醫院辦公室主任的協調管理職能分析

醫院辦公室是醫院的一個綜合性職能部門，充分發揮其對醫院管理的職能，協調好各有關方面的關系，統一認識，統一行動，對保障院長的各項工作計劃的執行，保證醫院各項工作的順利開展，起著十分重要的作用。因此，醫院辦公室主任一職也就具有非常重要的工作職責。總的說來，辦公室主任的主要工作職能是負責統籌全院工作，負責協調與管理全院工作的上情下達和下情上報。

醫院辦公室主任的協調管理職能

1.協調職能。協調工作是醫院辦公室主任的重要工作之一，它主要包括認識的協調、矛盾的協調和實際問題的協調3個方面：

（1）認識的協調辦公室是醫院的一個窗口，協調工作是和人交往的工作，院辦人員工作作風的好壞直接影響醫院領導的威信和自身職能的發揮。因此，首先要加強院辦人員自身的學習和思想素質的提高，有高度的事業心和責任感，嚴格按照領導的意圖辦事，謙虛謹慎，平等待人；其次是自身先要清楚院領導所布置的任務、目的和部署，在思想上自覺地和領導保持一致，方能認真準確地執行指示，按有關要求把好協調的政策，做好認識上的協調。

（2）矛盾的協調醫院綜合性的特點決定了醫院的復雜性、問題的易變性和多發性。科室間的矛盾，經常會發生，要在重視系統性、整體性的思想指導下，自覺地協調同職能部門的關系，處理好矛盾。辦公室主任在協調矛盾時，應當圍繞醫院的中心工作，重點協調，注意充分發揮系統的整體功能，引導科室從醫院的整體利益出發，維護服從醫院的大局。另一方面，通過建立健全管理制度，加大內部約束機制，認真執行各項規章制度，通過有效的規章制度，規范醫院行為，約束醫務人員的言行，是提高醫療質量，確保醫院科室間的協調工作順利進行的保障，同時也能克服工作中科室間相互踢“皮球”或出現扯皮的現象。

（3）實際問題的協調在實際工作中，經常會遇到一些具體問題和困難，需要通過協調把職責明確下來。辦公室主任在履行職責，協調工作時，堅持原則，協商解決。在問題協調過程中，還需要有堅強的毅力。對一些難處理的問題，醫院辦公室工作人員要沉著、冷靜，注意把握分寸，以情感人，以理服人，力爭變被動為主動，尤其是主任，更要將問題分析的全面透徹，明晰要害，以解決問題爭端。

2.管理職能。醫院辦公室主任的管理職能主要是指在對行政事務進行管理方面所應有的職能和應盡的責任。辦公室主任的管理職責主要在以下幾個方面：

在院長、副院長的領導下，負責全院的文秘、檔案、印鑒、收發等行政工作。

具體執行院領導的工作意圖，制定實施計劃。負責組織協調擬定醫院各項規章制度，參與醫院的改革工作。隨時督促檢查各項規章制度及院辦公會決議的具體執行落實情況，向院領導進行匯報，提出建議。

組織調查研究，負責領導秘書匯總起草全院的工作計劃、總結及各種文件等；負責領導全院往來行政文件的收發登記、轉遞傳閱，立卷歸檔、保管利用、印鑒打字及行政、救護車輛的管理等。

安排各種院級行政會議，做好會議記錄。

及時處理上級來文及各科室請示匯報的事項，必要時上報院領導批閱。

領導辦公室人員做好后勤公關、通訊聯絡、人員接待及群眾來信來訪等工作。

有權組織協調院內各科室共同完成全院性工作。

負責院長、副院長臨時交辦的其它工作。

如何做好辦公室主任

主任如何更有效地開展日常的工作在全院顯得非常重要，可以從以下幾個方面著手：

1.正確處理領導與被領導的關系醫院領導與辦公室主任的隸屬關系是領導與被領導的關系，領導占居主導地位，辦公室主任處于從屬地位，服從領導是辦公室主任應遵循的基本原則。作為醫院辦公室主任，在行動上必須與院領導保持一致，在思想上與院領導同步思維。在執行命令、完成任務、處理重要問題時要多請示、多匯報、多征詢院領導的意見，使全局工作沿著院領導決策的目標方向發展。但是，在服從院領導的同時不要盲從，更不要惟命是從、被動應付。

2.正確處理重點工作和一般工作、日常工作和突發性工作的關系 醫院辦公室工作具有綜合性、服務性、繁瑣性的特點，大到黨的路線方針政策和院領導意圖，小到吃喝拉撒睡，都要通過醫院辦公室來貫徹落實。作為醫院辦公室主任，必須講究科學的領導工作方法和領導藝術，學會分清主次，抓住重點，統籌兼顧，將工作的著眼點始終放在對全局有決定影響的關鍵工作上來。要分清輕重緩急，確保工作不受延誤的同時，對一般性的工作也要明確目標，責任到人，保證事事有人管，防止因小失大。

3.正確處理原則性與靈活性的關系醫院辦公室主任在處理大量事務時，會常常面臨著原則性與靈活性的考驗，要把事務處理好，首先應把堅持原則作為前提，同時，也要講究靈活性，因為在日常工作中，許多事務需要根據情況靈活變通，把政策與工作實際結合起來，綜合分析，處理問題。

醫院辦公室主任的協調管理工作職能影響到全院工作的順利開展，因此辦公室主任的工作意義就體現在“奉獻”二字上。要想做好本職工作，就要不斷磨礪，努力使自己在思想、工作、學習上有長足進步。

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作者單位：陜西咸陽市中鐵一局集團新運工程有限公司