ＥＲＰ如何優化成本控制

　　 企業生存的動力和最終的目的是為了盈利，創造利潤。因此，企業必須保證企業生存公式：利潤=收入-成本(成本大于零，且在一定的合理范圍內)。因此，企業既要追求多創利的目標，增加銷售收入，又要千方百計地降低成本，節能降耗。當企業與競爭對手的市場銷售收入相差不大時，成本的控制則成為企業取得競爭優勢的關鍵。
　　
　　一、ERP在企業的廣泛使用
　　
　　但是在傳統的手工管理模式下，企業的成本控制受諸多因素的影響，往往不易也不可能實現各個環節的最優控制。現代成本管理需要一個能協調地計劃、監控和管理企業各種成本發生的全面集成化系統，從而協助企業的各項業務活動都面向市場來進行運作。ERP作為現代企業的內部管理平臺，除了提供全套的物流解決方案，監控和優化企業的整個生產流程外，ERP也為企業資金管理領域提供了強大的控制和豐富的分析功能。目前國內已經有相當數量的企業開始運用ERP進行成本管理。ERP的一個重要特點是集成性，該特性使得在ERP平臺上工作的人們用一個聲音說話，他們所面對的是一套源頭唯一而且準確的數據。例如在SAP-ERP的成本管理系統中，所有的成本管理應用程序都共用同樣的數據源并且使用一個標準化的報告系統，用戶界面的同一結構使這個系統具有容易操作的特點，成本與收入的監控可貫穿所有職能部門。差異或有問題的項目一旦出現就能被分離出來，并可采取措施去糾正。
　　ERP是將先進的管理思想用信息化的平臺表現出來，它在企業的實施過程不僅僅是信息化改造過程，更重要的是企業管理思想變革的過程。ERP的應用給企業帶來的是管理上的規范化、標準化。同樣，ERP的成本系統也不是僅僅停留在能夠完成計算機化的成本記錄、歸檔等傳統任務，更多地貫穿于ERP成本管理中的其實是管理會計的原則和思想。
　　
　　二、標準成本與實際成本的差異
　　
　　當前大多成熟的ERP系統均集成了標準成本管理系統。由于ERP系統的高度集成的特性，各種因素對標準成本影響的結果需要耗費相關人員大量的時間和精力去分析，畢竟再智能的系統依然需要人的參與。
　　1.標準成本的差異類型
　　標準成本的差異的來源主要存在三個階段，即采購、存儲和生產。
　　采購過程的差異主要圍繞訂單、發票及收貨環節的不配比造成。理論上三者的各要素應當一致，但事實上除了采購價格和標準成本的人為設置的原因之外，由于其他各種原因造成的差異因素千差萬別。為便于控制主要因素，價格、發票、標準等差異幾乎成為標準的設置。
　　理論上存儲是靜止的，但由于各種原因，實物與賬面的差異始終存在。物流過程中，任何存放物料的地點都存在賬實不符的風險。
　　生產環節可能由于各種原因造成的實際用料和物料單的不符，人工和制造費用也會由于標準費率與實際的偏離造成差異。
　　2.差異的分析控制
　　只有充分把握差異的來源和成因，才能從根本上分析成本的差異，并采取有效的手段控制成本減少異常的差異出現，以保持存貨和成本的真實性與合理性。
　　采購環節的差異始終圍繞訂單、發票、接收三個環節產生。對于采購環節的差異，采購部門應逐月搜集相關信息，找到問題的根源加以解決。針對采購流程的全部作業活動的關鍵點實施跟蹤控制，加強信息流的準確性和及時性。例如針對采購訂單的下達和傳遞過程，應搜集采購員下達的訂單信息和供應商收到的信息進行分析。通常由于控制的薄弱造成下單錯誤(數量、單價、單位、貨幣等)，或者由于供應商的疏忽造成處理錯誤等。同時由于供應商用錯誤的訂單信息會造成相應的發票，出貨的錯誤。而事實上供應商財務人員的疏忽，以及發貨的錯誤，同時接收人員的大意，都會造成差異的產生。如果追溯采購差異，上述所有環節均可能成為問題的根源。所以相應的控制流程必須清晰而且有效。采購部門應在財務部門的配合下，考核差異到訂單，加強對于這些控制點的控制，加重在考核指標中的權重。
　　存儲環節通常會由于公司管理的漏洞、庫管人員的疏漏、物料價值的重估、BOM問題等造成差異產生。ERP系統中的記錄的物料信息和實際的盤存差異，應由責任人員書面提請報告并批準后相應調整庫存。由于物料價值重估產生的差異應用后進先出法在存貨成本和銷售成本之間進行分配。BOM錯誤會造成存貨數量和價值的錯誤，制造企業應對BOM結構和版本進行審核和控制，避免由此造成的差異。
　　制造環節的差異通常由于BOM的錯誤、庫存、訂單錯誤、領料等造成各種異常差異和成本波動。公司應對生產訂單的差異原因進行分析，并由生產管理人員牽頭組織相關人員對差異原因進行剖析，找出原因并采取措施。
　　由于ERP系統的高度集成性，任何上游的異常業務均會造成差異的產生。公司應標準化各操作流程，加強對系統錄入信息的質量控制，并采取差異負責制由責任人對差異負責，逐步從源頭減少差異產生的幾率，使得標準成本真正成為企業管理的利器。
