民國檔案整理工作的內容新維度

陳　濤

建國五十多年以來，檔案工作者在民國檔案整理工作中，遵循檔案形成的客觀規律，依據全宗原則，利用原基礎原則，對全國民國檔案進行了案卷級整理工作，逐步建立了包括全宗目錄、案卷目錄、人名目錄、地名目錄等在內的民國檔案目錄體系，部分檔案館還逐步建立了館藏民國檔案案卷級機讀目錄數據庫。至此民國檔案整理的工作已經走出初級階段。隨著民國檔案開放力度增大，原有的民國檔案整理成果已難滿足現有的民國檔案利用需求，對民國檔案整理工作需要引進新的維度，即對民國檔案信息作進一步開發及采取相關措施確保民國檔案實體和信息的安全，這標志著民國檔案整理工作步入新的階段。

一、進一步開發民國檔案信息

現有的民國檔案整理成果存在的主要問題是：對部分民國檔案案卷內容揭示得不夠準確、全面，案卷標題有的反映的是案卷內一份或部分文件，而非全部文件內容，有的則是細節性、瑣碎的事務卻被賦予了一個大概念詞語加以描述，有的則正相反，等等。造成這種種情況的原因是多方面的，但和民國檔案本身狀況有很大關系。有不少民國檔案一卷厚達數百頁，涉及文件主題、文件責任者較多，給全面概括、準確擬寫案卷標題增加了難度，而案卷級機讀目錄數據庫又是在案卷目錄的基礎上建成的，這種信息揭示的欠準確性在民國檔案開放力度加大的今天，危害性愈加明顯，它造成民國檔案利用工作的誤檢率增高，應控制使用的文件無法予以控制使用，使民國檔案工作處于一種被動狀態，從而成為今天迫切需要解決的問題。

筆者認為，鑒于各館所藏民國檔案經過建國后數十年的整理，作為全宗級、案卷級的整理單元已然形成并相對固定，和館藏目錄體系也建立起了一一對應的關系。因此，在解決存在的問題，開展新一輪的整理工作時，我們仍要堅持利用原基礎原則，對檔案實體的這種既有狀況加以接受，在現有基礎上進行一種螺旋上升式的整理。不過，這并非說我們仍將沿襲以往的方式開展案卷級整理，簡單地將原有案卷標題和案卷內容重新審視一遍，見錯糾錯，如果這樣做效果不會好。因為出錯的部分往往卷內內容復雜，不少是屬于多主題案卷，要揭示卷內內容，有時也只能采取掛一漏萬的方式，即將其中主要的、重要的內容點出，其余則忽略不管，這就使得未被揭示的檔案內容成為死信息，很難再被利用。抑或不得不將若干個檔案內容的小概念概括上升為一個大概念，而其實這個大概念內涵是大于這若干個小概念內涵之和的，這樣做的結果不僅沒能準確揭示檔案內容，反而淹沒了案卷的個性。因此，筆者認為解決方法只能是：對多主題案卷的整理單元加以細化，即進行民國檔案文件級（含文件組合級）整理，對民國檔案信息作進一步的深入開發。

二、延伸、完善民國檔案機讀目錄數據庫信息

民國檔案著錄標引的行業標準之一《民國檔案著錄細則》將著錄對象區分為文件級和案卷級兩種級次。所謂文件級著錄單元即是著錄對象為單份文件或同一案卷中記述同一事物的多份文件。案卷級著錄單元則是著錄對象為一卷檔案，現有的館藏民國檔案機讀目錄數據庫大多是以案卷級為著錄單元進行著錄標引的。如典藏民國檔案的重要基地——中國第二歷史檔案館即是對館藏140萬余卷民國檔案進行了案卷級著錄標引，全國其他館情形也大抵相似。客觀地說，民國檔案機讀目錄數據庫僅有案卷級著錄標引是不夠的，即使已達盡善盡美但卻是單一的檢索工具，其功能還是遠不抵一組多元立體化的檢索工具。因為這樣的一組檢索工具能彼此彌補支撐，形成相輔相成的局面。

