淺談企業電子檔案的整理和保護的意義

摘要：電子檔案是企業現代化發展過程中的必然產物，它的整理與保護是今后檔案管理的一項重要工作，從企業長遠發展來看，科學規范的整理和保護具有重要的意義。

關鍵詞：電子檔案；整理；保護；意義

隨著辦公自動化的日趨普及，電子文件大量產生，并日益成為未來檔案的主體。企業電子檔案的整理和保護有著歷史性的意義。

1 電子檔案的整理

目前，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項工作，應按檔案種類分別進行整理和組盤。

1.1 文書電子檔案整理

一是內部文件。以年度、組織機構、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤；第二將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統一規范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統一的數據庫結構和規范命題，并建立文書檔案盤內文件目錄，便于計算機對盤內文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入網絡，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。電子文件的歸檔工作由業務部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進入檔案數據庫。如要查詢，則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。

1.2 科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。

1.2.1基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的，所以，數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。1.2.2 設備檔案。企業引進技術和購置各種設備時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發展，國內設計院設計的產品也逐步實行了ＣＡＤ設計，而且企業的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統環境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內容說明和注意事項。

1.3 會計電子文件整理

1.3.1 工資單。工資以光盤形式歸檔時，應附有紙質的每月工資匯總表，列出單位、名稱、代碼、人數、明細工資等，還應附移交清單，作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。1.3.2 賬簿。企業會計賬簿內容已進入計算機管理系統，現在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統-，其內容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數、啟用日期，負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，增強賬簿的真實性和憑證作用。

2 電子檔案的保護

由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉儲到光盤上。但是，刻錄儀一時還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點，必須制定保護措施。

2.1 軟磁盤的保護

2.1.1 統一軟盤的規格，使用３．５寸高密盤保存。2.1.2 把住軟磁盤質量關。軟磁盤的質量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近１０年，而低質量軟磁盤往往不到-年，就讀不出數據。目前市場上存在不少質量低劣產品，所以在選購軟磁盤時要認真把好質量關。2.1.3 規范保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里，環境空氣相對濕度控制在40％～50％，溫度控制在14～24℃。2.1.4 加強病毒防范。要求各業務部門加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經常置于保護狀態。2.1.5 對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現文件名后再歸檔保存。2.1.6 在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。

2.2光盤的保護

2.2.1 規范排放和使用。光盤的存放應置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。2.2.2 保持良好的溫度、濕度環境。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14－24℃，相對濕度40％～65％。2.2.3 注意避光。光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。因此，光盤要十分注意避光。不管磁盤還是光盤，定期復制是當前延長電子文件壽命的有效措施，磁盤每２年，光盤每５年轉儲一次，轉儲后的載體與原載體同樣編號保存。

3 電子檔案的整理與保護的意義

近年來，國家檔案局在電子文件保護方面做了大量工作。通過在各級檔案部門建立電子文件中心來進一步推動電子檔案的保護，并修改2002年國家檔案局頒布發的《電子文件歸檔與管理規范》，并制定與之相關的配套文件，從源頭對電子文件的形成、管理、整理、保護等做出統一規定，把電子檔案保護納入法制化、規范化的軌道。

做好電子檔案整理和保護工作，是檔案工作者義不容辭的責任。我相信，在各級領導高度重視和大力支持下，隨著檔案保管環境的不斷改善，經過檔案部門的共同努力，電子檔案整理和保護工作一定會取得新的進展，檔案工作也一定能在社會主義和諧社會建設中發揮更大的作用。

參考文獻

[１]于元元，倪麗娟.文書與檔案管理學[J].