工作需要計算機自動計算完成，所以，要求不同部門問的協調應遵循共同的制度與規范，尤其是各部門的基礎數據必須統一，并體現在整個信息系統中的各種規則中，只有在此基礎上，企業管理信息系統才能有效建立、實施，并為企業創造出預期的經濟利益。(3)面向決策的階段。這是企業管理信息系統發展的高級階段。主要是指企業通過網絡，將各種單項的信息化項目實現集成，使企業的前臺資源(客戶端)和后臺資源(供貨商及其內部資源)能夠無縫地聯結在一個開放的閉環式的網絡平臺上，利用企業的內聯網、外聯網實現對CRM(客戶關系管理)和ERP(企業資源計劃)等多個領域的資源進行整合，采用互聯網技術和開放的互聯網標準，對企業與供應商、經銷商和銀行等相關部門實現業務數據的連接與共享，即實現電子商務，其目標是為企業的戰略決策提供相關信息；同時通過智能技術，如數據倉庫、聯機分析處理以及數據挖掘等技術的應用，使企業的生產、經營的諸環節均實現信息技術的支持；該階段企業管理信息系統能夠實現多個企業信息系統之間的連接，可以支持不同角度、不同層次的信息需求。

企業會計信息系統是指由特定的人員、數據處理工具以及數據處理規程所組成的有機整體。其目的是加工和利用會計信息對經濟活動進行控制，以滿足經營管理者的需要。會計信息系統包括多個應用模塊：總賬、報表、工資、固定資產、存貨核算、財務分析、預算管理等。會計信息系統既可以是人工的，也可以是機械的或計算機的。根據企業的客觀需要，會計信息系統提供的信息可以有不同的層次，如以提供日常核算內容為主的會計核算信息層次；以提供經營、管理服務為主的管理信息層次和為企業重大決策服務的預測、決策信息層次。

會計信息系統作為企業管理系統中的重要組成部分，其本身是由多個既具有相對獨立的功能，彼此間又具有緊密聯系的子系統組成的，各子系統基于共同的企業數據庫，擁有公共的基礎信息、相同的賬套和年度賬；各子系統服務于企業的不同層面，為不同的管理需要服務。除了具有一般信息系統的基本特點之外，會計信息系統還具有自身的特點，包括：數據來源廣泛、數據量大；數據結構和數據流程比較復雜；數據處理的環節多，而且許多處理步驟具有周期性；對數據的真實性、可靠性要求較高；對數據的加工、處理通常都有嚴格的制度規定，并要求留有明確的審計線索；信息輸出種類多、數量大，在格式上有嚴格的要求；對數據處理過程的安全性和保密性也有嚴格的要求。

三、ERP環境下企業會計信息系統的重構

會計信息系統是企業管理信息系統中的一個核心子系統，二者的關系是部分與整體、相互影響、相互促進、相輔相成的關系。ERP系統不僅揭示了會計軟件融入網絡化管理軟件的必然性與科學性，而且也表明管理信息系統與會計信息系統的數據聯系是“同源分流”。“同源”即將分散的、零亂的和不統一的數據從基礎的操作環境中分離出來，并借助于數據庫來完成。數據庫可將諸多的數據和信息從不同的數據源加以提取，并將所提取的數據轉換為公共的數據模型并且與數據庫中原有的數據集成，同時，數據庫技術也可將不同數據按級別進行區分，以“粒度”的大小來表示，“粒度”越大，表明數據細節程度越低，綜合程度越高。全面的、高質量的會計信息是由有效的會計信息網絡產生的，這是企業會計信息化的關鍵。尤其是隨著計算機應用的普及，用計算機代替人工進行各種會計數據的處理，并提供各種財務會計信息和部分與資金流有關的管理信息，形成獨立的、主要為會計部門使用的會計信息系統。可見，企業會計信息化與企業信息化的關系決定了會計信息化的深入發展必須在企業信息化總體戰略框架下與企業信息化同步發展。然而，隨著社會生產的發展，這種會計信息系統與企業生產計劃和管理以及企業的其他業務處理系統，越來越無法滿足企業管理的需要，尤其是伴隨企業管理思想的不斷發展和完善，人們根據不同的管理思想和模式設計出許多各種不同的管理信息系統。如廣泛用于國外制造業的制造資源計劃系統(MRPII)，以及在此基礎上發展起來的ERP系統。作為一種管理工具，它既來源于企業管理實踐，又應用于、服務于企業的管理實踐，它集計劃的一貫性、管理的系統性、數據的共享性、動態的應變性、模擬的預見性、物流與資金流的統一性等特性于一身。在這種管理系統中，不存在傳統意義上的會計與采購、生產、銷售和技術管理的界限，它們的數據采集、業務處理相互融合、相互支持，形成了一個信息共享、有機結合的全方位管理板塊。目前，這些先進的管理系統，在我國的研究和應用尚處于起步階段，國內絕大多數企業應用的還是核算型或向企業管理信息系統方向過渡的相對獨立的會計信息系統軟件。

ERP的應用與普及，要求企業的會計信息系統與企業管理信息系統的融會貫通；同時，也要求會計人員必須對企業各個子系統所生成的數據源、數據類型以及對企業整個管理信息系統的數據分布、數據的輸入、處理與輸出所涉及的數據了如指掌，并在此基礎上駕馭與集成各項數據，使其為企業管理與決策提供支持。具體做法是：首先，企業應在企業信息化戰略框架下開發內部統一的數據轉換接口，集成企業各個應用系統，避免“信息孤島”的問題；完善企業內部的組織結構和局域網建設，改進企業業務流程，健全會計管理制度和信息安全保障措施，確保企業信息化與會計信息化的健康與安全；企業應通盤考慮在會計軟件中嵌入更多的會計與管理和決策支持功能，建立企業數據庫、知識庫，增強輔助企業決策自動化、科學化的能力。其次，企業應同時開發與外部供應商、客戶、金融、政府部門以及電子報稅、報關、電子銀行等的信息系統數據接口，強化其應用性和適用性，已提高企業的決策能力和營利水平。第三，是對現有會計信息系統的有關模板和應用模塊進行改造，如增加系統預置模板，預置會計科目體系、報表模板與取數公式；調整內置會計事項取數公式；提供會計信息系統數據轉換工具，及時調整系統配置參數。第四，是電子憑證的規范化。會計憑證的電子化和規范化在會計信息化的發展中是至關重要的。盡管目前我國現行的會計制度與規范在一定程度上保證了會計憑證輸入與自動生成的可靠性，然而對記賬憑證填制與自動生成仍然立足于人工完成。應從根本上改變這一現狀，借助應用程序實現會計原始憑證的電子化和記賬憑證的自動生成、輸入控制等規范化問題，切實使會計軟件輸出信息達到完整、實時和相關，確保會計信息系統的準確與高效。只有這樣，才能保證會計信息質量在復雜的網絡化、無紙化環境下達到最大的可靠性與相關性。

(責任編輯：呂洪英)