怎樣搞好啤酒企業的物資采購

啤酒企業加強物資采購管理，保證采購的物資質量滿足規格要求，最大限度地降低采購成本，是企業管理的重要環節。現就啤酒企業采購職責分工、采購物資分類、采購計劃編制、采購信息收集、采購實施方式、物資進廠驗收、供方評價、采購監督各個環節進行闡述，與同行交流。

一、采購職責分工

科學的采購分工是啤酒企業實現采購規范有序、流程清晰的基礎。啤酒企業首先要成立物資管理委員會，全面負責物資采購管理，對物資采購有爭議的事項進行裁定。物資管理委員會由總經理任主任，有關副總經理擔任委員。

其次，物資管理委員會下設競價議標小組，具體組織實施競價議標，并對競價議標結果的執行情況進行檢查，按期向物資管理委員會匯報。競價議標小組由企管部門負責人擔任組長，各相關職能部門負責人擔任組員。

第三，明確各相關部門采購職責，啤酒企業采購部門具體負責物資采購管理。

二、采購計劃編制

啤酒企業編制采購計劃，一方面要滿足供應，確保正常生產需要，為鞏固擴大銷售市場做好“大后方”；另一方面要壓縮庫存物資，保持合適的物資儲備，減少資金占用，提高資金使用效率。因此，啤酒企業要根據生產銷售情況、物資庫存情況、物資市場行情等多種因素編制采購計劃。主要有以下四種方式。

1．月度采購計劃。

啤酒企業根據產品銷售情況制定月度各品種銷售計劃，根據月度各品種銷量計劃制定月度生產計劃，根據月度生產計劃制定月度物資需求計劃，然后再根據物資需求計劃、庫存物資數量等編制月度采購計劃。

2．外包裝物采購計劃。

紙箱、標、瓶蓋、錫紙、新瓶等外包裝物受市場競爭的影響，很容易造成庫存物資積壓現象。因此，啤酒企業要嚴格控制外包裝物采購數量，并實行外包裝物采購計劃責任考核制度，規定外包裝物在到貨后的一定期限內，如果沒有合適原因而未使用完，將進行考核扣分，增強計劃部門的責任意識。公司如開發新產品，須經物資管理委員會論證，經批準后，方可編制采購計劃。

3．常用物資采購計劃。

塑膜、洗瓶劑、火堿、大米等根據生產用量與庫存量，由使用部門提前十天編制采購計劃。

4．臨時加急采購計劃。

因生產銷售的需要，急需采購的物資，經分管采購領導批準，可追加臨時采購計劃。

三、采購信息收集

為拓寬采購渠道，增強采購談判能力，啤酒企業要收集物資市場行情和制定采購標準、核算采購“底價”等。

1．收集物資市場行情

隨著網絡的發展，啤酒企業充分利用互聯網、電子信箱等現代化通信手段及時獲得國內外各地區同行業物資的價格信息資料，并將其整理和存檔，隨時掌握采購物資市場行情；或者查閱相關報刊，收集物資價格信息；或通過電話、電傳、信函等多種形式，結合現場實地考察和調研，對可選擇的供方產品質量、企業資質、信譽、供應能力、售后服務和產品價格等進行調查，建立供方及價格信息檔案，以便及時掌握市場價格波動情況，為控制采購成本，擇優選定合格供方提供真實、可靠的依據。

2．制定采購標準

啤酒企業要詳細制訂物資采購內控標準，內容包括：名稱、產品標準及編號、規格型號、等級、類別、檢驗規則、技術要求、質量控制類別等。如采用供方標準，應向供方索要質量標準。

3．核算采購“底價”

啤酒企業對采購的物資，需采用“倒逼成本法”核算出原料進廠價格，再依據物資到廠情況、運輸方式，測算出運雜費等，最后算出采購物資“底價”，據以確定最佳方案。

四、采購實施

啤酒企業消耗的物資品種繁多，消耗量差別很大，可實施四種采購方式。

1．競價議標方式

在買方市場情況下，啤酒企業的商標、紙箱、錫紙、大米、大麥、麥芽、啤酒瓶、瓶蓋、設備及備品備件，以及技改、基建工程、勞動保護用品等，可實施集中批量采購，通過競價議標方式，確定供方。

此外，硅藻土、紙板、洗瓶劑、熱塑膜、啤酒花等，需試用后，再組織競價議標。凡需試用的物資，由啤酒企業采購部門負責聯系供方，原則上試用的供方不得少于4家，特殊情況達不到要求數量的，需報競價議標小組決定；樣品在有關部門試用完畢，形成試驗報告，會簽后交競價議標小組。

競價議標采購程序如下。

（1）由競價議標小組擬定標書。標書內容應包括：會議時間、地點、參加人員、技術要求、議標數量、報價、批量等。

（2）競價議標小組確定發標時間及議標會的有關事項。

（3）發放標書（書面送達、傳真、郵遞、發郵件等）。

（4）召開議標會，內容如下。

A．由競價議標小組介紹公司概況、本次競標的項目、投標方法等，并對標書的有關事宜進行解釋。

B．宣讀采購技術標準和要求，封存樣品，作為驗收的對照樣。

C．由投標方介紹自己企業的概況，并提供經營、質量管理等相關證明材料。包括營業執照復印件；詳細的產品技術指標和相關資料；完整的質量管理體系和檢驗體系資料；生產能力證明資料等。

