中小企業的信息構建問題研究

[摘 要] 本文在研究信息構建、企業信息構建等相關概念的基礎上，系統思考了中小企業的信息構建問題，提出了符合中小企業特點的信息構建的具體方案，對中小企業信息構建過程中可能出現的問題進行分析并提出建議。

[關鍵詞] 中小企業 信息構建 企業信息構建 企業信息化

中小企業的信息化進程中存在著比大型企業更多的問題，例如：不注重企業網站建設，各系統之間的數據彼此封閉，無法順利地交換、集成及相互關聯，企業內部提供的信息雜亂無章，沒有整合應用程序，更無法實現個性化，對外部信息的需求則必須在多個系統中搜尋。這些問題直接導致了信息資源不能有效、靈活地得以利用。隨著中小企業在國民經濟中的地位日益重要，企業對信息有效利用的需求也更為迫切，中小企業需要采用更加系統化和規范化的方法去規劃并滿足企業的信息需求，企業信息構建成為解決上述問題的重要方法之一。

本文在文獻研究基礎上，探討了信息構建、企業信息構建的概念及其在中小型企業的應用問題，提出符合中小型企業特點的信息構建解決方案，分析了中小企業信息構建過程中可能出現的問題，并提出相關建議。

一、信息構建(IA)概念及發展概述

1.信息構建(IA)概念

信息構建（Information Architecture，IA），是通過合理地組織、標識信息并構建信息環境，以改善信息瀏覽及信息檢索的過程與效果的科學和藝術。

狹義的信息構建是關于如何組織信息和設計信息環境、信息空間或信息體系結構以幫助人們有效實現其信息需求的一門藝術和科學，它包括調查、分析、設計和執行過程，涉及到組織、標引、導航和搜索系統的設計，目的是幫助人們成功地發現和管理信息。

廣義信息構建應包括除了網站建設以外的眾多學科領域，如果從一個企業的角度來看，廣義IA的對象應該包括企業信息活動中涉及的各個要素:信息、人員、技術和部門等。它是對組織機構中的信息、信息服務、以及與信息相關的各部門及其人員的整合與合理化配置，包括技術層面的基礎設施建設、管理層面的部門建設、以及信息系統本身從信息采集到用戶接口的結構構建。

2.信息構建的發展

1975年，美國人沃爾曼(Richard Saul Wurman)創造了‘Information Architecture’一詞，并在1976年召開的美國建筑師協會全國會議上將其公之于眾，同時開始稱自己為信息建筑師。雖然沃爾曼沒有描述“IA是什么”，但卻明確地界定了信息建筑師的工作任務:依據數據中的固有模式，化復雜為明晰;創建信息結構或地圖，令他人找到通向知識的個人路徑;信息建筑師是即將到來的21世紀的專業化職業，代表著該時代對清晰、人類理解、信息組織科學的集中需求。因此，信息構建的主要目的就是從大量處于復雜狀態的數據或信息中抽取本質內容，幫助人們理解信息、找到知識路徑。

IA的提法及相關的認識在其創建之初并沒有引起社會的廣泛認同，但是近年來隨著計算機網絡應用的普及和網絡空間的擴大，隨著信息生態環境問題的日益嚴峻，人類所面對的信息數量激增，由此造成的網絡信息空間混亂問題給用戶造成了極大不便。為了解決這些問題，人們認識到必須從宏觀的角度來研究信息空間的構建以解決這些問題，因而，信息構建的理論和實踐問題逐漸引起各學科領域的關注。

3.信息構建問題國內研究狀況

在我國，正式發表的信息構建的論文始于2002年，目前國內還主要處于對國外IA理論與實踐的學習和翻譯、引進階段。就研究內容而言，以信息構建理論的介紹，網站信息構建，網站信息構建評估，以及信息構建與情報學的關系等為主，而對一般意義的信息構建的研究，以及對信息構建理論原理總結和進行理論提升的研究較少。

以“信息構建”作為關鍵詞，在“中國知識資源總庫”中檢索相關文章，可以看出自2004年起，相關研究激增，并且保持了一定的熱度(見圖）。

二、中小企業信息構建的意義

1.企業信息構建的提出

什么是企業信息構建(EIA）企業信息構建“是那些用于管理有價值的企業信息資產的要素的集合，這些要素包括:計劃、政策、模式、標準、框架、技術、組織及過程，它可以確保將集成數據用于增加商業價值，使得技術與企業重要業務的需要緊密結合。”“將一家企業的戰略計劃與企業的數據構建、企業應用程序的構建、以及企業技術構建相聯結，就形成了企業信息構建。良好的構建是對整個企業范圍與層面的要素相關的信息的邏輯組織，這些要素包括:戰略目標、對象及戰略;業務章則及標準;信息需求;應用系統;應用程序與數據元素間的關系;技術基礎結構。”

