基層單位檔案工作記錄短缺問題及解決措施

楊有啟

基層單位檔案工作記錄包括檔案工作的計劃、總結。檔案日常管理登記、統計，檔案工作的手續證明，檔案管理網絡圖，檔案規章制度等，它們可以保存于紙質、聲像和電子等不同介質材料上。

基層單位檔案工作記錄是單位開展檔案工作的全面的真實記錄，可以反映基層單位和檔案員進行檔案日常管理工作的詳細情況，可以體現基層單位對檔案工作的態度和投入，也可以揭示檔案工作者的工作態度、業務熟練程度、工作數量、進度和質量。基層單位檔案工作記錄可以為檔案工作研究提供準確的數據，可作為新檔案員學習業務的“工具書”和實際操作樣本，也是檔案工作考核的重要指標。

一、基層單位檔案工作記錄短缺的四種情況

1、檔案工作的計劃、總結短缺。基層單位檔案工作沒有列入機關或主管部門工作計劃、總結中，專職檔案員檔案工作沒有正式的年度計劃、總結。例如，平谷區檔案局在年底對基層單位檔案執法檢查中發現，有30％的基層單位檔案工作沒有列入機關或主管部門工作計劃、總結，基層單位專職檔案員中有80％的人沒有制訂正式的全年檔案工作計劃，95％的專職檔案員中以年底執法檢查自查報告作為檔案工作年底總結。

2、檔案交接手續短缺。這里指的交接手續有兩種，一種是檔案員調整交接工作時的手續，另一種是業務科室向檔案室交接檔案材料的手續。第一種手續全部有，但不規范，手續內容和樣式不統一；第二種手續，多數基層單位缺少或不正規。據平谷區檔案局年底檔案執法檢查第二組統計，第二組共抽查了17家單位，其中有三家單位更換了檔案員，且全部做了交接手續，但只有民政局一家交接手續上有交接兩人簽字和領導作為見證人簽字。另外第二組檢查發現，20％基層單位專職檔案員收集業務科室檔案材料時給對方寫張收條留給對方；50％檔案員直接拿走不給辦手續，只是在自己的本上做個總數記錄；30％檔案員既不給業務人員辦手續，自己也不記錄。

3、檔案室日常管理工作記錄短缺。檔案室日常管理工作包括“八防”工作、安全檢查工作和檔案利用工作。基層單位檔案室中，經常出現日常管理工作或記錄不齊全或內容不完整或形式不正規的現象。例如平谷區檔案局在年底檔案執法檢查中發現，只有15％的基層單位有投放鼠藥、防蟲藥的記錄，但不規范，有10％的基層單位有安全檢查記錄，但其內容記錄不詳細。基層檔案室全部有溫濕度記錄本、借閱登記本、利用效果登記本，但完全按要求作記錄的只有50％的單位。

4、檔案宣傳工作記錄短缺。檔案宣傳可以通過會議學習、組織檔案知識答題、檔案知識競賽的形式進行，也可以通過展覽、展示的形式進行，還可以通過舉辦各種專項活動的形式進行。基層單位開展檔案宣傳工作時，極少有文字記錄、聲像記錄齊全的。例如，平谷區基層立檔單位85％在黨委會議或機關全體會議上學習過檔案法律、法規或有關檔案文件，這些單位中，95％會議記錄上有記載，98％沒有聲像記錄。平谷區基層立檔單位40％組織過檔案知識競賽或答題，但它們只保留試卷或文字記錄，全部沒有聲像記錄。平谷區基層立檔單位20％舉辦過檔案展覽或展示，它們中有90％文字記錄，但全部沒有聲像記錄。

基層單位檔案工作記錄短缺的現狀，導致無法劃清問題的責任，直接影響了對檔案工作的考核成績，也影響了基層單位檔案工作的發展、進步。如沒有檔案工作計劃、總結，使得基層檔案工作雜亂無章，沒有連續性，造成單位領導不了解檔案工作數量和進度，那么領導在安排工作時就沒有給檔案工作留有必要的時間，所以檔案工作就不可能按要求完成，即使完成工作數量。但質量也不高。如沒有檔案基礎業務工作記錄和宣傳記錄。考核時就無法證明有些工作開展與否。如果沒有檔案交接手續。發生檔案丟失就無法分清責任。

二、造成基層單位檔案工作記錄短缺的原因

1、思想不重視，檔案意識淡薄。基層單位領導對檔案工作的態度，直接影響檔案工作的開展。有些領導沒有認識檔案工作的重要性，認為只要按時歸檔。不丟檔案不少檔案，檢查時不出問題就行，檔案工作不計入年底考核。這種態度直接造成機關或主觀部門工作計劃、總結內容沒有涵蓋檔案工作，機關從不宣傳檔案工作。檔案員沒有按要求開展檔案基礎業務工作，檔案員頻繁變動沒有辦交接手續。所以出現檔案工作記錄短缺的現象。

