高校圖書館檔案建設與管理工作研究

方　敏

摘要 從高校圖書館檔案管理的重要意義出發,針對目前高校圖書館檔案工作中存在的主要問題,提出了具體的改革措施,目的在實現高校圖書館檔案管理的科學化和規范化,適應信息化社會的需要?

關鍵詞 圖書館 檔案 檔案管理 檔案建設オ

教育部教學水平評估對高校檔案工作提出了更高要求?高校圖書館檔案是高校檔案工作的重要組成部分,其管理是否科學?規范直接反映了圖書館的管理水平?高校圖書館許多工作的開展都離不開檔案工作的支持,檔案工作已成為圖書館建設的重要環節和現代圖書館評估考核的一個重要方面?オ

1 加強高校圖書館檔案建設與管理的現實意義

圖書館是高校的窗口部門,是高校學術研究的服務中心,具有獨特的文化特點?同時又是相對獨立的行政機構,工作中形成了大量具有保存價值的文件材料,特別是在合校擴招等新形勢下,留下了大量檔案信息資料,已成為領導決策?業務工作和學術研究的重要信息資源?做好高校圖書館檔案的建設與管理,對高校圖書館的現實發展和長期建設有重要意義?

1.1 為高校圖書館發展提供依據和參考

信息是決策的基礎,檔案是圖書館活動的原始記錄,是圖書館各項工作最真實最可靠的信息?圖書館領導的決策?政策的制定?未來的規劃是以這些及時?全面?準確反映圖書館發展概貌?活動規律檔案信息資料為依據;圖書館人力資源建設是圖書館發展建設的決定因素,而系統?翔實的檔案信息資料,是圖書館領導進行人才規劃?人員培訓?圖書館內部職務認定?專業職稱考評的重要參考;圖書館信息資源建設和讀者服務等基礎業務工作,只有在不斷總結的基礎上才能不斷提高,圖書館業務檔案收集歸納了日常管理和業務流程中各類統計數據和統計報表,客觀真實地再現了圖書館業務活動實際情況,是隨時作為分析總結業務工作必不可少的一手資料?

1.2 是高校圖書館科學管理的中介和載體

檔案建設水平是高校圖書館管理水平的重要標志,沒有完善健全的檔案體系,不可能有良好的管理?高校圖書館檔案是在工作中形成的,直接反映工作中的成果和教訓,能夠體現圖書館的工作特點和活動規律,由此成為管理活動的中介和載體,為高校圖書館的科學管理提供了一個平臺?高校圖書館檔案的歸檔范圍涵蓋圖書館的各項業務活動,通過這些資料,可以全面了解圖書館工作的全貌,及時迅速地發現問題,總結經驗,提出最優決策,達到改進工作?實現科學管理的目的?同時檔案工作又是圖書館科學管理的重要內容,是圖書館自身科學管理的重要手段?管理者也可以通過檔案資料的標準化?規范化工作,實現對圖書館各項工作的標準化?規范化管理,從而發揮檔案對各項工作的促進作用,提高了圖書館的實際工作水平?

1.3 是國家和民族文化建設的需要

檔案是我們國家和民族文化建設的歷史記憶,是傳承文明的重要載體?圖書館作為高校三大支柱之一,作為學校的文化窗口,是知識和信息的集散地?其檔案建設具有重要的文化價值,是國家和民族文化建設的重要組成部分?1.4 是圖書情報理論和圖書館建設的研究資料保障

高校圖書館的檔案信息資料,是高校圖書館自身發展建設的第一手資料,翔實可靠?在知識經濟?網絡經濟和教育全球化的新形勢下,它對圖書情報學?圖書情報事業以及高校圖書館自身的發展和建設的基礎理論研究和應用研究都十分重要?高校圖書館的檔案信息資源憑借其豐富的現實資料?數據以及新的知識,能為圖書情報事業和高校圖書館自身的發展研究提供可靠的信息資源保障?オ

2 目前圖書館檔案工作中存在的主要問題

盡管高校圖書館檔案工作是高校圖書館管理工作的重要組成部分,但是由于各種原因,目前我國高校圖書館檔案工作仍存在一些問題?

