高校檔案工作與本科教學(xué)工作水平評估

張桂蘭

近幾年來，全國高校的連年擴招，致使辦學(xué)條件趨于緊張。教育部為使教育質(zhì)量得到保障，對全國各高校進行本科教學(xué)工作水平評估，評估的根本目的在于“以評促改，以評促建，評建結(jié)合，重在建設(shè)”。本科教學(xué)工作水平評估方案雖沒提到對高校檔案的評估，而隨著評估工作的開展，教學(xué)評估依賴了大量檔案并形成了大量教學(xué)評估檔案，也就不得不引起人們對“高校本科教學(xué)工作水平評估與高校檔案工作關(guān)系”的探討。

一、檔案是高校本科教學(xué)工作水平評估的基礎(chǔ)和依據(jù)

在高校，檔案是學(xué)校歷史的真實記錄，是最令評估專家信服的歷史證據(jù)。它原樣地保留著當(dāng)時高校檔案形成者的歷史真跡，如果沒有檔案作依據(jù)，就難以準(zhǔn)確地闡明歷史事件，難以科學(xué)地總結(jié)學(xué)校發(fā)展的歷史和規(guī)律，任憑高校領(lǐng)導(dǎo)怎樣雄辯，評估專家也不會憑空相信。只有依靠檔案，專家才能對一個評估單位進行客觀、公正、全面地估價。專家組通過實地查看、個別訪談、查閱資料、問卷調(diào)查、測試、召開座談會等形式。對校園建設(shè)進行全面細(xì)致的了解和分析，最后作出定論。

以我院為例。外交學(xué)院于2007年5月28日至6月1日，接受教育部委托的普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評估專家的評估。“在對我院的考察期間，專家們認(rèn)真閱讀了《外交學(xué)院本科教學(xué)工作水平評估自評報告》；審閱了相關(guān)材料；聽取了院黨委書記秦亞青教授的工作匯報；與外交部干部司召開了畢業(yè)生座談會；觀看了學(xué)院評建工作宣傳片與學(xué)生自主舉辦的‘模擬聯(lián)合國活動：參觀了學(xué)院建設(shè)發(fā)展成就展；考察了8個教學(xué)單位和9個職能部門；分別召開了6個專題座談會；考察了學(xué)生晚自習(xí)以及圖書館閱覽情況；隨機聽課17門次；抽調(diào)評閱學(xué)生畢業(yè)論文(設(shè)計)160份、學(xué)生試卷290份、學(xué)生實習(xí)報告20份；對50名學(xué)生進行了基本理論和基本技能的測試。專家組對我院本科教學(xué)工作進行了全面、深入、嚴(yán)格的檢查。經(jīng)過考察，專家組對我院本科教學(xué)工作給予了高度評價，評估結(jié)論為優(yōu)秀”。

可以說，豐富的檔案資源在評估工作中的憑證和依據(jù)作用是不可替代的，它直接影響著學(xué)校評估工作的過程和結(jié)果。離開檔案談評估，是不可想像的，是虛假的。

二、本科教學(xué)工作水平評估推動了高校檔案工作的開展

通過評估，學(xué)校真正把教學(xué)當(dāng)作了中心工作。過去很長時間未能理清的思路理清了，過去長期得不到解決的問題基本解決了，學(xué)校教學(xué)工作上了一個新臺階，各項工作都前進了，學(xué)校真正有了巨大而深刻的變化。可以說，評估不是一個負(fù)擔(dān)，而是一個機遇。通過評估，被評學(xué)校抓住機遇，乘勢而上，扎扎實實地抓了學(xué)校的教學(xué)工作，促進學(xué)校的整體水平邁上一個新臺階，同時，對檔案工作的開展也具有重要的推動作用。

1、評估工作是對檔案工作的檢查

高校本科教學(xué)工作水平評估，對高校檔案工作質(zhì)量和管理水平的提高起到了推動作用。通過評估，可以及時發(fā)現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)是否符合檔案工作的質(zhì)量和管理標(biāo)準(zhǔn)，推動檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化建設(shè)進程。評估需要大量的佐證材料支持觀測點，評估教學(xué)水平的同時，也測試了檔案的收集、保管、利用、編研等工作狀況及館藏情況。也只有館藏豐富了。才能為教學(xué)評估提供充足的支撐材料。

2、教職工的檔案意識進一步增強

評估使教職工進一步增強檔案意識，認(rèn)識到檔案的重要性。同時，評估有效地宣傳了檔案工作。在評估的準(zhǔn)備階段，從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)到每一位教職工，所有參與材料準(zhǔn)備的人員都真切感到，沒有原始檔案和數(shù)據(jù)作為支撐材料，再好的自評報告也會空動乏力。檔案在評估中作用的不可替代性，使校領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工更加配合檔案館(室)開展收集工作，并主動將自身在教學(xué)實踐、科研活動中有特色的材料歸檔保存。在外交學(xué)院，評估工作剛剛結(jié)束，有些部門的主管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員就立即著手歸檔工作。