D．交納競標押金，押金的數目由競價議標小組臨時協商決定。

E．發放報價單，供方根據自身的情況及所需供貨數量進行報價。

F．競價議標小組對供方報價進行評議，如該報價可以為我方接受則確定中標供方及供貨批量，如不能，則再進行第二輪報價。

G.宣布競標結果，根據競標結果，與中標方簽訂購貨合同。

2．定點采購方式

對小批量一次性購買較少的產品，由競標小組對供方的質量管理能力進行評定，確認合格供方，定點采購。啤酒企業中的五金交電、日用雜品、化學試劑、計量器具、儀表等，需比價后，實行定點采購。

3．比價采購方式

對不能實行“競價議標”采購和比價定點采購的產品，實行比價采購。

4．集團采購方式

隨著我國啤酒行業向集團化、規模化發展，啤酒集團可對旗下的啤酒廠實施大宗物資統一集中招標采購。集中招標采購具備各啤酒廠單獨采購無法比擬的優勢，批量大，可降低采購成本，也使啤酒集團與規模相當、信譽可靠的供應商往來，供需雙方均受益。

五、物資驗收

采購計劃或采購合同批準后，啤酒企業掌握采購節奏，按質、按量保證生產的順利進行。有特殊要求的物資，采購部門會同有關部門共同采購。

物資進廠后，啤酒企業根據采購計劃及收料檢驗標準，檢查外購物資的質量及規格型號、數量、價格，確認無誤后，辦理入庫手續，及時登記入賬。

當啤酒企業需要在供方貨源處對所采購的物資進行驗證時，應在采購合同中規定驗證的時間及產品進廠放行的方法，驗證檢驗單納入合格供方檔案。對驗證中發現的不合格品，啤酒企業要及時作出處置決定。采購物資在進貨或使用過程中發現問題由采購部門組織相關部門溝通，并對供方提出整改要求。

對競標的物資，在供方供貨期間發生的爭議由競價議標小組裁定，未經競價議標小組同意，不得調整中標供方及價格或吸收新的供方。如果供方達不到供貨要求，競標的押金不予退還，應按合同追究違約責任。

六、供方評價管理

確定供方后，啤酒企業還要對供方產品質量、信譽、供應能力、售后服務和產品價格等進行跟蹤調查，加強對供方的評價，延伸對供方的管理。

1．采購物資分類

根據采購物資對產品質量的影響程度，可將物資分為A、B、C三類。

A類物資：直接影響啤酒內在質量的產品，包括麥芽、酒花、大米、大麥等。

B類物資：間接影響啤酒內在質量的產品，如瓶、瓶蓋、甲醛、石膏、鹽酸、淀粉酶、糖化酶、硅藻土、酶清、亞硫酸氫鈉等。

C類物資：對啤酒質量起輔助作用和保證正常生產運行所需的物資，如扎繩、商標、紙箱、紙板、火堿、漂白粉、石膏、洗瓶劑、酒精、液氨、機電產品、交電產品、五金、土產雜品、潤滑油脂、設備專用備件、進口備件、標準件、計量器具、儀表等。

2．供方評價

啤酒企業競標小組對A類物資每月進行一次全面評價。各部門每月對B類、C類物資異常及時匯總反饋給競標小組，納入對供方的重新評定。

3．供方重新評定

啤酒企業每半年對A類、B類、C類物資的供方進行一次重新評定，評定依據為評定細則（附后），按評定細則對A、B、C三類物資分別劃分為A級、B級、C級。

A級：90~100分；

B級：80~89分；

C級：70~79分。

A類物資：在進貨和使用過程中發現質量問題，被判為C級或連續兩次被判為B級，可直接淘汰。

B類物資：連續兩次被判為C級以下或連續三次被判為C級，可直接淘汰。

C類物資：連續三次被判為C級以下或連續四次被判為C級，可直接淘汰。

附評定細則（百分制）：

啤酒企業從采購計劃制定開始，到物資進廠驗收，每個環節都要進行監督。因此，啤酒企業要積極實施廠務公開，通過廠務公開欄、職代會、內部局域網、內部報刊等形式，對物資采購的有關情況及時進行公開，聽取職工群眾的意見，對職工群眾的反饋意見采納整改。要加強審計監督，重點審計采購合同、采購計劃、采購價格、質量驗收和結算付款等，對計劃的審計主要是保證計劃的準確性，對價格的審計主要是看是否按相關規定進行了招（議）標采購，價格是否合理；對合同的審計主要是評審其合法性和公平性；對付款審計主要是看是否按規定支付貨款，從而使啤酒企業采購規范化、程序化、制度化，營造確保企業利益不受損的堅實防護墻。

有關部門和主管人員有下列情況之一者，根據情節輕重，企業可提出警告、通報批評，對主管人員和直接責任人給予行政處分或經濟處罰的建議。對于觸犯法律的，交由司法機關進行處理。

1．確定采用招投標采購方式而未采用的；

2．與供應商違規串通的；

3．不履行采購合同的；

4．暗中收受回扣，接受賄賂的；

5．拒絕審計監督的；

6．其他違反物資采購的情形。

總之，啤酒企業在買方市場有充分的選擇余地，在保證質量的前提下，采購成本的降低也就理所當然地成為了企業降低成本的主要手段。因此，采購是企業管理中“最有價值”的部分，啤酒企業要根據自身的具體情況，把采購工作做好，創造出最大的效益。