另一方面，從理論上講，案卷是有密切聯系的若干文件的組合體，不少民國檔案情形也確實如此。特別是單主題的一卷檔案更如此。不過，由于歷史上諸多原因，民國檔案案卷的情形并不都是這樣，一卷檔案所反映的主題可能是并列的多個，即多主題，而在進行著錄標引時，對一個著錄單元的標引，不可能對標引項分類號的數量不加限制，因而其信息的揭示往往有意猶未盡之感，這使我們和力求正確擬寫多主題案卷標題時一樣，感受到了相似的無奈。因此，對這類多主題案卷應和其文件級整理相呼應，將著錄單元按有關主題破解成文件級后再予以標引，使民國檔案信息在機讀目錄數據庫中得到延伸和完善，進而形成以案卷和文件級標引相結合的民國檔案計算機檢索體系。

三、保障民國檔案實體安全

檔案館是永久保管檔案的基地，亦即檔案館的工作職能便是館藏檔案的保管和開發利用。而要實現這兩項職能的前提便是保證檔案實體的安全。作為歷史檔案的民國檔案，隨著距離產生時間的愈加遙遠，其實體遭受損毀的風險日益加大，除了自然的老化破損外，還有隨著民國檔案開放力度的加大，頻繁地因實體提供利用所遭遇的磨損和居心叵測者的偷竊、毀壞。為了阻斷民國檔案遭遇的這些自然與人為損毀的可能，整理工作就應采取相應步驟以保障民國檔案實體安全，具體為：對進行整理的民國檔案實體的破損情況進行鑒別，對達到了修裱要求的檔案送交相關部門進行修裱，以延續民國檔案實體生命。對修裱完成和不需要裱糊的民國檔案進行編頁，固定卷內文件次序，并運用數字化技術，進行縮微翻拍或掃描及制作光盤，生產出民國檔案復制品，以取代原件提供利用，從而避免民國檔案實體在使用過程中可能遭受的磨損、被盜或毀壞。

四、開展民國檔案的分級與開放鑒定

民國檔案情況復雜。數量大，全國有約1400萬卷。類型多，不僅有黨政機關檔案，還有企業檔案、社會團體檔案、人物檔案；不僅有文書檔案，還包括大量的科技檔案和各類專門檔案。它的內容豐富，記載的是民國時期的社會變遷，政治、軍事、經濟、文化、外交、社會等領域無所不包。這就決定了民國檔案的整理工作是一個浩大的系統工程。而檔案館能投入的整理人員、資金卻是有限的，從而使兩方面形成了極大的反差，這就需要我們對民國檔案整理工作科學規劃，有序進行，而不是盲目的一頭直接扎進整理海洋中，但如何才能做到？筆者認為，應結合民國檔案的分級鑒定工作進行，所謂民國檔案的分級鑒定即是將民國檔案按價值高低分成三個等級，以便對不同等級的民國檔案施以不同的整理、保護和開發利用。民國檔案的整理應結合分級工作進行，依據檔案重要程度次第開展，形成一種全局性的長遠規劃，這樣我們才能科學有序地開展民國檔案整理工作。

另一方面，隨著民國檔案開放力度增大，保障檔案信息安全的重要性和迫切性日益凸顯出來，將應該向公眾開放的民國檔案劃入控制使用范圍是對公眾的不公平，反之則是對國家的失職，因此，民國檔案的開放鑒定也被提上了議事日程。所謂民國檔案的開放鑒定，即是對民國檔案中涉及國防、外交、國家安全等國家重大利益的檔案予以鑒別，暫緩向社會開放，從而保證民國檔案信息的安全。

不過，在傳統理念中，檔案工作被分作了收集、整理、鑒定、保管、利用、統計等六大環節，鑒定是和整理并列的兩大環節，而并不屬于整理范疇，但是，傳統的鑒定往往是指確定檔案的存毀及保管期限。隨著時代的發展，鑒定工作也增添了新的內容，出現了新型鑒定工作，如檔案的分級鑒定、檔案的開放鑒定等。今天，民國檔案大部分屬于永久性保存，因此，傳統意義上的鑒定，已基本上不再對民國檔案適用，而人們雖然對開展新型鑒定工作已達成共識，但各檔案館基本上還未實施，也未就此設立專門的部門，同時，從事民國檔案的新型鑒定和整理工作一樣，也需要閱讀、分析案卷內容，二者具有相似的前期工作，因此由整理部門兼任或牽頭是比較合適的。鑒于此，筆者主張，在民國檔案整理工作中，要敢于突破傳統觀念，兼并吸納鑒定環節，開展民國檔案的分級與開放鑒定。

作者單位：湖北省檔案局