2.1 檔案缺乏集中統一管理

圖書館業務檔案與其他部門檔案一樣,是國家的財富和寶貴的文獻資源,應歸國家所有,但在實際工作中,上級檔案行政管理部門對圖書館的檔案工作往往缺乏監督和指導,圖書館的一些重要的需要長遠保存的檔案也沒有按照規定報送專業檔案館保存?

2.2 館藏檔案結構不合理

從檔案門類結構看,許多圖書館的館藏文書檔案比重較大,以業務檔案為主的特色檔案亟待豐富;從檔案載體看,紙質檔案比重較大,其他載體檔案的種類和數量相對較小,這樣的館藏檔案結構和內容不能適應圖書館業務發展和信息化社會的需要?

2.3 館藏檔案缺乏系統性和完整性

一方面檔案殘缺不全,圖書館檔案一般來自上級有關部門和圖書館業務工作,有許多檔案不是斷檔就是缺檔,或者是應當立卷的而沒有立卷,另一方面對收集?呈繳的許多案卷既沒有進行案目登記,也未進行分類?標引?編目?排列,更沒有進行二?三次檔案文獻的加工,使檔案資源不成體系,難以得到有效利用?

2.4 檔案保管不善

表現為:一沒有專人負責管理,二沒有固定的存放環境,三缺乏保護措施,四沒有嚴格的管理制度,結果造成圖書館檔案的嚴重丟失?損壞?紊亂?

2.5 檔案價值缺乏鑒定

無論檔案的詳實?真偽程度和價值大小,所有圖書館檔案文獻長期存放在一起,沒有通過必要的價值鑒定來確定圖書館現有檔案資源的準確性和保管期限,導致圖書館檔案文獻的不斷膨脹,給管理和利用帶來不便?

2.6 檔案資源開發利用薄弱

重管理?輕利用,重保管?輕開發的問題制約著檔案為高校圖書館建設服務功能的發揮,造成圖書館檔案資源的閑置和浪費?

2.7 檔案資源的數字化建設緩慢

許多館的檔案資源還是單一的紙型文獻和傳統的管理模式,在信息化網絡化時代,已無法滿足人們多渠道獲得檔案文獻資源的需求,特別是在已實現館藏文獻資源服務自動化的圖書館,其自身的檔案文獻管理和利用手段沒有與圖書文獻信息資源的現代化開發同步?オ

3 加強高校圖書館檔案建設的具體措施

要解決高校圖書館檔案工作中存在的問題,充分發揮高校圖書館檔案的優勢與潛能,當務之急是在管理模式上進行改革,使檔案管理走上標準化?規范化的科學軌道,使檔案工作實現網絡化?信息化的現代化管理水平?

3.1 科學分類,建立系統的檔案體系?

檔案整理工作的基本任務是建立檔案實體的管理秩序,使檔案實體有序化?條理化,為整個檔案管理工作創建秩序化的管理對象基礎?檔案管理工作要遵循檔案的本質特性,保持檔案文件之間的歷史聯系?為更好地體現檔案文件之間的歷史聯系,需要對處于無序狀態的文件進行分類,按文件的來源?內容?時間或其他形式特征,劃分為若干類別,分類工作也是檔案管理諸環節中最難把握的程序?根據《高校檔案實體分類法和高校檔案管理規范》的要求,以高校圖書館全部檔案實體為分類對象,依據圖書館工作職能,結合檔案構成的內容特點進行統一分類,一般劃分為六類?(1)黨群工作類;(2)文書檔案類;(3)行政管理類;(4)業務工作類;(5)實物聲像類;(6)人事科研類?此六類恰當地劃定了高校圖書館的檔案歸檔范圍,對高校圖書館工作產生文件材料的梳理起到了指導性作用,是編制圖書館檔案分類表的基礎?但只有進一步明確高校圖書館的二級類目和三級類目才能形成明確的檔案表,才能夠系統地揭示出檔案之間的聯系和規律,有條理地反映立檔單位的歷史全貌,保證具有查考利用價值的文件的完整性和系統性?根據《高校檔案實體分類法》和檔案管理工作的實際經驗,筆者研究編制出如下高校圖書館檔案分類表(表中分類號,采用漢語拼音和數字相結合的方式)?

