巧用Ｏｆｆｉｃｅ功能將Ｅｘｃｅｌ工資表轉換為工資條

［摘 要］ 本文以工資條打印為實例，探討如何利用Office軟件解決管理中的有關問題，讓管理人員更深入地了解處理數據的工具，從而提高工作效率。

［關鍵詞］ Excel 工資表；轉換；工資條

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）09-0026-02

Office軟件的問世為我們的日常管理工作帶來了許多便利，許多單位和部門都在利用這一工具進行辦公自動化的各種操作。筆者所接觸的很多單位的勞資部門在利用Excel進行工資的核算與管理。

一、利用Excel的函數功能轉換

從工資條的構成分析可知，每一個工資條要反映兩類信息：即工資項目和工資項目所對應的工資數據，同時為了便于工資條的裁剪，在兩張工資條之間要用空行分開。這樣每一個工資條在“工資條”表中占3行，而且“工資條”表中的第1，4，7，…行取值為“工資表”表中的第一行數據；“工資條”表中的第2，5，8，…行取值為“工資表”表中的第2，3，4…行數據；“工資條”表中的第3，6，9，…行取值為空。

通過以上對應關系的分析可以得出：當行數除以3余數為1時，取工資表的工資項目；當行數除以3余數為2時，取工資表的工資數據。當行數除以3余數為0時，取空值。利用Excel的函數功能轉換生成工資條的具體方法是：

在“工資表”工作表后增加一個名為“工資條”的新工作表，在A1中輸入如下公式：“=IF（MOD（ROW（），3）=1，工資表!$A$1:$J$1，IF（MOD（ROW（），3）=2，INDEX（工資表!$A$1:$J$17，（ROW（）+4）/3，COLUMN（）），\" \"））”，然后通過復制填充此公式可以生成一個完整的工資條表。

一、 利用Excel的VBA功能定義宏進行轉換

Sub gztzf（）

Worksheets（\"工資表\"）.Activate

n = 1

m = 1

While Not （IsEmpty（Cells（n + 1，1）））

n = n + 1

Wend

While Not （IsEmpty（Cells（1，m + 1）））

m = m + 1

Wend

Dim stu（2000，15） As Variant

For i = 1 To n

For j = 1 To m

stu（i，j） = Cells（i，j）

Next j

Next i

Worksheets（\"sheet2\"）.Activate

Worksheets（\"sheet2\"）.Name = \"工資條\"

For j = 1 To m

Cells（1，j）.Value = stu（1，j）

Cells（2，j）.Value = stu（2，j）

Next j

For i = 1 To n - 1

For j = 1 To m

Cells（3 * i + 1，j）.Value = stu（1，j）

Cells（3 * i + 2，j）.Value = stu（i + 2，j）

Next j

Next i

End Sub

二、 利用word的郵件合并功能進行轉換

Execl具有電子表格、圖表和數據庫等功能，但是，它不能像數據庫軟件那樣逐條打印記錄。Word可以通過多種方式共享Excel數據，作為Excel數據輸出的載體，彌補Excel的不足。現以常見的工資條打印為例，介紹Word合并Excel數據的方法。

1. 在Word中創建工資條模板

（1）啟動Word，新建一個空白文檔。

（2）根據工資項目新建一個兩行多列（視工資表列數而定）的表格。

（3）在第一行中相應列中輸入工資項目名。

2. 選取數據源

將光標置于表格第二行第一個項目的位置（例如，“序號”下的單元格），單擊“郵件合并”工具欄（如沒有該工具欄，單擊“視圖” →“工具欄” →“郵件合并”）中的“打開數據源”按鈕，打開“選取數據源”對話框。選擇并打開存放工資數據的工資表。

3. 插入域

單擊“郵件合并”工具欄（如沒有該工具欄，單擊“視圖” →“工具欄” →“郵件合并”）中的“插入域”按鈕，打開“插入合并域”對話框。單擊“數據庫域”選項，再選中“域”列表中的“序號”選項，單擊“插入”按鈕就可以將序號合并域插入到表格中。

4. 重復插入域

操作完成后，單擊“關閉”按鈕，將光標放入表格第二個項目的位置，例如，“姓名”下的單元格。再次打開“插入合并域”對話框，再選中“域”列表中的“姓名”選項，單擊“插入”按鈕就可以將序號合并域插入到表格中。 重復上面的操作，將所有合并域插入工資條中的對應位置。

5. 合并到新文檔

完成以后，單擊“郵件合并”工具欄中的“合并到新文檔”按鈕，即可在打開的對話框中選擇合并記錄的范圍。如果需要生成所有員工的工資條，可以選中“全部”選項；打印當前記錄時可選中“當前記錄”選項；否則可以選中“從”選項，然后輸入記錄的起止序號，單擊“確定”按鈕就會在新文檔窗口生成工資條。

6. 版式重排

合并后的數據不是連續的，每一頁只有一條記錄，如果需要的是連續的記錄，則在“文件”菜單下找到“頁面設置”并單擊，出現頁面設置窗口，點擊“版式”，點擊“節的起始位置”下方的下拉箭頭選擇“接續本頁”，在“應用于”選項中選擇“整篇文檔”，最后按“確定”即可。