3、一定程度上增加了教學(xué)檔案的規(guī)范性

通過評估。加深了人們對平時積累檔案材料重要性的認(rèn)識，深刻體會到“案結(jié)卷成”、“平時歸檔”的重要意義。通過評估，教職工能更好地執(zhí)行檔案工作規(guī)章制度，他們感到：正是有了完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的檔案信息資源，才滿足了高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、多角度的觀測點對本科教學(xué)工作水平評估的需要。同時。評估有力地推動了檔案工作的規(guī)范化，原來組卷的不科學(xué)不規(guī)范，通過評估顯現(xiàn)出來，這就使人們在以后的歸檔工作中加以改進和完善。

4、推動了高校檔案工作的開展

經(jīng)濟的全球化。必將引起教育和文化的國際化。為使我國高等教育培養(yǎng)出既適應(yīng)我國又適應(yīng)全球經(jīng)濟發(fā)展所需用的人才，我國政府采取一系列措施，提高辦學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效果。國家教育行政主管部門對高校教學(xué)工作的宏觀管理和指導(dǎo)、定期對高等學(xué)校教學(xué)工作進行評估，使得作為評估基礎(chǔ)和依據(jù)的高校檔案工作必將得到進一步的推動和發(fā)展。因為，高校本科教學(xué)工作水平評估，需要并依據(jù)了大量的檔案材料，我國還將實行五年一輪的評估制度，甚至還要進行其他形式的評估，這些工作無疑還要依據(jù)檔案，離不開檔案工作的有利支持。

三、由高校本科教學(xué)工作水平評估引發(fā)的思考

第一，為了進一步推動檔案工作的開展，在本科教學(xué)工作水平評估專家中，是否也應(yīng)當(dāng)邀請一些檔案工作專家參與其中。

細(xì)心的人們會注意到，在高校本科教學(xué)工作水平評估專家中，有高校書記、校長，有教務(wù)處長、評建辦主任，還有一些專家，等等。高校本科教學(xué)工作水平評估，主要以檔案為基礎(chǔ)，為憑據(jù)，這就讓人們想到：在今后的評估工作中，可否請一些檔案工作專家參與，這不僅有利于檔案工作，更利于評估工作，利于教學(xué)管理和教育教學(xué)質(zhì)量的提高。

第二，任何工作，只要領(lǐng)導(dǎo)重視就能做好，檔案工作也不例外。

凡是本科教學(xué)水平評估取得好成績的學(xué)校，領(lǐng)導(dǎo)都很重視評估工作。高校檔案工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分，因此，經(jīng)歷過評估并取得好成績的高校，領(lǐng)導(dǎo)同樣重視檔案工作，其檔案工作肯定不錯。但我們不能否認(rèn)，在本科教學(xué)水平評估工作中，有些高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案與教學(xué)評估的相互依賴關(guān)系認(rèn)識不夠明確，忽略檔案在高校評估中的重要性，有的高校沒有讓檔案工作人員參與進去。當(dāng)然，作為高校檔案工作人員，要想使檔案工作得到領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視，也應(yīng)當(dāng)積極主動去爭取。

第三、檔案人員的配備是做好檔案工作的根本。

任何事情都是靠人去做的，高校檔案事業(yè)的成敗關(guān)鍵也在于人。目前，很多高校都在著手檔案信息化建設(shè)，“高校檔案信息化建設(shè)是否能取得成功的根本在于檔案人員的配備”。但高校在檔案人員配備方面，普遍都存在問題。一方面，高校檔案人員配備不足，一人兼數(shù)職，使得檔案人員窮于應(yīng)付檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，而開發(fā)利用檔案信息資源的工作做得很不夠。另一方面，高校檔案人員整體水平的參差不齊，特別是在知識結(jié)構(gòu)、人才結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)方面存在嚴(yán)重問題，比如有的高校檔案管理人員知識嚴(yán)重老化，特別是缺乏計算機知識和技能；有的高校把一些無檔案知識的人員充實到檔案隊伍中，讓他們?nèi)タ磾偸貥I(yè)或安度退休前的時光，等等。這些做法不但影響了檔案工作的開展，甚至阻礙了檔案信息化建設(shè)的進程。

第四、經(jīng)費投入是做好檔案工作特別是實施高校檔案信息化建設(shè)的保障，在高校各部門經(jīng)費的使用和分配上，不能重此輕彼。

很多高校在教學(xué)評估過程中，都加大了經(jīng)費投入(包括在服務(wù)部門和行政部門)，增加或更新必要的設(shè)備，以改善辦學(xué)環(huán)境和辦公條件。但有些高校，對于設(shè)備的添置和更新只對教學(xué)部門，對于檔案部門很少關(guān)注，或者是以“資金有限，以后再說”為推脫，嚴(yán)重挫傷了檔案工作人員的積極性。提高教學(xué)質(zhì)量不光是教學(xué)部門的事，需要全員努力，“頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳”，不可能使學(xué)校各部門、各項工作更好地為教學(xué)服務(wù)并達(dá)到協(xié)調(diào)發(fā)展。高校教學(xué)評估需要在非常短的時間內(nèi)向?qū)＜医M提供大量的背景和支撐材料，這已被證實；單純依靠傳統(tǒng)的手工管理和被動服務(wù)模式無法適應(yīng)在未來評估中專家組快捷高效檢索、調(diào)用各類檔案的要求。高校檔案工作信息化，有利于解決由于高校快速發(fā)展而日益增長的檔案信息與有限保管條件之間的矛盾，有利于發(fā)揮高校檔案服務(wù)的功能，因此必須在人力、財力上得到保證，得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。