淺析會計電算化條件下的企業(yè)內(nèi)部控制

[摘要] 會計電算化的廣泛應(yīng)用，給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了挑戰(zhàn)。本文分別從幾個方面論述了加強內(nèi)部控制的措施及必要性。

[關(guān)鍵詞] 會計電算化 內(nèi)部控制

隨著信息技術(shù)的普及，實行會計電算化管理的企業(yè)越來越多。企業(yè)在建立了電算化會計系統(tǒng)后，會計核算和財務(wù)管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化：一方面，由于使用了電算化管理，會計數(shù)據(jù)處理的速度加快了，會計核算的準確性和可靠性也有了很大的提高；另一方面，會計電算化的實施，也給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了許多新的挑戰(zhàn)。因此，如何充分發(fā)揮會計電算化的便捷高效，使企業(yè)內(nèi)部控制在新的環(huán)境下不落后于形勢，確保企業(yè)財產(chǎn)的安全，為企業(yè)經(jīng)營決策提供完整的信息，創(chuàng)造更高的效益，建立一整套適合電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。

一、電算化會計特征

會計電算化是以電子計算機為主的當代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會計實務(wù)中的簡稱，它是一個用電子計算機代替人工，實現(xiàn)記賬、算賬、報賬、查賬并替代部分需由人腦完成的對會計信息(數(shù)據(jù))的統(tǒng)計、判斷乃至提供決策的過程。從某種意義上說，電算化會計是為了滿足企業(yè)制度的需要，對傳統(tǒng)會計進行改造和整合后產(chǎn)生的能適應(yīng)信息化要求的新型應(yīng)用型學(xué)科。與原有手工記賬相比，具有運算速度快、存儲容量大、數(shù)據(jù)高度共享、檢索查詢速度快捷、制作報表容易、數(shù)據(jù)分析準確等特點。它的使用，可以節(jié)約大量的人力、物力和時間。

二、加強電算化條件下的內(nèi)控制度

內(nèi)部控制是企業(yè)在會計工作中為維護會計數(shù)據(jù)的可靠性、業(yè)務(wù)經(jīng)營的有效性和財產(chǎn)完整性而制定的各項規(guī)章制度、組織措施管理、業(yè)務(wù)處理手續(xù)等控制措施的總稱。嚴格的內(nèi)控制度是會計電算化信息真實可靠的保證。國內(nèi)外會計電算化的實踐表明，計算機本身處理出錯概率較低，，但人為造成出錯和舞弊的現(xiàn)象有增無減，而且一旦出現(xiàn)舞弊，損失巨大。因此，強化內(nèi)控管理，制訂有效的電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度，提高電算化的管理水平，是建立內(nèi)部控制制度的內(nèi)在要求，也是提高企業(yè)管理水平的重要途徑。

1.加強機構(gòu)和人員的管理與控制

會計核算軟體投入正式使用后，對原有會計機構(gòu)必須做相應(yīng)調(diào)整，要對各類人員制定崗位責任制度。會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位?；緯媿徫豢砂ǎ簳嬛鞴?、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等工作崗位；電算化會計崗位包括：直接管理、操作、維修電腦及會計軟體系統(tǒng)等工作崗位。機構(gòu)調(diào)整必須同組織控制相結(jié)合，以實現(xiàn)職權(quán)分離，有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行為。如規(guī)定系統(tǒng)開發(fā)人員和維護人員不能兼任系統(tǒng)操作員和管理人員等等。這樣通過設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機制，來保障會計信息的真實、可靠，減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。

2.加強系統(tǒng)操作環(huán)境管理和控制

操作環(huán)境包括系統(tǒng)操作過程以及系統(tǒng)的維護。操作程序控制主要通過制訂一套完整而嚴格的操作規(guī)定來實現(xiàn)。操作規(guī)程應(yīng)明確職責，操作程序和注意事項，并形成一套電算化系統(tǒng)文件。如規(guī)定交接班手續(xù)和登記運行日志，規(guī)定資料備份及機器的使用規(guī)范，規(guī)定軟碟專用以防病毒感染。系統(tǒng)維護包括硬體維護和軟體維護，硬體維護主要包括：

（1)定期進行檢查并做好記錄。

(2)在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)硬體故障要及時進行故障分析并做好記錄。而軟體維護包括正確性維護、適應(yīng)性維護、完善性維護三種。

3.加強系統(tǒng)的安全控制

加強系統(tǒng)安全控制主要應(yīng)從防止未經(jīng)授權(quán)的人員擅自動用系統(tǒng)各種資源、減少因外界因素導(dǎo)致計算機故障等方面入手。主要的控制措施包括:（1）訂立內(nèi)部操作制度，禁止非電腦操作人員操作財務(wù)專用電腦;（2）設(shè)置操作權(quán)限限制;（3）操作人員身份的密碼控制;（4）數(shù)據(jù)存儲和處理相隔離;（5）機房的工作環(huán)境保護。網(wǎng)絡(luò)安全指標包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。針對這些方面，可采用一些安全技術(shù)，主要包括：數(shù)據(jù)加密技術(shù)，訪問控制技術(shù)，認證技術(shù)等。網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)、接入口的安全性也是應(yīng)該引起注意的，盡量使用光纖傳輸，接入口應(yīng)保密。通過上述技術(shù)可基本確保財務(wù)信息在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)及外部網(wǎng)絡(luò)傳輸中的安全性。

4.加強內(nèi)部審計

內(nèi)部審計既是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強化內(nèi)部會計監(jiān)督的制度安排。在會計電算化中，由于是“人機”對話的特殊形態(tài)，因而對內(nèi)部審計提出了更高、更嚴格的要求。內(nèi)部審計應(yīng)該包括以下幾個方面:（1）對會計資料定期進行審計，電算化會計賬務(wù)處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關(guān)、法規(guī)的規(guī)定，審核費用簽字是否符合企業(yè)內(nèi)控制度，憑證附件是否規(guī)范完整；（2）審查機內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看賬冊內(nèi)容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應(yīng)及時調(diào)整；（3）監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改數(shù)據(jù)的現(xiàn)象;（4)對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查，防止存在漏洞。

5.加強會計檔案管理

會計檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存儲會計資料和程序的軟碟及其他存儲介質(zhì)。系統(tǒng)開發(fā)運行中的各種文檔及其他會計資料的功能是負責系統(tǒng)內(nèi)各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作，而檔案管理一般通過制定與實施檔案管理制度來實現(xiàn)，一般包括：

（1)存檔的手續(xù)必須有會計主管和系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管。

（2)各種安全保證措施，如備份軟碟應(yīng)貼上保護標簽應(yīng)存放在安全、潔凈、防潮的地方。

（3）采用磁性介質(zhì)保存會計檔案要定期進行檢查和定期復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。

隨著計算機在會計工作中的普遍，企業(yè)對由計算機產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)、報表等會計信息的依賴越來越大，這些會計信息的產(chǎn)生只有在嚴格的控制下，才能保證其可靠性和準確性。同時也只有在嚴格的控制下，才能預(yù)防和減少計算機犯罪的可能性。因此，加強會計電算化內(nèi)部控制不容忽視，并且要不斷地深入，促使會計電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度不斷地調(diào)整、改善，真正做到保證會計數(shù)據(jù)的可靠性和真實性，從而為企業(yè)的經(jīng)營決策提供完整的信息，為企業(yè)創(chuàng)造更高的經(jīng)濟效益。