電算化會計檔案管理存在的問題和對策分析

麻玉林

1目前電算化會計檔案管理存在的問題

1.1工作人員對電算化會計檔案的重要性認識不到位，許多會計檔案管理人員和單位財務領導對電算化會計檔案的組成內容不甚清楚。往往是移植傳統的會計檔案管理辦法，只對計算機系統中的數據進行有效管理，對存儲在軟盤、光盤等存儲介質上作為備份使用的檔案管理不規范，對做好電算化會計檔案的收集、保存、利用等方面的重要性缺乏正確認識，造成現有會計數據、備份檔案和其他會計文檔資料未及時歸檔。

1.2電算化會計檔案管理制度不完善。實行會計電算化后，一些單位沒有及時修訂本單位的會計檔案管理制度，沒有制定相應的電算化會計檔案人員責任制。

1.3人員培訓和管理不到位。由于從業人員專業技術培訓的缺乏以及管理的不到位，造成個別會計電算化檔案管理人員素質不高。會計電算化檔案管理人員存在不愿干或不會干的情況。有些管理人員對計算機知識知之甚少，不能獨立備份數據和定期檢驗數據，致使調用這些數據時。出現備份不全、存儲介質損壞、備份數據與當前軟件版本不符等問題。

2電算化會計檔案管理中需要重點解決的問題

2.1強化電算化會計檔案歸檔意識。管理人員必須樹立“與時俱進”的思想，認識到電算化會計檔案是總結本單位經營管理經驗的重要資料，對貫徹黨和國家的經濟方針，編制預算決算，節約經費，加強內部經濟管理等工作都有十分重要的作用?；诖?，必須做好電算化會計檔案的歸檔工作。一套完整的電算化會計檔案，應當包括三個部分：一是會計憑證、會計賬簿、會計報表等紙質檔案材料；二是存有數據的軟盤、硬盤、光盤等其他介質的業務記錄資料及其備份：三是系統軟件、應用軟件等配套軟件。

2.2建立健全電算化會計檔案管理制度。第一，建立電算化會計檔案保管制度。對磁性介質會計檔案應以只讀形式保管，采用質量較好的存儲介質，做雙份備份，每份要注明檔案形成的時間與操作員姓名，并貼上保護封簽，分兩個地點存放。這樣做既可防止自然災害造成磁盤損壞丟失數據，又可防止一些人為因素破壞會計數據。第二，建立定期檢查制度。電算化會計檔案管理人員應定期將相應的會計數據備份到磁性介質上，并設立備查登記簿，認真登記備份的時間、數量及保管方式等。由于磁性介質的特殊性，管理人員還要定期進行檢查、半年復制一次，以防止會計信息丟失。做到妥善保管、有序存放、方便查閱。第三，建立電算化會計檔案的整理和利用制度。從“重保管、輕開發利用”向“保管、開發與利用并重”轉變。電算化會計檔案管理人員每年對歸檔的信息進行加工整理，編制歷年數據的比較分析信息資料，為決策者在遵循市場規則的前提下制定出適合自身發展的措施，以改善管理，提高效益。第四，嚴格執行會計檔案的保密制度。會計計算機軟件經批準投入正常運行后，必須對源程序和數據庫予以加密，存有會計數據的磁性介質未經單位領導批準不得拷貝給制度規定以外的單位和個人，會計數據磁盤不得帶出檔案室，對需要查詢會計檔案的，須經單位主管領導批準并進行登記。第五，嚴格執行會計檔案的鑒定與銷毀制度。電算化會計檔案的鑒定與銷毀，是會計檔案工作中一項科學性很強的工作。會計檔案形成的特殊性、保管期限的多樣性、形成數量的廣泛性決定了電算化會計檔案較之其他門類檔案的鑒定復雜得多。因此，科學鑒定、及時銷毀失去保存價值的會計檔案，可以大量減輕檔案管理人員的工作負擔，使會計檔案管理人員能夠集中精力管理好永久長期保存的檔案，并騰出更多的時間從事會計檔案的編研工作，主動開發會計檔案的信息資源，為經濟發展服務。

2.3提高電算化會計檔案管理人員素質。要加強和重視對電算化會計檔案人員的培訓，進行專業知識的教育，如派管理人員外出進修，舉辦有針對性的業務培訓班或開展多種形式的業務研討交流活動。提供和創造條件全面提高會計電算化檔案管理人員的政治素質、業務素質和職業道德素質。電算化會計檔案人員要自覺地加強學習，更新知識。勇于探索，努力掌握檔案專業、會計專業和計算機的基本理論知識和技術，掌握現代科學管理知識和技能，并在工作中吸收借鑒同類型信息機構的經驗，以提高檔案管理能力。

2.4加大電算化會計檔案工作的投入。由于電算化會計檔案的特殊性，對管理檔案信息的環境、方式和過程都提出了更高的要求。所以在硬件方面應當加大投入力度。如：購置在性能上與電算化會計工作要求相匹配的計算機及相應的軟、硬件；創造與保存會計檔案資料要求相一致的室內環境，做好庫房的防火、防磁、防潮、防塵。庫房內溫度要保持在17℃～20℃，相對濕度保持在35％～45％為宜，庫房應配置濕度測量儀器和空調器。配備防塵吸塵設備，嚴防灰塵對磁性介質的污染和破壞；購置殺毒軟件，定期對計算機殺毒，杜絕潛在的威脅會計檔案安全的因素。