深化改革研究生招生信息化管理工作

信息化管理工作是研究生招生工作的重要組成部分，筆者根據從事研究生招生信息管理工作的實踐經驗，深切感受到推進和深化研究生招生信息化管理進程是一項任重而道遠的工作。

必要性

在當前信息工程高度發達的社會形勢下，迅猛發展的計算機網絡和日臻完善的計算機技術對教育工作的支持和促進作用越來越明顯，例如高考招生錄取工作已經完全實現網上閱卷、網上投送電子檔案、網絡遠程錄取；自2004年起，研究生招生工作也全面實現計算機網上報名、網上調劑錄取等，不僅大大提升了招生工作的技術含量，而且增加了招生工作的透明度，體現了公開、公平、公正。從招生工作的微觀層面來看，計算機技術的應用已經逐漸滲透到日常工作的各個環節，越來越多的工作唯有依賴于高效的計算機和發達的網絡才能順利完成，信息采集、試卷管理、考務管理、成績管理、復試錄取、數據上報、統計分析等各個招生環節都離不開計算機和網絡的應用。因此，做好信息管理工作是保證研究生招生工作穩妥有序進行的基礎。

可行性

目前，我院校研究生招生部門已經配備了具有較快運行速度、較強數據處理能力和網絡處理能力以及較高安全保密系數的個人計算機；在校園網絡建設方面，已搭建完成傳輸通暢、安全性好的局域網，并通過接入教育網實現了與國際因特網的互聯互通，為研究生招生工作的信息化管理奠定了堅實的硬件基礎。另一方面，信息化管理的主體是高素質的管理者，我院校研究生招生部門不但安排專人負責計算機信息管理工作，還有既熟悉招生工作的政策和內容，又深知信息化管理的方法和流程，具有多年豐富管理經驗的管理人員，為研究生招生管理信息系統的研制、改進和提高提供了有力的保障，有利于推動研究生招生信息化管理的進程。

緊迫性

1.工作量大，信息管理系統需更新、優化

近年來，碩士研究生的報考人數連年大幅度增長，2006年全國報考人數已經達到127萬；同時，博士研究生的報考人數也在逐年增加，如我院校2006年博士研究生的報考人數增幅就達到35.6%。報考人數和錄取人數的大幅增加導致研究生招生工作量的成倍增長和工作復雜程度的嚴重加劇，有關的招生政策、招生信息、工作內容、工作方法等變化較大，原有的信息管理系統、信息管理流程已經不能完全適應新形勢下的研究生招生工作，計算機管理系統迫切需要加以改進和更新，流程需要整體再造和優化。

2.二級垂直管理子系統應納入整個信息管理系統中

我院校的研究生招生工作實行二級垂直管理體制，由研究生院招生處全面負責，各二級單位研究生管理部門負責本單位的研究生招生的具體工作。鑒于目前各個二級單位負責研究生招生工作的管理人員的計算機應用水平參差不齊，為了保持信息化管理工作的一貫性和連續性，有必要開發一套操作簡便、通俗易懂、適用于所有二級單位研究生招生管理人員使用的計算機輔助軟件，并將其作為子系統納入到整個研究生招生信息管理系統當中。

3.積極進行數據標準規范建設

整個研究生招生信息管理工作中亟待解決的問題是：數據標準不統一，各種類型格式的數據交叉并存，給工作造成了不便，如以往在招生專業目錄制作階段和復試錄取階段，二級單位上報的數據涉及Word、Excel、Visual FoxPro等多種軟件生成的不同格式的數據，相互間存在較大差異，互相轉換困難，不利于數據的共享和利用，同時也加大了二次輸入發生錯誤的幾率和信息校對的難度，個別二級單位甚至僅采取最原始的手寫材料進行上報，無疑更增添了額外的人工錄入數據的工作量，造成了大量的浪費。因此，提高研究生招生工作信息管理的規范化程度迫在眉睫。

總體設計

該信息管理系統以Visual FoxPro 6.0為基礎開發設計平臺，采取自頂向下的結構化程序設計方法。在對系統需求進行認真細致分析的基礎上，首先從宏觀角度整體考慮系統功能定位，然后依據每個工作環節的內容逐層進行功能分解，直至細化到最單一、最具體、最易實現的功能為止；同時在縱向剖析伸展的基礎上，加強橫向類似功能之間的聯系，形成一定的功能模塊，力求做到功能豐富到位，布局簡潔有序。除此之外，其他的軟件技術也被綜合運用在相應的信息管理工作中，例如，使用Office辦公軟件制作電子文本通過網絡傳達工作信息、打印存檔的文字材料；利用Dreamweaver、FrontPage等制作動態網頁用于招生信息的網絡發布等，都已成為研究生招生信息管理系統不可或缺的有機組成部分，多種軟件技術的綜合應用極大地豐富了系統的功能，擴展了系統的使用范圍。