表1 高等學校圖書館檔案分類表

DQ11黨群工作

DQ11.1黨務工作

DQ11.2宣傳統戰

1統戰工作材料

2板報?館刊等宣傳材料

DQ11.3工會工作

DQ11.4共青團工作

SX聲像實物

1錄音?錄像?照片

2獎狀?錦旗?證書?獎杯?重要題詞等實物

XZ16.1文書檔案

XZ16.1.1檔案管理

XZ16.1.2文件材料

1上級機關及學校有關圖書館的文件

2行業文件

XZ16.1.3涉外活動

1合同?協議

2外事活動文件材料

XZ16.1.4歷史材料

1會議記錄

2館史?機構沿革?大事記

3部室會議記錄?大事記

4部室及圖書館分時期情況綜述

XZ16.2行政管理

XZ16.2.1行政工作

1圖書館工作計劃?總結?規劃?報告

2圖書館規章制度?崗位職責

3行政管理工作

4考核材料

XZ16.2.2財務工作

XZ16.2.3安全衛生

XZ16.2.4固定資產

XZ16.3業務檔案

XZ16.3.1業務工作

1業務部門工作規范

2業務工作記錄及評證

3業務培訓?業務考核記錄

XZ16.3.2館藏資源

XZ16.3.3讀者服務

XZ16.3.4自動化

XZ16.4人事科研

XZ16.4.1人事工作

XZ16.4.2科研檔案

3.2 以分級管理,保證檔案體系的完整性?

高校圖書館檔案建設的重點是保證圖書館各項活動中產生的文件材料的齊全完整,真正體現高校圖書館工作的歷程和改革發展的成就?高校圖書館的業務檔案產生于圖書館業務各個環節,針對業務檔案的來源特點,應實行分工負責,分級管理模式,即由各業務部門分別管理各自的業務檔案,并指定專人負責?如文獻采購檔案和文獻典藏檔案由采編部管理,讀者借閱?讀者服務檔案由流通部?期刊部和信息咨詢部管理,實行分級管理使檔案管理成為各部門工作的一部分,這樣便于工作人員日常管理和使用?同時更能充分發揮檔案的作用,使檔案資料得到充分利用?這種管理模式必須建立一種有效監督機制,定期按照檔案收集范圍對各部檔案工作進行驗收和檢查,從而保證高校圖書館檔案收集工作的順利進行?

3.3 以形式多樣化豐富檔案內容,優化檔案結構?

各類檔案資料有其不同的形成特點和規律,做好檔案材料的收集與積累,必須掌握各種材料的形成特點和規律,有的放矢做好前瞻性工作?一方面高校圖書館應重視歷史性材料的收集與整理,歷史性材料是以文字形式直接反應和記錄高校圖書館重大事件?重要活動的文字材料,包括大事記?重要會議記錄?機構沿革等?這部分材料由于分散?零碎,是最難收集和最易被忽視的?由于業務部門只重視業務材料,而易忽視歷史性材料的重要性,所以為了更好地收集這類材料,高校圖書館應針對這類檔案的特點,作出具體的規定和要求,例如:為了保證全面記錄圖書館發展和概述各部室每一時期的工作成果,要求每屆館領導?部(室)主任要對自已任職期間的工作進行全面總結,形成圖書館及各部(室)工作的綜述性材料,然后記錄存檔,這對今后館史和年鑒的編纂工作準備了翔實可靠的基礎材料?另一方面檔案工作應重視非文字材料,如音像?實物?數字檔案的收集與整理,根據當前載體多樣化和形式多樣化的特點,以音像?照片?光盤?獎杯?獎狀等多種形式歸檔,應成為檔案工作的重點,這類檔案使記錄更生動?更具體?更真實,是最難得?最有價值的佐證資料?這部分檔案是高校圖書館檔案完整性?系統性的重要保證?實際工作中,這類檔案的收集存在許多問題,大量珍貴的照片?音像等實物資料都散失在個人手中,在利用時難以收集?高校圖書館的檔案工作者應對此類檔案采取有效的管理措施,使此類資料在形成后及時規范地歸檔保存?從而有效保證高校圖書館的檔案形成文字?圖表?音像?實物?數字文件等一體化的完整的檔案體系?