2、檔案員兼職太多，變換頻繁。基層單位檔案員兼職過多，沒有時間、精力按要求開展檔案工作，導致工作效果大打折扣。頻繁變換檔案員，新檔案員缺少系統的上崗培訓，導致新檔案員不熟悉檔案工作，多數業務沒有開展。這兩種情況造成基層檔案工作記錄記錄短缺。

3、檔案工作規范標準不完善。檔案工作規范標準多年沒有改動，原有的檔案工作規范要求不嚴，工作記錄沒有統一的全面要求，已經不適應當前檔案工作的發展水平。所以導致基層檔案工作記錄短缺。

4、檔案員業務素質限制。有些基層檔案員沒有按時參加檔案局組織的業務培訓，業務知識仍然保留在多年以前的水平，所以按以往要求開展檔案工作，造成檔案工作記錄短缺。

三、解決的方法

1、規范基層單位檔案工作標準，實行規范化管理。檔案行政管理部門首先應該完善本地區的基層單位檔案工作的標準，明確規定基層單位每年要形成正式的檔案工作計劃、總結，基層單位計劃、總結內容要涵蓋檔案工作。基層單位檔案工作標準要規定檔案基礎業務工作的標準，如檔案室要嚴格執行“八防”要求，“八防”措施要有規范的文字記錄，要規定定期對檔案室安全檢查的時間和不定期檢查的次數，安全檢查要形成規范的文字記錄。基層單位檔案工作標準要規定檔案宣傳的基數、基本的方式和方法，宣傳的文字和聲像記錄要齊全、完整。

2、建立基層單位檔案工作記錄制度。制度要有前瞻性，隨著網絡的發展，要求基層單位檔案工作記錄隨時通過網絡傳輸給本地區的檔案局。制度應規定記錄產生的程序和報送的程序，即檔案工作記錄必須是在工作中產生的，是檔案工作的真實記錄，不允許出現假記錄即杜撰的記錄或者集中補充的記錄。現階段基層單位可以通過電子郵件報送電子的檔案工作記錄，當檔案網絡完全建立起來之后，可以在網絡上開展檔案工作，當時形成檔案工作記錄可以在檔案管理部門保存。制度中應規定記錄的方法和形式，針對不同的檔案工作規定記錄采用不同的方式、方法，如檔案宣傳工作既要有文字記錄也要有現場聲像記錄，而檔案工作計劃、總結只要求文字記錄等。制度也應規定記錄內容要求，如交接手續要有雙方當事人簽字和領導見證簽字、檔案的數量等內容，檔案安全檢查記錄要有參加人員簽字，檢查發現的問題等內容等等。

3、基層單位報送檔案工作記錄渠道暢通。現階段可以申請專用的大容量電子郵箱，供基層單位報送電子檔案工作記錄。將來應全面使用統一檔案專用軟件，基層檔案工作可以全部在網絡進行，形成檔案工作記錄自動保存到檔案行政管理部門。例如平谷區檔案局已經開發出檔案辦公專用軟件，在本區選取試點單位開始使用，經過修改、完善，成熟后將在全區全面推廣，到時可以實現基層單位檔案工作全部在網絡上進行。檔案工作記錄自動保存、傳輸到區檔案局服務器上。

4、及時組織基層單位進行培訓，提高檔案員的整體素質。本地區的基層單位檔案工作規范化標準和檔案工作記錄制度出臺后，檔案行政管理部門對本地區基層單位主管檔案領導和檔案員要及時組織培訓，及早在本地區全面推廣。

5、加大宣傳力度，轉變觀念。首先要對基層單位的領導開展檔案工作重要性的宣傳，轉變其對檔案工作的態度，進而改進檔案工作的現狀。其次在推廣新的基層單位檔案工作標準和制度前，要進行專項宣傳，宣傳重點是制定新標準和制度的必要性和重要性，專項宣傳對基層單位主管檔案工作的領導和檔案員宣傳重點要有所不同，對領導要宣傳其監督和考核的作用，對檔案員要重點宣傳其記錄工作量和分清責任的作用，這樣使二者全面接受新標準和制度，最終全面推廣。

6、加大執法檢查力度，監督基層單位對新檔案工作標準和檔案工作記錄制度落實情況，確保檔案工作記錄完整、齊全。檔案局依法履行檔案行政管理職能，組織檔案執法檢查不局限于定期檢查，也可以進行不定期的檢查。所以檔案局不僅可以在年底對基層單位檔案綜合檢查中進行檔案工作記錄檢查，也可以開展對基層單位檔案工作記錄專項檢查，檢查既可以是普查也可以是抽查。在檢查中對基層單位檔案工作記錄不全或不完整的，找出原因提出具體的改進措施，以便引起基層單位的重視，及時改進，督促其按要求完成工作并形成完整、齊全的檔案工作記錄。

作者單位：北京市平谷區檔案局