基于ＪＩＴ管理的煤礦物資供應信息系統建設

摘要：信息系統的建設是保障煤炭企業實行準時化管理的關鍵。文章從煤炭企業供應物流的流程出發，分析了信息系統的價值、信息系統各個模塊的具體功能，剖析了建設信息系統應當注意的若干問題，最后介紹了大屯煤電公司開展物資供應信息化建設取得的成果。

關鍵詞：煤炭企業；物資供應；信息系統

中圖分類號：F253.9文獻標識碼：A

文章編號：1002-3100(2008)08-0044-03

Abstract: The development of information system is crucial to guarantee Just-in-Time（JIT）

management of the coal enterprises. From the process of coal enterprises supply logistics flow， this paper introduces the value of information systems and the specific function of each information system module， then analyzes several important issues that need to be noticed in information systems， and finally introduces the achievements of Datun coal companies in the development of information system materials.

Key words: coal enterprises; material supply; information system

供應物流管理是煤炭企業經濟活動中的重要組成部分，是對企業生產過程中所需各種物資的采購、存儲、運輸等環節進行有效的計劃、組織和控制。眾所周知，現代物流管理是基于信息技術基礎上的。近幾年，許多大中型煤礦企業雖然建立了計算機網絡，但大多數也只是空網，各子系統之間沒有共享數據，形成了一個個的“信息孤島”。而且，仍有不少局礦信息建設方面投入不足，自動化、信息化程度低，采購、倉儲、日常管理等環節的信息和數據仍然依靠人工匯總及分析。由于物流信息化手段的落后，常常出現局礦兩級庫存不統一、需求計劃、采購計劃以及消耗考核不能形成閉環控制，對管理和考核造成困擾。這種狀況與現代化的物流管理相去甚遠，當務之急是要轉變管理思想，采用先進的管理手段——物流信息系統，實現準時化管理，跨上物資管理的新臺階。

1煤礦供應物流流程分析

煤礦供應信息系統的主要目的是要實現準時化管理（JIT管理），在保障供應的基礎上追求最小庫存，具體包括JIT采購和JIT配送，減少多級庫存，降低庫存資金占用。JIT管理的前提是要剖析供應流程，簡化流程，壓縮各個流程的時間。一般煤礦的供應物流環節包括計劃、采購、倉儲和配送，具體流程如圖1所示。

在這四個環節中，各環節的信息內容不同，使用的部門和單位也不同，如表1所示。

從表1中可以看出，各個環節涉及的部門多、信息量大，其中重復的信息在多個部門流通，并且一個部門要接受多個不同來源的不同信息。如果信息在每個環節、每個部門逗留時間越長，則效率越差。因此在準時化管理的基礎上建立供應信息系統，主要是實現各個流程的無縫連接，在強化監督的基礎上提高反應效率，及時保障供應。所以供應信息系統必須能夠根據業務流程進行設計，減少不必要的環節，各級管理平臺權限分明，使信息在內部透明化，減少信息的不對稱及在某一環節的滯留時間。

2信息系統模塊設計

信息系統的模塊設計是決定該系統作用性的根本，模塊設計完善、全面，且與業務流程全面貼合，是保障系統充分發揮作用，實現JIT管理的前提。根據一般的煤礦供應系統的業務環節，大致可以分成四個部分：計劃、采購、倉儲、配送。所以信息系統也必須包括這四大模塊。

2.1計劃管理系統模塊

煤炭企業不同于傳統制造業的一個重要方面是消耗的物料并不直接構成產成品本身，雖然在其生產過程中需要成千上萬種的材料消耗，但并不像制造業那樣可以依據產品計劃數量較為精確地確定物料需求，其物料需求與開采條件等地質因素有關，也與開采進度等人為因素有關，往往是動態的，具有不確定性，這就要求計劃管理更靈活，更柔性化。計劃的及時審批是確保煤礦安全生產的重要方面。該模塊內容主要包括需求計劃的申報、審批、計劃準確率和兌現率的自動生成等子模塊。

2.2采購管理系統模塊

煤礦企業通常按照年度生產計劃來簡單預測關鍵物資的需求計劃，一般可以分為年度計劃和月度計劃。其中最重要的是月度計劃，它與生產關系最為緊密，通常由二級單位上報至采購業務科室，由科室人員進行匯總，平衡庫存后提出采購計劃，由領導審批后正式進入采購程序，至于到底采用招標、比價還是其它采購方式各個礦務局都有不同的規定。而該系統模塊主要是管理月度計劃，應當包括合同管理、供應商管理、采購資金預算管理等子模塊。

2.3庫存管理系統模塊

庫存管理是整個供應系統中重要的一環。通過庫存管理系統確認采購物資的質量，是供應商考核和評價的基礎；還可以記錄物資的收發存，為采購物資提供依據，保障日常生產需要。該模塊主要包括物資分類查詢、跟蹤管理（主要包括從入庫到出庫的信息）以及物資盤點信息、關鍵物資的庫存預警、積壓物資預警等子模塊。

2.4配送管理系統模塊

準時配送既可以有效降低多級庫存，減少庫存資金積壓，又能集中車輛等資源，提高效率，信息系統是實現JIT配送、保障安全生產的前提。該模塊主要包括車輛查詢、調撥和跟蹤、裝車信息查詢、配送及時率的測評等子模塊。