　　
　　三、舉例說明
　　
　　1.標準成本和差異計算的關系
　　標準成本(Standard Costing)是運用科學的、統計的方法，事先設定好成本，事后分析標準成本和實際成本的差異。借此，在責任會計制度(Responsibility Accounting)的框架下，以成本為中心對生產部門有評價，并對今后年度的預算制定進行反饋信息的作用。因此，重點不是在于單純地了解標準成本下的成本是多少，而是在于分析實際和標準的差異，所以工作中側重在分析和事后對策上。
　　
　　在庫資產和銷售成本的基本差異分配方法：
　　⑴月中標準成本下的銷售成本(以下 COGS)和庫存(以下Inv.)金額對產成品的標準成本為基礎評價。
　　⑵月末成本結算終了之后，當月的實際和標準的差異計算出來。
　　⑶上面計算出來的總的Var.在 COGS和Inv.之間分配。
　　
　　四、ERP成本體系的控制
　　
　　標準成本體系是20世紀早期產生并被廣泛應用的一種成本管理制度，標準成本體系并非是一種單純的成本計算方法，它是把成本的計劃、控制、計算和分析相結合的一種會計信息系統和成本控制系統。從系統本身來看，ERP成本系統強調事前計劃、事中控制、事后反饋“三步曲”的統一。
　　事前計劃：在成本發生前，預先通過對歷史資料的分析研究和依據技術方法測算，制定出未來某個時期內各種生產條件處于正常狀態下的標準成本，作為員工努力的目標以及衡量實際成本節約或超支的尺度，從而起著成本的事前控制作用。
　　事中控制：在生產過程中將成本的實際消耗與標準消耗進行對比，及時地揭示和分析實際成本脫離成本標準的差異，并迅速采取措施加以改進，以加強成本的事中控制。
　　事后分析：在每月結束后，計算出實際成本與標準成本之間的差異，分析差異原因，查明責任歸屬，評估業績，從而制定有效措施，以避免不合理的支出和損失的再次發生，為未來的成本管理工作和降低成本的途徑指出努力方向，實現成本的事后控制。
　　
　　五、ERP成本體系的好處
　　
　　ERP標準成本體系在西方工業企業的應用很廣，并取得了很好的應用效果。國外多年來的實踐表明，企業實行ERP標準成本體系可以幫助財務主管優化成本控制流程，減少大量煩瑣的日常核算和核對工作。具體而言，它為企業帶來的好處有以下幾點：
　　有利于增強員工的成本意識。標準成本體系的建立要求基層管理者共同參與，用科學的方法制定標準成本，并以此作為員工努力的目標和業績評估的尺度。由于采用ERP標準成本體系可以將各項成本差異細分，可以直接落實到各部門，乃至各個班組和個人，因此可以促使廣大員工關心成本核算，增強成本意識，對完成預定的成本控制目標具有積極的推動作用。
　　有利于成本控制。ERP標準成本體系通過事前制定的成本標準，對各種資源消耗和各項費用開支規定數量界限，可以在事前限制各種消耗和費用的發生；在成本形成過程中，按成本標準控制支出，隨時顯示節約還是浪費，及時發現超過成本標準的消耗，有利于企業迅速制定改進措施，糾正偏差，以達到降低成本的目的；產品成本形成之后，通過實際成本與標準成本相比較，企業可以進行定期的分析和考核，及時總結經驗，為未來降低成本指出途徑。
　　有利于簡化會計工作。在ERP標準成本體系中，在產品、產成品和銷售成本均以標準成本計價，并同時記錄成本差異，可以大大減少期末成本計算的工作量，簡化日常賬務處理。同時，采用ERP成本管理，在通過庫存系統、工資系統、固定資產系統等取出相關成本數據或手工錄入數據后，系統就可以自動進行成本計算，生成完工產品成本報表、在產品成本報表、成本差異分析表等報表，并保證各種數據的來源唯一性，確保數據之間關系的正確性，從而避免了手工做報表的繁重工作量。
　　有利于正確評價業績。在傳統的實際成本核算制度下，評估產品成本差異通常是將本期產品成本與歷史時期(如上一年度)的同一產品的實際成本相比較，但由于本期成本和上期成本都可能受偶然因素的影響，這樣所作的比較就不能為成本控制提供有力的依據。標準成本體系是以標準成本作為評估業績的尺度，由于標準成本是指在正常生產條件下制造產品應有的成本額，因此可以正確評價企業的工作質量。
　　有利于價格決策。產品的標準成本是企業進行價格決策和招標議價的一項重要依據。這是因為標準成本提供了及時性、一致性的成本信息，它可以消除經營管理過程中由于低效率或浪費以及偶然性因素對成本的影響，從而避免由于實際成本的波動而造成的價格波動情況。作為定價基礎，標準成本比會計期間結束后所求得的實際成本更能滿足市場對定價及時性的要求。
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