工程建設項目檔案管理之我見

摘要：工程是百年大計工程，工程檔案是工程今后使用階段和再建設階段維修、管理的重要依據。如何采取有效措施。保證工程檔案歸擋完整、準確、系統，文章進行了分析論述。

關鍵詞：工程檔案 管理 完整 準確系統

中圖分類號：C931.46 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914(2008)07-287-01

社會的快速發展，經濟的騰飛，使得各類工程建設日新月異，特別是高速公路、公用事業建筑以超常規速度發展，許多新建項目、改建工程等相繼建成，同時也形成了大量的內業資料即工程檔案。如何有序地管理好工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。

一般來說，工程建設投資比較大，工期較長，要求高，涉及面廣，參與建設的單位多，是一項龐大的系統工程。工程檔案是指在工程建設全過程中形成的與建設工程各項活動有關的、對國家、社會和單位有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。工程檔案主要具有二個特點：一是工程檔案數量大、種類多、價值高。一個工程包含若干個單項工程，工程龐大，因而形成的檔案數量大、種類多。在建設過程中往往采用先進的工藝設備及周密的組織管理。使得檔案具有較高的利用價值，它不僅對工程現階段及將來的管理和利用有重要意義，而且對其他地區興建相同類型的工程，具有很大的參考價值。二是工程檔案形成及保管時間長。工程建設周期長，因而工程檔案形成的周期也長。眾所周知，工程是百年大計工程。工程檔案需長期保管，這些檔案是工程今后使用階段和再建設階段維修、管理的重要依據。那么，如何采取有效的控制措施，保證工程檔案歸檔完整、準確、系統。給檔案工作者提出了新的要求。

一、要重視工程檔案管理工作，確保檔案資料的系統性、完整性

工程項目建設中一般對內業資料不太重視。到工程完工后，即將交工驗收，才開始慌忙整理。有的施工單位甚至人也難以找到，給檔案整理帶來很大難度，主要原因一是整理資料是苦差事，沒有人愿意去干；二是工程到了收尾階段，大部分人員特別是技術人員又撤離到新的工作崗位；三是一般施工單位沒有專職檔案管理人員。內業資料分散于工程技術科、試驗室、合同管理等部門，工程后期人員繼續撤離后，有些施工單位留下的人員對資料不熟悉，加之有些資料簽字手續不完備，需要施工單位或監理人員簽字。人員很難召來。拖延了資料整理時間；四是工程建設中不注重資料收集。為后期資料整理帶來巨大的工作量。由于對內業資料不重視，造成一系列的不良后果。其一是拖延了工程交工時間；其二是耗費大量人力、物力、財力；其三是為項目檔案管理帶來較大難度；其四對工程質量評測單位資料審查帶來難度。因此，從申請立項工作開始。一定要做好立項過程中產生的檔案資料的整理歸檔工作，確保檔案資料的系統性、連續性和完整性。在組建工程建設處時，同時設立工程檔案管理領導小組，明確檔案管理員，具體負責工程項目資料的整理歸擋工作。對立項、設計、施工中形成的報告、批復、圖紙、合同、標書、賬冊、備忘錄、協調文件及領導視察活動等資料悉數歸檔。在一線跟班作業的技術人員，堅持做好施工記錄，工程階段驗收以后，即將記錄移交檔案室歸檔。時一時難以判定的材料，先整理歸檔，經主任或分管主任審查后再決定取舍。并利用磁帶、光盤、膠卷、實物等多種形式，盡量全面、系統地記錄工程建設原貌。展現建設風采。

二、要建章立制。確保檔案管理規范化、標準化

嚴格執行《檔案法》等國家有關工程檔案管理的法律法規，做到依法治檔。認真落實檔案管理標準、檔案管理制度和檔案分類實施細則，利用多維控制的檔案管理觀念，進行標準化、制度化、規范化管理。按照工程檔案管理標準，結合具體情況相應制定的《工程檔案管理制度》、《工程竣工檔案分類實施細則》、《工程歸檔管理制度》、《工程月檢制度》等制度規范，對工程檔案的歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時間、檔案載體、形成積累、整編要求、圖紙折疊方法、規格、卷內文件的排列順序等做了具體規定，并將相關檔案管理制度，規范作為工程檔案管理的指導性文件下發各參建單住，并貫穿整個工程檔案管理的全過程。使檔案材料的形成與歸檔有章可循，有法可依。真正做到統一領導。統一制度，分級管理。條塊結合，確保整個工程檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用。

為改善檔案保管條件，要注重加強檔案室建設，配備鐵制櫥、滅火器、吸塵器、空調、裱糊等一系列設備，保證檔案管理達到防盜、防鼠、防蟲等八防要求。同時，還應配備計算機、錄像機、照相機等現代化管理設備，實現檔案管理與利用的現代化，使各類檔案資料條目清楚、存放有序、管理規范。

三、做好工程歸檔、保管和開發利用的管理工作

根據《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》第8條第2款規定，在大中城市規劃區范圍內的重要建設項目竣工驗收以后，建設單位應在6個月內向城市建設檔案接收單位報送與城市規劃、建設及其管理有關的項目檔案。檔案部門在接收工程歸檔文件時應按照國家標準GB／T50328－2001《建設工程文件歸檔整理規范》及有關標準的要求。嚴格保證工程竣工檔案的歸檔質量。

工程檔案保管工作。就是在集中統一管理原則指導下科學地維護工程檔案的完整與安全，采取有效的保護技術和管理方法，限制和消除一切損壞工程檔案的不利因素，最大限度地延長工程檔案壽命的工作。只有做好工程檔案的保管工作。才能使集中起來的工程檔案的完整和安全得到可靠的保證。才能滿足各方面利用的需要。因而要切實做好工程檔案的保管工作。工程檔案的開發利用工作，就是通過各種方式使工程檔案中儲存的信息盡快轉化為現實生產力，讓它從保管狀態變為利用狀態，發揮出它的技術效用和社會、經濟效益的工作。工程檔案的開發利用工作是整個工程檔案工作的目的，要盡力做好工程檔案的開發利用工作，充分發揮工程檔案的依據和查考作用，為社會服務。工程檔案除傳統的借閱服務利用外。檔案管理部門還應通過網絡型開發利用、編研型開發利用、展覽型開發利用等各種方式，主動提供工程檔案開發利用。

時代在發展，社會在進步。檔案管理人員只有具備良好的政治和業務素質，認真學習檔案法律法規及相關各學科專業知識，不斷提高檔案技術水平和管理能力，以科學發展觀駕馭重點工程檔案管理工作，才能更好地為城市建設和社會發展服務。

(責編：呂 尚)