3信息系統在建設中注意的問題

3.1實施前

（1）一把手的支持。物資供應信息系統的應用需要領導的大力支持。信息系統使得管理更加透明化、程序化和精細化，必然會觸及一部分人的利益，因此需要領導的大力支持才能使信息普及工作得以順利進行；另外，信息系統要求相關人員必須具備信息處理和計算機操作的相關能力，對人員進行培訓和引進相應的人才都需要領導具有前瞻性的眼光。

（2）系統調研。煤炭企業供應物流的通暢性、及時性是確保煤礦安全生產的必要條件，所以供應信息系統的實施一定要經過系統調研，系統設計充分體現現有的業務功能、各科室的職能分工、流轉的單證等。

3.2建設中

（1）要遵循的原則。信息系統的建設要遵循經濟性、效率性、全員參與性的原則。其中經濟性主要表現在兩個方面，一是要視各企業自身資源情況選擇外包或自建系統，二是系統的建成要為企業節約資源，減少人工作業；其效率性主要表現在提高工作效率，順利銜接各流程，縮短流程周期；其全員參與性是指系統的推進過程中，克服各部門阻力，規范各部門的作業流程，在每一環節上最大限度地發揮系統的作用。

（2）硬件配備問題。物資配送系統需要設立自配送中心到各供應站的計算機信息系統，以實現快速、精確、及時的物資需求信息，否則難以完成配送目標。各企業供應點可在現有計算機配備的基礎上通過接通各供應點計算機和配送中心的計算機網絡，以配送中心為終端形成物資系統信息網絡，保證物資配送任務的實現。

（3）與其它系統對接問題。物資供應信息系統是用來保障煤礦生產物資的準時供應，主要使用單位是各級供應部門。在物資供應過程中，還涉及其它許多既有的系統，如財務系統、各種辦公系統等，如何與這些系統實現無縫銜接是系統設計中必須充分考慮的問題。

3.3完成后

（1）實施效果評價。信息系統實施以后，并不是就萬事大吉了，還需要對信息系統的實施效果進行評價，為信息系統的改進提供依據。評價分為幾個方面，如員工的接受情況、采購周期、庫存資金占用等指標的變化等。

（2）系統的維護和改進。信息系統的改進和完善是一個長期過程，在使用過程中發現問題，或者在實施效果評價中有關系統的銜接性能、操作性能方面效果不滿意的，應該對系統進行改進，使其與企業的業務流程、價值文化、員工的操作習慣更貼合。

4信息系統在大屯公司供應處建設的效果

大屯煤電公司是一家集煤、電、鋁、運等多種業務于一身的大型集團公司，擁有姚橋煤礦、孔莊煤礦、徐莊煤礦、龍東煤礦等12個單位，2006年原煤產量超過700萬噸。隨著原煤產量的不斷增加，以及其它基建工程的不斷新建，物資采購金額不斷攀升，采購任務愈加繁重。在這種情況下，大屯煤電公司供應處于2003年根據該公司的物資供應現狀，開發了一套物資供應信息系統，主要應用于供應處各科室及下屬各礦的供應科。自從推廣信息系統以來，全公司物資供應和管理工作上了一個新臺階，主要表現在以下方面：

（1）及時傳遞信息，減輕了工作勞動強度。信息系統代替了原來的手工上報計劃、手工匯總計劃和平衡庫存，平均采購周期從2002年的45天縮減至目前的30天，保障了采購的及時性和準確性。

（2）實時了解庫存狀況，提高了發運工作效率。信息系統實現了動態庫存管理，由原來的手工臺賬系統實時記錄、實時控制，轉變為針對不同的物資實現不同的預警管理，減少了庫存積壓，庫存資金占用從2003年的6 000萬元減少至目前的4 500萬元。

（3）簡化了審批流程，增加了管理的透明性。信息系統實現了各部門信息共享，客觀上促進了多部門相互監督，減少了管理的隨意性，簡化了采購的多級審批流程，大大提高了采購效率。

（4）基本實現無紙化辦公，有效節約了成本。信息系統可以實現實時查詢、計劃上報等功能，節約了紙張費用及以往二級單位的計劃上報時的通訊費和路費等。據粗略估算，信息系統推廣三年來，節約成本達2 000多萬元。

總之，信息系統是物資供應信息化的過程中不可或缺的重要環節。信息系統的建設與業務流程的改變、管理思想和理念的變革成為建設當代信息化煤礦企業的三個重要方面。

參考文獻：

[1] 陳建生，王立杰. 論煤炭企業物流供應鏈聯盟[J]. 管理世界，2004(11):148-149.

[2] 王飛，宋曉萍. 基于供應鏈管理思想下的平煤集團物資供應管理體制改革[J]. 煤炭經濟研究，2003(5):75-76.

[3] 何靜. 石油企業建立現代物流體系的探討[J]. 集團經濟研究，2006(9):97-98.

[4] 耿明巖，高原. 連鎖超市配送中心物流信息系統功能分析與設計[J]. 物流科技，2005(10):65-67.

[5] 賀繼紅. 煤炭企業內部物資配送問題探討[J]. 煤炭企業管理，2000(7):34-35.