檔案信息化管理給檔案人員提出的新要求

王懷亮

電子環境下，網絡環境中檔案管理工作的全新變革帶給我們的不僅僅是技術上的巨大進步和工作效率的極大提高，更重要的是，它引發了我們工作方式乃至思維方式的重大轉變，人是電子文件和檔案管理工作的主體，在洶涌而來的一體化浪潮中，檔案管理工作人員發揮著至關重要的作用。

1電子環境下檔案工作人員素質要求的新特點

1.1技術性。靠一張紙、一支筆制作、生成文件的時代已經過去。現代辦公環境中，文檔一體化管理的實現必須以高科技為依托，應落在用計算機編程語言開發的文件、檔案工作自動化系統的平臺上。

電子環境下文件和檔案管理工作的技術性必然要求文件和檔案工作人員要具備操作計算機等現代辦公設備的能力。

1.2全程性。文件、檔案一體化的管理模式將文件工作和檔案工作之間的人為界限漸漸淡化，兩者有機地融為一體，互相滲透，從文件產生、接收之初到歸檔保存是一個完整的、密切聯系的過程，任何一個環節都會對其他環節產生影響。

全程性的特點要求培養文書、檔案人員的團隊合作精神，要有大局意識和整體意識。具體地說，文書人員在辦理文件的過程中，要了解檔案保管的規則和要求，嚴格按照這些規則和要求履行自己的職責，進行相應的文件處理工作：檔案人員的工作也應提前介入文件工作，不是被動地接收辦理完畢的文件，而應積極參與和指導、監控文件管理活動，這種提前介入即實施前端控制的理念既包括按檔案管理的要求對文件管理進行監督和指導，也包括及時、深入地了解文件信息，進行綜合開發和知識管理。

1.3互動性。電子文件辦理的過程與企業業務活動開展的同步運行，檔案信息的開發利用直接影響企業決策的及時性與科學性，文件、檔案工作與業務活動的密切聯系在一體化環境下得到充分體現：業務人員在業務開展過程中也會漸漸地對文件、檔案管理系統產生依賴，兩者是互動的關系。必須了解和關注機構業務活動的動向，熟悉機構的業務活動，掌握文件和檔案產生的背景信息，為文件、檔案信息的深層開發做好準備。

1.4全員性。電子文件管理工作是企業業務和管理活動的主要工具與信息通道，檔案工作是企業現行工作的信息源，機構的每一項工作、每一位工作人員與電子文件、電子檔案工作都存在著密不可分的聯系，因此，電子文件、電子檔案工作也具有全員參與的特性。

2數字化建設對檔案人員提出的新要求

2.1樹立創新意識，培養創新興趣。在知識經濟時代，為了適應全新的電子環境下的文件、檔案工作，必須使文書人員和檔案人員充分理解創新是知識管理的目標，創新是知識經濟的靈魂，創新是新形勢下發展檔案工作乃至一切工作的關鍵。應不斷地向檔案人員滲透創新思想，開展創新實踐。要充分運用各種激勵手段，必要時可以施加一些壓力，逐漸培養文書、檔案人員創新的意識、興趣和技能，開拓思維，挖掘潛力，培養創新的觀察力、記憶力和實現力。

2.2培養信息處理能力和開發能力。在數字時代，無論哪一個行業的發展，都離不開信息技術的支撐。以提供信息進而提供知識為己任的檔案管理工作者，尤其如此。文書和檔案工作人員要成為信息進而成為知識的提供者，必須學會利用計算機網絡和多媒體技術存儲和檢索、挖掘、開發、加工信息，使信息增值，將信息轉化為知識。同時，還應該成為系統開發和維護過程中，功能需求的提供者，并且能夠根據不斷變化的管理與技術的變遷，完善功能需求。

2.3樹立終身學習的觀念，關注現代科技的發展。目前在石油企業中，檔案專業隊伍中缺乏既懂地質、檔案專業又熟悉信息技術的“全才”。這種現狀阻礙了石油企業檔案管理水平的提升。

學習是創新的基礎，創新是學習的升華。“對每個人而言，教育應是貫穿一生的過程。我們得盡快放棄認為教育只限于青年時期的觀點。在如今這個世界，人在20歲時懂得的東西有一半到了40歲就不再正確；40歲時懂得的東西有一半在20歲時尚未被發現。”尤其在科學技術一日千里的數字化社會，每天都會產生許多新事物，停滯就是落后，落后就會被淘汰，更談不上創新。因此，要樹立終身學習的觀念，主動學習，從書本上學、從工作中學、從生活中學。“學不可以已”。既要學習本行業的基礎理論、關注最新發展動態、努力思索如何將理論運用于實踐，又要積極關注現代科技的發展，學習其他基礎學科的理論，要加大檔案人員知識更新力度。要緊密圍繞石化企業地質資源管理重點、難點、熱點問題，積極開展前瞻性、全面性、操作性和權威性對策研究，對資源進行整合，工作進行規劃，在地質資料管理機制、檔案管理標準制度等方面，進行高質量的成果研究。掌握辦公自動化的發展方向以及哲學、社會學等基礎理論，還應該努力學好外語，掌握更多的信息資源和全球信息管理的前沿動態，這樣才能使自己的知識結構不斷更新，緊跟社會的發展，與時俱進。