會計電算化對會計檔案工作帶來的思考

侯彩俠

近些年來, 隨著會計電算化工作的開展，產(chǎn)生了大量的電子會計文件，這為檔案管理工作增加了新的內(nèi)容，檔案管理的一系列工作程序、管理方法都需要跟進。

一、電算化會計檔案管理工作的特點

1、電子檔案和紙質(zhì)檔案并存，增加了管理的難度。傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算紙質(zhì)材料, 實行會計電算化以后，產(chǎn)生了許多依附于計算機磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，包括電子化會計憑證、賬簿和報表等數(shù)據(jù), 相應(yīng)電算化環(huán)境下的計算機系統(tǒng)軟件、財務(wù)軟件及其開發(fā)文檔等內(nèi)容。但同時，傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案還保留著。這兩種介質(zhì)檔案，其保存手段、保管條件都不一樣，為管理工作帶來難度。

２、管理工作依賴于計算機系統(tǒng)環(huán)境。電算化會計檔案的載體不是傳統(tǒng)的紙張而是磁性介質(zhì), 因而具有體積小、質(zhì)量輕等特點。但與傳統(tǒng)的會計檔案相比，電算化會計檔案管理工作依賴于計算機系統(tǒng)。傳統(tǒng)的會計檔案直觀性強, 人們可以不借助任何技術(shù)手段而直接查看到會計信息，而電算化會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件環(huán)境下才可重現(xiàn)。

3、電算化會計檔案的安全性、完整性要求更高。電算化會計檔案因其信息的數(shù)字化, 大大提高了會計檔案的利用效率, 便于會計檔案信息的資源共享; 但電算化會計檔案具有易破壞，難留痕跡的特點，加大了會計檔案被篡改、破壞的風(fēng)險。

二、目前會計電算化下檔案管理存在的問題

1、會計檔案載體的完整性不能體現(xiàn)。很多單位由于單位領(lǐng)導(dǎo)和財會人員對電算化會計檔案的工作內(nèi)容理解不到位，缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗，只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，或雖保管但只保管一份，從而影響會計檔案的完整性。

2、會計電算化所需要的軟硬件設(shè)備不能完全到位，使得會計檔案的載體質(zhì)量難以達(dá)到相關(guān)規(guī)定的要求。目前許多單位因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調(diào)用。《會計檔案管理辦法》規(guī)定“采用計算機進行會計核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會計檔案”，并對保存期限做了規(guī)定，但目前由于一些單位沒有更新和升級輸出打印設(shè)備，致使打印輸出的紙介質(zhì)會計檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限；或因為磁盤介質(zhì)的質(zhì)量問題，或未實行備用盤與存儲盤分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)的損壞或丟失。

3、會計檔案管理制度不完善。由于沒有完善的、針對電子文件的制度規(guī)范，電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質(zhì)文件，將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機打印出來的賬簿、報表。

三、做好會計檔案管理工作的對策

（一）應(yīng)加大對軟硬件設(shè)備設(shè)施的投入

比如，選用功能符合本單位實際業(yè)務(wù)需要的電算化會計軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強化系統(tǒng)的安全防護功能，進行定期維護，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全導(dǎo)致會計檔案泄密或被人為惡意修改；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質(zhì)會計檔案的工具；完善硬件設(shè)施建設(shè)，提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫。

（二）完善電算化下會計檔案管理的各項制度

1、建立電算化會計檔案的立卷歸檔制度。按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬也要打印書面材料，并及時立卷。會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本。應(yīng)注意的是，會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計檔案保管。

2、建立電算化會計檔案保管制度。根據(jù)國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，建立電算化會計檔案保管制度。選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按一定順序?qū)﹄娮訒嫏n案進行分類編號和著錄，制作檔案管理文件卡片。

3、建立嚴(yán)格的借用制度。查閱會計檔案，需經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

4、建立定期備份和維護制度。電算化會計檔案應(yīng)定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時，由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對這些電算化會計檔案進行定期檢查、復(fù)制，以防止會計信息損壞。

5、建立分權(quán)限調(diào)用制度。對電算化會計檔案的各項內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；涉及單位機密的數(shù)據(jù)，僅供特定的人員使用；而設(shè)計原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣的設(shè)置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。

( 三) 提高思想重視程度。實現(xiàn)會計電算化的企事業(yè)單位，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)提高對電算化會計檔案資料進行科學(xué)化管理重要性的認(rèn)識，并督促有關(guān)制度的建立。現(xiàn)今不少實現(xiàn)會計電算化的企事業(yè)單位，對會計檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經(jīng)驗。因此，應(yīng)當(dāng)進一步提高電算化會計檔案管理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實處。

（四）提高電算化會計檔案保管人員的素質(zhì)。要管理、保存和利用好電算化會計檔案，必須有相應(yīng)的檔案管理人才。管理電算化會計檔案的人員比一般的檔案管理人員綜合素質(zhì)要求高，除了要具備傳統(tǒng)的會計檔案管理專業(yè)知識外, 還必須具備電算化基礎(chǔ)知識、計算機軟硬件基礎(chǔ)知識、網(wǎng)絡(luò)工程和信息系統(tǒng)知識, 必須具備較高的計算機操作技能。要通過多種方式的培訓(xùn)教育, 使我們的電算化會計檔案管理人員成為具備會計學(xué)、計算機科學(xué)、檔案學(xué)、管理學(xué)等多門學(xué)科知識, 具備良好的道德品質(zhì)和潛在的創(chuàng)新意識與能力的復(fù)合型人才。

參考文獻：

1、霍振芳：《電算化會計檔案的特點》，《唐山學(xué)院學(xué)報》2007年第5期。

2、財政部、國家檔案局：《會計檔案管理辦法》。

3、樓丹婷：《電算化會計檔案的安全管理》，《上海檔案》2007年第12期。

作者單位：全國科學(xué)技術(shù)名詞審定委員會