關于電算化條件下“反記賬、反結賬”功能的辯論及取舍

［摘 要］ 目前， 不少會計軟件開發公司為了方便財會人員糾正電算化會計信息系統下核算中的差錯， 紛紛在會計軟件中增設了“反記賬、反結賬”功能，這兩項功能的使用確實給財會工作帶來了諸多方便， 但也存在一些弊端。本文針對電算化會計信息系統下“反記賬、反結賬”功能展開辯論，并提出了對這兩項功能的取舍。

［關鍵詞］ 電算化；反記賬；反結賬；取舍

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）17-0017-03

隨著計算機技術和信息技術的發展，電算化會計信息系統得到了進一步的發展和完善，這無疑對企業提高核心競爭力和經濟效益具有重要意義，但同時也帶來了新的問題和挑戰，其中，對于“反記賬、反結賬”功能的存在與否，無疑是爭論最激烈的，本文就此展開探討。

一、“反記賬、反結賬”功能概述

所謂“反記賬”又稱“倒記賬”，就是將已記賬的憑證恢復到記賬前的狀態，以便于不留痕跡地修改錯誤的記賬憑證。而“反結賬”又稱“倒結賬”或“環境恢復”，就是指對已經完成結賬操作的月份的賬返回到結賬前狀態，以便于增加新的憑證或修改原有憑證。

目前，很多會計軟件都具有這兩項功能，以用友軟件為例：

1. 要完成“反記賬”功能

第一步：首先執行“總賬/期末/對賬”命令，進入“對賬”窗口；按Ctrl+H鍵，在彈出的信息提示框中單擊“確定”按鈕，激活“恢復記賬前狀態”功能。

第二步：執行“總賬/憑證/恢復記賬前狀態”命令（此功能平時不顯示），打開“恢復記賬前狀態”對話框，在“恢復方式”中做好選擇后單擊“確定”按鈕，即可完成“反記賬”功能。

2. 要完成“反結賬”功能

第一步：執行“總賬/期末/結賬”命令，進入“結賬”窗口；

第二步：選擇要取消結賬的月份；

第三步：按Ctrl+Shift+F6鍵激活“取消結賬”功能；

第四步：輸入用戶口令，單擊“確認”按鈕，取消結賬標記［1］。

很顯然，這兩項功能都不是一個正規的、常用的功能， 這一點從會計軟件的菜單中沒有這兩項功能就可以看出來。 一般的會計軟件都是把這兩項功能隱藏于某一菜單中，只有當需要使用時，才通過組合功能鍵將其激活后得以運用。那它到底應不應該存在呢，會計界展開了辯論。

二、對“反記賬、反結賬”功能的正方辯論觀點

這兩項功能既然廣泛而長時間地存在，就有它存在的空間和需求。

（1）會計軟件開發公司認為，會計軟件設計的初衷就是減輕會計人員繁重的手工勞動，提高會計工作效率，因此，誰家的軟件更方便、更好用，就能在激烈的市場競爭中取得優勢地位，占據主動。而這兩項功能方便了財會人員不留痕跡地糾正會計電算化核算中的差錯， 相對于有痕跡的修改方式來說在操作上方法較為簡單， 工作量也較少，如果取消了將會影響會計軟件的銷售。

（2）在電算化會計信息系統投入使用初期，或者單位淘汰原來的舊會計軟件而換用新的軟件，通常都是兩賬（手工賬和電腦賬或者手工、電腦賬和電腦賬）并行，由于對新軟件不熟悉，輸入數據時非常容易發生錯誤，如果將輸錯的地方按紅字沖銷法、補充登記法調整，就會與原來的會計憑證對不上而產生歧義，因為原來的會計憑證上是沒有這筆沖銷調整分錄的，這時“反記賬、反結賬”的功能就可將數據還原為真實數據。