因此，(1)企業信息構建實際上是將企業視為一個有機整體，在企業內部加強流程協作，促進信息資源的共享;(2)如何以最簡單的方式向內部和外部提供信息，公司不同部門的雇員擁有大量的資料，如何將合適的信息提供給最需要的人;(3)企業必須采取集中化的知識管理策略，將員工個人擁有的知識轉化為組織的知識，同時還必須建立系統維護體系。(4)怎樣將企業的購買者、生產商、供貨商等實體放置在同一個平臺上，進行個性化的信息獲取分析的工作。

2.中小企業信息化面臨的問題

中小企業在我國企業中已占到90%以上，隨著信息化的深入，中小企業日益希望通過信息化來提高自身的競爭力，但在中小企業的信息化過程中，它們面臨著與大型企業更為復雜多樣、風險更高的信息化問題，主要表現為:

（1)非理性的軟件選擇。許多中小企業在選擇軟件時未能不考慮企業的規模和業務范圍，甚至在尚未確定需求的情況下購入軟件，從而造成資金浪費、軟件閑置及維護和升級上的高成本。

（2)冗長的實施過程。大的軟件商或系統商的成熟系統軟件，其實施過程往往由眾多的步驟組成，歷時較長，中小企業無論從財力上還是人力上根本無法承受這一實施過程。

（3)不合理的人員配置。絕大多數中小企業都沒有單獨設置的信息系統部門，往往由一名或幾名雇員實現全部職能，業務流程的定義，數據的輸入和系統的使用都是同批人，導致對其的過度依賴和人員上的高風險。

（4)企業人員培訓和技術支持的缺乏。中小企業意識到信息系統建設的重要性，但在信息系統預算時，往往未能考慮廣泛的職員培訓和技術支持所需的成本，造成日常運營中問題頻頻、有系統卻無法正常運行。

3.中小企業信息構建的意義

中小企業信息構建的提出，是針對目前中小企業信息化過程中存在較多問題所提出的一種信息治理的解決方案。信息構建可以整合中小企業的各類與信息相關的信息資源，在企業戰略的指導下，進行有效的信息系統規劃和設計，在信息技術應用、信息系統開發或購置方面全面考慮企業的組織結構、人員、知識結構間的關系，使開發或購置的信息系統具有更強的針對性、適應性和柔性，以適應信息系統升級改造以及企業業務重組的需要。

三、中小企業信息構建的設計理念及解決方案

1.中小企業信息構建的設計理念

中小企業的信息構建應當是企業戰略的指導下，全面整合涉及企業信息活動的各個要素，包括人員、信息系統、內外部數據、資金等要素，并將信息活動的結構與組織的業務結構、管理結構、技術結構協調一致，形成統一的信息生產、組織、管理、使用的界面。

中小企業信息構建的基本目標是：組織企業的信息資源，設計信息環境、信息空間，構建企業的信息體系結構，滿足用戶的信息需求。

2.中小企業信息構建的基本內容

（1)構建企業門戶網站。通過門戶網站形成企業內外部信息交流渠道，通過網站統一管理企業的對外業務界面與后臺支持性信息系統，統一管理企業業務及管理活動中生成的各類信息及企業的外部信息。

（2)創新信息導航系統。為用戶設計合理的、簡捷的、宜于用戶應用和理解的信息導航系統。可采用推式(Push)或拉式技術（Pull）為企業成員設計針對其特定需要的信息獲取界面，及時將其關心的信息發送給用戶。

（3)知識地圖導航系統。用知識地圖的形式設計信息檢索途徑，借助于文字、圖片、圖表、多媒體、投影、動畫等高科技工具進行信息導航設計。

（4)網絡、計算機導航系統。網絡、計算機信息導航系統應由封閉式和開放式兩大部分組成。封閉式用于用戶導航檢索，但用戶不能擅自修改；開放式用于用戶自己管理檢索來的信息，自己可以整理、組織、輸出等。

（5)創新用戶信息需求。將信息組織好，給用戶提供一個清晰的界面，采取更具藝術表現力的形式將用戶所需信息藝術地展示給用戶，在滿足用戶信息需求的同時培養用戶對于信息功能的認知和對于信息的依賴。