3.4 采用文檔一體化的操作管理模式,實現檔案管理工作的信息化?現代化建設?

信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢,檔案信息化建設是一個由檔案管理向檔案信息管理轉變的過程?其目標是最大限度地延長檔案的壽命,最廣泛?最快捷地提供檔案信息?在高校圖書館檔案信息化建設工作中,首先應將檔案管理與文件處理兩個過程結合起來,納入到一個統一的管理系統中,實現文檔一體化的操作模式,這種模式的作用有兩個方面:一是避免重復勞動,提高工作效率;二是提高檔案管理水平,使大量的文件輸入工作在文件處理過程中一次性完成,更有利于信息資源的共享?隨著計算機的大量普及,高校圖書館的紙質文件與數字化文件同時大量并存,極大地拓展了高校圖書館檔案管理的工作內容,為高校圖書館檔案資料的收集?整理?存儲?使用帶來了新的機遇和挑戰,使文檔一體化的管理模式成為可能?同時由于電子文件傳遞與處理是通過標準化文件格式完成的,這有助于解決紙質文件的弊端,也為高校圖書館檔案管理工作帶來了實質性進步,為各級檔案工作者提供了一個真實的操作平臺,使檔案管理工作變得更為具體?直接,使檔案查考利用變得更為方便快捷,對于工作效率的提高具有極大作用,也對高校圖書館的檔案管理工作走向科學化規范化軌道起到了關鍵作用?

3.5 完善管理制度,保證檔案工作健康有序地發展?

由于檔案資料具有產生和形成分散的特點,給文件的收集和積累的準確性?完整性帶來了一定難度,因此我們必須以制度管人管事,建立健全相應的管理制度和工作規范,使大家能夠按要求做好各自的分內工作,為檔案資料的收集提供有效保證?要通過大力宣傳檔案工作的重要性,提高領導和各部門對檔案工作的重視,增強他們對檔案工作的認識,提高他們對檔案工作的關注,使他們將檔案工作列入到他們的職責中去,確定專人管理,明確職責劃分,實現各項工作與文件材料歸檔工作同步進行,從而全面體現檔案工作在各部門的重要地位?

3.6 做好檔案信息資料編研工作?

高校圖書館應對其檔案信息有目的?有計劃地篩選?分析?研究,編制出具有典型性?規律性,具有使用價值的各類檔案信息?如根據某項專題或某項實際需求,編制文獻匯編?資料文集?專題調研?大事記?簡介等?高校圖書館也可將本館歷年的重要活動記錄分析整理,編制出圖書館年鑒?圖書館館史等重要資料?還可根據圖書館的館藏變化?基礎設施建設?服務功能創新等有關檔案存儲信息,編制出《圖書館使用手冊》?《高校圖書館入館指南》等對讀者進行宣傳教育或作為文獻檢索課教學使用教材?另外,隨著高校辦學規模不斷擴大,辦學層次不斷提高,圖書館研究職能的不斷強化,高校圖書館也可將本館的科研?學術活動情況,編制出圖書館科研工作實錄?圖書館專業論文匯編?科研成果文集等,在館內外宣傳?介紹?交流,提升檔案信息資源的傳播效果及影響力?オ

參考文獻

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4 吳小鳳.高校圖書館檔案管理之我見.楊凌職業技術學院學報,2006(5):79-80お

作者單位:哈爾濱師范大學圖書館,150080

收稿日期:2007年5月21日

The Study on the University Library Archives Construction and Management

Fang Min

Abstract:The Archive is an important part of the university library management. This paper first describes the meaning of the university library archives construction and management. It then elaborates on the concrete problems of university library archives management and the way of computerized archive management under the current situation. The paper will be of great value in terms of the achieve management and construction in the university library.

Keywords:Library; Archives; Archives Construction; Archives Management