（3）如果沒有“反記賬、反結賬”功能，則只能編制錯賬更正憑證予以更正，這樣就會導致賬簿中存在無用的冗余信息。對于會計主管來說，影響其對會計信息準確、及時地使用；對于憑證處理人員（包括憑證錄入人員和憑證審核人員）來說，錯賬的存在顯示其水平的不足；對于審計人員，查到一筆又一筆的錯賬時，認為它們也許在后續的憑證中進行了更正，這種情況大量出現，會使其對錯賬產生麻痹思想，影響審計工作的效率和查錯能力［2］。這些情況都是大家所不愿意接受的。

（4）對于“反記賬”，它是記賬過程的“逆向”處理，記賬就是將記賬憑證從錄入憑證數據庫文件中，傳遞到記賬憑證數據庫文件中，由此形成會計核算系統穩定的數據。這個過程是由計算機自動完成的，準確率非常高，所以根本不存在賬證不符的情況。但是當會計信息系統遭到外來的迫害， 如計算機病毒的侵襲、硬盤遭受物理損害時，就完全可能出現賬證不符的情況。這時， 不管采用“紅字沖銷法”還是“補充登記法”都無法達到糾正錯賬、賬證相符的目的， 而最便捷的辦法就是啟用“反記賬”功能，取消記賬之后，錯誤記錄就會消失， 再重新調用記賬功能，最終實現賬證相符。

三、對“反記賬、反結賬”功能的反方辯論觀點

不能因為方便、好用，就不考慮會計信息的可靠性，違反會計制度規定。

（1）根據《會計基礎工作規范》的要求，賬簿記錄發生錯誤時，不準涂改、挖補、刮擦或者用藥水消除字跡，不準重新抄寫，對兩種出錯情況的更正應當分別加以嚴格處理：一是登記賬簿時所發生的錯誤，“應當將錯誤的文字或者數字劃紅線注銷，但必須使原有字跡仍可辨認”；二是由于記賬憑證錯誤而導致賬簿記錄發生錯誤的，則“應當按更正的記賬憑證登記賬簿。更正方式：一是紅字沖銷法，二是補充更正法。”這些詳細而又具體的規定所強調的只有一點，就是保證修改有案可稽。

在電算化會計信息系統下，由于電子數據在技術上存在復制方便、易于修改的特征，就更需要對留有痕跡予以強調，否則會給制假者提供機會，這對電算化內部會計控制百害而無一利。例如：利用“反記賬、反結賬”功能，別有用心的人就可以神不知鬼不覺地篡改會計憑證、報表和賬冊；企業也可以在審計人員審查前將賬目調整得合理合法，但在審查之后再調回到原來的數據。這樣就使得會計做假、造假和經濟違法犯罪變得更加隱蔽，給會計、審計監督工作和防范違法犯罪增加了技術難度［3］。

（2）對于“反結賬”功能，其錯誤做法更是顯而易見的。財務會計最根本的目標就是向報表使用者提供真實可靠的財務報表。當期末已經結賬并編制企業會計報表之后，如果將其“反結賬”，則意味可以向該結賬月繼續輸入憑證數據，無論這些新憑證是否已經記賬，都存在賬表不一致的錯誤；而將其記賬后重新編制報表，就會造成前后報表的不一致。這些情況不僅違背了會計制度的規定，使財務會計工作無法實現其目標；更有可能給單位帶來信用和聲譽上的麻煩，甚至喪失市場機會，造成經濟損失。

（3）“反記賬、反結賬”功能的實現，取決于兩個方面：一是記賬、結賬線索的全面及準確保留；二是記賬、結賬線索的全面可逆。這兩個方面從理論上講是可以實現的，但在具體的產品設計時，特別是大中型財務軟件產品的設計，由于其功能的涉及面較廣、數據處理比較復雜，所以一般難以實現線索的全面及準確保留；逆向處理也是難以全面、準確實現的。如果經常使用這兩項功能，很可能產生系統數據錯誤、賬務混亂，甚至導致整個電算化會計信息系統癱瘓，造成嚴重損失。