（6)在傳播顯性知識(言傳知識)的同時，有效地組織并傳播隱性知識(意會知識）。通過引入信息構建的理念，將不能表達的隱性知識，通過多個層面，多方位的立體空間形式，用文本、圖形、圖表、多媒體、投影、網絡等各種科技手段相結合進行多種藝術設計構思，從多個角度進行情景式的組合探索。將隱性知識轉換成顯性知識或用隱喻性文字表達或用相關的易于理解的知識去詮釋，使隱性知識顯性化，廣而推之，提高隱性知識的應用。

3.中小企業信息構建步驟

根據現有的一些研究成果(如阿蘭·博金斯的《企業信息構建》等)，可以將中小企業信息構建的步驟提煉根據如下:

（1)確定企業的需求。即根據企業的業務及管理的需要，確定購買或開發哪些信息系統。

（2)分析企業的數據體系結構。中小企業每天要處理數量龐大、來源多樣、類型復雜的數據，因此，一個建立在企業戰略規劃基礎上的合理的數據體系結構可以說是EIA構建的前提。企業數據體系結構分為數據庫模型和數據倉庫模型，數據庫模型用來描述日常事務處理中資料和關系，以及企業生產經營的內在聯系，是數據體系結構的基礎；數據倉庫模型則描述企業高層管理決策者信息以及關系。

（3)解決數據沖突問題。為整個企業各項系統的開發、運行確定一套統一的術語標準，避免同一概念采用不同語詞、同一語詞表達不同含義的情況的存在，保證各系統間的數據交換順利進行。

（4)建立企業信息構建的模型。信息模型是企業經營活動過程中信息的采集、傳遞、加工、使用和維護等信息活動環節以及信息活動一般規律的描述，它涵蓋了企業如何獲取、歸類、存儲、查詢、編輯、(信息)質量控制、提取、發布、訪問有價值的信息等內容來輔助企業管理者最終做出決策，而這恰恰是EIA概念和目標中所強調的核心內容。應根據企業的基礎結構（如政策、戰略目標、各項要素、數據元素等）建立企業信息構建的模型，它應當是企業業務結構、管理結構和數據結構的仿真。

(5)改造現存的信息環境。對企業現存的數據結構進行評估，改變現有的與數據處理相關的各種工作模式等，提供新的數據結構、數據模式、數據字典等。

(6)將企業原有以實體形式存在的數據導向新的信息構建中的邏輯數據模式，并分析二者間的差異。

(7)制定改造計劃，構建戰略信息倉庫，將既有的信息系統、信息數據向新的信息構建模式轉變，完成企業的信息構建工作。

四、中小企業信息構建面臨的問題和建議

1.中小企業信息構建中可能面臨的問題

（1）中小企業信息化程度不高，缺少信息化戰略的總體規劃，各信息系統間缺少有格的組合和整洽，迫切需要進行信息構建，但中小企業的決策管理人員及相關人員卻沒有建立起與信息構建有關的知識與意識。

（2)許多中小企業依賴于傳統營銷模式和管理模式，對于企業網站對企業運營業管理的作用認識不清，網站功能的發揮也大打折扣，無法利用企業網站統一進行信息的獲取、處理與利用。

（3)根據企業的業務、管理、數據三大體系模型開展的企業信息構建，需從企業整體角度考慮，需要跨部門、跨層次的配合，系統性和邏輯性都很強，而中小企業人員配備不全，專業人員較少或者專業技術不強，這樣，中小企業無法有效地完成信息構建起這樣一個復雜的系統工程。

（4)中小企業人員流動性質，部分人員素質偏低，對于信息系統、各類數據的使用較少，即使實施了信息構建，也無法充分發揮數據在促進企業運營管理中的作用。

2.中小企業實施信息構建的合理化建議

針對上述問題，中小企業在將信息構建應用到實際操作過程的前后，都需要做好充分的準備。

（1)企業信息構建必須在企業更高層面進行，EIA的實施必須依據企業戰略需求，要在企業高層管理人員中普及企業信息構建知識，強化相關人員對于實施企業信息構建的意識。

(2)中小企業缺少信息化的技術實力，可以采用外包的方式，委托相關的咨詢機構、系統供應商，完成企業的信息構建工作。

（3)要改變傳統經營模式，提高對企業網站建設的重視度，利用企業網站統一管理各類信息系統及企業各類數據，實施企業信息資源的統一規劃、統一管理及知識共享。

（4)建立企業信息構建體系，需要對員工進行指導，克服員工的思想障礙，提高其利用信息資源的能力。

（5)從戰略角度考慮，在中小企業信息構建過程中，應當標出關鍵業務流程，企業在日常的運營和管理中不斷應加強對內外部信息體系的完善和更新。在建設公司網站的同時，要預留出較多符合今后發展需求的設計，從而避免后期改動，減少資源的浪費。

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