流程分析

1.制訂招生目錄階段

各個二級單位的研究生管理部門在制作上報本單位招生專業目錄時均統一使用研究生招生信息管理系統的子系統——專業目錄信息采集系統。管理人員可以直觀地在操作窗口中根據下拉菜單中的有關提示選擇或者直接輸入所需的信息項目，采取限制輸入和邏輯校驗的辦法判斷關鍵信息是否正確和規范，如招生導師和招生專業只能在符合條件的事先設定的范圍內點擊選擇，不能隨意輸入；對招收推免生的專業研究方向則禁止對該方向考試科目的錄入；管理人員可以根據需要增刪、修改、查看和打印招生專業目錄信息，在校對無誤后則可利用系統的上報功能模塊生成上報數據庫通過網絡上報，同時上報文字材料備查。在集中匯總所有二級單位的上報數據庫后，經過數據檢查、整理及文字信息校對無誤后，則可通過系統中的格式轉換程序將現有的數據格式轉換成教育部管理軟件所需的數據格式，完成全院校的數據上報。同時，利用Dreamweaver制作動態查詢網頁，通過網絡公開發布招生專業信息，方便考生獲取招生專業信息。

2.報名考試階段

通過網絡上傳下載報考考生數據信息，并對考生報考信息進行邏輯校驗，對條件不符者不予準考，對懷疑有誤的填報信息經核實后加以修改，同時生成考生編號等考試必須的數據信息。完成計算機采集考生照片、打印準考證、打印招生工作各環節所需報表和標簽等任務。

3.成績處理階段

⑴完成考生業務課成績的錄入、校對以及上報工作。⑵在規定的時間內以網上動態查詢的形式向社會發布，考生可憑個人考生編號和身份證號，查詢本人此次研究生考試的成績及排名，此舉可有效保障考生的隱私權。⑶對考試成績進行初步統計分析，待分數線確定后，自動生成上線考生數據庫。

4.復試錄取階段

各個二級單位均使用研究生招生管理信息系統的子系統——錄取信息采集系統。管理人員在輸入擬錄取考生的考生編號后即可查閱此考生的相關信息，并可進行適當修改，但關鍵信息的修改將會出現修改提示，如導師、專業、院所、錄取類別等，管理人員確認后可通過簡單操作將其添加到擬錄取考生庫中。全部修改添加完畢后系統將對擬錄取考生數據庫進行邏輯校驗，因未嚴格遵守規定而出現的問題將被一一列舉出來，使管理人員有針對性的加以解決。各個二級單位在對使用系統打印的擬錄取名單進行認真核對無誤后利用系統上報功能模塊生成上報數據庫，同時上報文字材料備查。招生處匯總各個二級單位的上報數據庫和文字材料后，經檢查、整理保證數據準確，將錄取的新生信息上報教育部、市招辦審查，最后將錄取數據移交研究生培養、學籍等管理部門，用于下一步新生網上選課。

5.新生報到階段

開學兩周后，刪除未報到者以及由于資格審查未通過、體檢不合格等原因被退學者的數據信息，最終生成并打印新生報戶口名單，用于新生落戶等事宜。

系統特點

1.功能齊全，實用性強

整套研究生招生管理系統的功能完善多樣，與每個工作環節相對應的各個功能模塊之間相互銜接緊密，有力地提高了各個工作環節的信息化程度，減輕了以往人工操作的繁重負擔。充分結合我院校的實際情況，采取集中式管理和分散式管理相結合的方法，合理分配和調整院校研究生招生部門與各二級單位研究生管理部門的工作任務和工作關系，有效降低了同類工作的重復率以及由此產生的人為出錯率，信息化管理從整體上大幅度提高了研究生招生管理工作效率。

2.格式統一、通用性好

系統設計和運行的平臺為Visual FoxPro，各個工作階段產生的和使用的信息數據均采用固定統一的數據格式，一方面避免了由多種數據格式（.doc，.xls等）并存產生的數據信息共享和重復勞動等諸多問題，降低了出錯率；另一方面，各個階段采用相同的數據格式也有利于不同工作階段數據信息的共享和移植，減少了數據冗余度，提高了基礎數據的使用率，從而盡可能地保持不同階段相同數據信息的準確性和一致性。在此基礎上，一旦工作需要，內部統一格式的數據可以迅速通過相應的格式轉換程序生成上報軟件所需格式的數據，從而方便、快捷地完成數據上報工作。

3.簡便易學，使用率高

目前，所有二級單位的研究生管理部門都已經安裝配備了專業目錄信息采集子系統和錄取信息采集子系統，系統運行平穩、狀態良好，管理人員基本都能夠很快熟悉系統的使用步驟和操作方法，順利完成數據采集、數據上報和打印工作。

結語

我院校研究生招生管理信息系統的開發是在原有的研究生招生管理信息系統基礎上，經過不斷改進和完善建立起來的，在研究生招生管理過程中發揮著不可替代的作用。相信隨著研究生招生工作的繼續深入開展和管理人員的不懈努力，研究生招生信息管理系統將會不斷更新，繼續向前發展。