（4）“反記賬、反結賬”功能的存在會削弱會計人員嚴肅認真的工作態度，使會計人員處理會計憑證具有很大的隨意性，容易造成會計人員缺乏約束，形成工作責任心不強、思想麻痹等習慣，大大削弱了會計工作的嚴肅性，使會計工作變成一種數字操作游戲。

四、對“反記賬、反結賬”功能的取舍

根據以上正反雙方的辯論，可以做出以下決定：

（1）應堅決取消“反結賬”功能。因為“反結賬”功能的存在會造成財務報表數據的歧義，影響財務會計目標的實現，使整個“會計”系統存在的根本產生了動搖，其弊大于利，所以應從會計軟件中剔除。

（2）“反記賬”功能在計算機工作環境中有著一定的作用，可以保留，但鑒于其存在的弊端，所以應作一些改進。

1）在設計會計軟件時應對“反記賬”功能的可使用時間作一定限制，一般為系統啟用后半年，最長不超過1年。如前所述，當大量的錯誤記賬憑證存在時，如果不施行“反記賬”功能，將會導致賬簿中出現大量無用的冗余信息，從而干擾會計主管準確、及時地利用會計信息以及審計工作的效率和查錯能力。但實際上，這種情況通常只會發生在電算化會計信息系統投入使用初期，或者單位淘汰原來的舊會計軟件而換用新的軟件，由于對新軟件不熟悉，輸入數據發生錯誤非常容易發生。而在正常使用期間，由于各單位都建立和完善了企業內部會計控制制度，并且對錯賬率都有嚴格的規定， 一般不會出現大量的錯誤記賬憑證。這時，使用紅字沖銷法、補充登記法進行修改并不會給會計人員帶來太多麻煩。無論是結賬前作為當月憑證的更改，還是結賬后作為下月憑證的更改，對會計人員來說都只是舉手之勞。憑證錯誤不會太多，因而也不至于導致賬簿中出現大量無用的冗余信息，影響對會計信息的使用以及審計工作的效率和查錯能力。所以，“反記賬”功能真正能發揮作用的時間，就是系統啟用后剛投入使用的那段時間，這時，“反記賬”功能利大于弊，可以使用。

而在這段期間，會計人員應該做的就是趕快熟悉軟件，充分理解并掌握系統提供的功能及使用方法，再根據本單位業務處理的需要做好準備。另一方面，也應該勤練內功，不斷提高自己的業務素質，只有這樣，才能在半年，最長1年后，斷絕對“反記賬”功能的心理依賴。

2）加強對“反記賬”功能的技術監控。軟件要有對“反記賬”功能的自動記錄操作日志系統且不可更改，計算機必須記錄下是什么時間、什么人執行該功能、修改原因、修改的地方（即將原有科目改為什么科目、原有數據改為什么數據等）是什么，且定期打印并作為會計檔案保管，以給日后的查證工作保留證據［4］。這樣，增加了對 “反記賬”功能的技術監控后，相當于將修改數據留下了痕跡。

3）加強對“反記賬”功能的論證及授權。為了保證記賬操作的嚴肅性，避免濫用“反記賬”功能，當發現有已記賬的錯誤憑證存在時， 應該由系統管理員、制單員、審核員等共同論證實行“反記賬”的必要性，如果達成一致意見， 才能夠執行這一功能。本著誰記賬有誤就只能由誰負責修正的原則，操作者必須是原記賬人，而且必須同時得到系統管理員及會計主管授權才能實施。通過這種方式，可以利用財務人員的互相牽制機制來避免會計數據被非法篡改。

主要參考文獻

［1］ 付得一. 會計信息系統［M］. 北京：中央廣播電視大學出版社，2004.

［2］ 李改鳳. 會計軟件中設計“反記賬”功能探討［J］. 科技情報開發與經濟，2006（6）.

［3］ 楊健. 論會計電算化中的“反記賬、反結賬”［J］. 湖南工業職業技術學院學報，2006（2）.

［4］ 羅勇斌. 電算化會計中“反記賬、反結賬”的思考［J］. 財會通訊：綜合版，2006（3）.