外貿函電教學輔助軟件設計及作用

摘要：隨著外貿前景的看好，《外貿函電》課程不僅對于外貿和商務英語專業的學生來說越來越重要，甚至吸引了眾多非經濟、非英語類學生的學習。面對新時期《外貿函電》教學的新特點，學生人數多、學習熱情高漲、外貿背景知識和英語功底參差不齊， 筆者提出了以詞塊法為原理，開發制作外貿函電教學軟件，用教學軟件來輔助教學。

關鍵詞：外貿函電；模塊；教學軟件

The designing and function of Business Letter Teaching Software

SHE Ying1YU Xin1DEN Yan-gu2

(Nanchang Aviation University1.Institute of International Education; 2.School of Economics and Management. Jiangxi Nanchang， 330063)

Abstract: with the rapid development of foreign trade， business letter in international trade has become more and more imoportant for the students who major in international business and business English. It even attracts many students majored in non-economy or non- business English to study it hard. In order to relieve the burden of teachers and help the students to learn this course more efficiently， based on its own “chunk” characteristics， the author develops business letter teaching software.

Key words: business letter in foreign trade; chunk; teaching software

一、外貿函電課程簡析

外貿函電主要指的是我們商貿活動中所涉及到的信函、電報、傳真等。隨著電子商務的應用和網絡化的發展，目前有98%以上的外貿往來是通過以E-MAIL和電傳為載體的外貿函電進行的。外貿函電課程是一門外貿業務與英語書面表達相結合的實用英語課程。它根據外貿業務環節的實際程序，用實例系統地展示函電往來的內容、語言特點和表達方式。

二、引入外貿函電輔助教學軟件的必要性分析

1.學生因素。隨著中國與世界各國的經濟貿易聯系越來越廣泛，迫切需要既熟諳商貿業務知識，又精通英語的“雙料”專業人才。目前不僅經濟類、英語類的學生重視外貿函電作為專業課程的學習，很多非外貿、英語專業的學生，都選修或者自學了這一課程。學生人數的增多，尤其是英語水平參差不齊，也給《外貿函電》的教學帶來了一定的困難。

2.師資因素。外貿函電這門課程的性質與語言特點決定了教師不僅要具備深厚的英語寫作教學能力， 而且要精通熟練外貿業務。目前由于我國教育體系的特點，英語專業畢業的教師不懂外貿知識；而外貿專業畢業的教師又不懂英語語言教學規律。滿足這兩個條件的教師微乎其微，難以取得較好的教學效果。

3.教材因素。目前，我國有關外貿函電的教科書存在數量雖多、質量卻不高的問題。使用教材普遍內容陳舊，雖然一些經典教材一版再版，但版次雖新，內容卻幾十年不變。所用范文大都引用于10年、20年前的信函材料， 根本適應不了外貿最新發展形勢。其次， 目前大部分教材存在只重英語，而輕外貿知識的特點。這些教材沿襲普通英語教材的特點，大量分析函電里的詞義、語法，但缺少對外貿背景知識的介紹。

4.課程本身因素。《外貿函電》作為ESP（專門用途英語）的一種，與其說它是一門英語，不如說它是以英語作為工具的外貿業務知識的運用。它包含豐富的外貿背景知識，涉及到對外貿易實務的所有交易環節，主要包括: 建立業務關系(Establishing business relations);詢盤(Inquiry);報盤(Offer);還盤(Counter2offer);訂貨(Order);接受(Acceptance); 簽約(Contract); 包裝(Packing);裝運(Shipment);保險(Insurance);付款(Payment); 索賠(Claim)，等等。因此，既要求學習者具有一定的外貿基礎，更應該有扎實的英語功底。而對于部分學生，尤其是非經濟類、非英語類學生很難做到這一點。

為了解決《外貿函電》教學中存在的困難，滿足學生不同層次的要求，筆者基于外貿函電課程的特點，提出了利用ACCESS制作外貿函電輔助教學軟件的想法，以期能幫助學生們更好地掌握外貿函電的基本知識、技巧。

三、外貿函電輔助教學軟件的制作原理及主要功能

根據外貿函電的基本特點：程式化，雖然類型多樣，可分為建立業務關系、詢價、發盤、還盤、成交等幾大類型。在外貿函電的每一種類型中，它的開頭、結尾，甚至部分正文都有大量的意思相近的表達方式可以套用。 因此，可運用這些意思相近的表達方式，制作成外貿函電的標準模版。再考慮通過使用JSP技術及Microsoft的ACCESS數據庫，把外貿函電的標準模板制作成計算機教學輔助軟件。

以謀求建立貿易關系的信函為例，這一貿易環節的信函都可以劃分為如下結構：

1.Opening Sentence—告知怎樣獲得對方公司的名稱和地址

2.Self-introduction—介紹你自己的公司是進口商還是出口商并告知你的業務范圍

3.invitation sentence—表達你的強烈愿望并說服與對方建立貿易關系

4.Closing Sentence—希望對方盡快給予明確答復

如在下面的例文中，（1）（2）（3）（4）部分分別對應于Opening Sentence，Self-introduction ，invitation sentence和Closing Sentence

（1）We learn from ①（the Commercial Counsellor’s Office of the Swedish Embassy in Beijing） that you are in the market for ②（textiles）. （2）We avail ourselves of this opportunity to approach you for the establishment of trade relations with you. We are ③（a state-oprated corporation， handling both the import and export of textiles）. （3）In order to acquait you with our business lines. We enclosed a copy of our Export List covering the main items suppliable at present. Should any of the items be of interest to you， please let us know. It is our hope to promote by joint efforts both trade and friendship to our mutual benefit. （4）We look forward to receiving your enquiries soon.

而每一結構都有大量形式不同、意義相近的句式來表示，如

1.opening sentence

（1）…has recommended your corporation as…

（2） Through the courtesy of …， we notice that you are interested in doing business with us.

（3）We owe your name and address to ...

2.self introduction

（1）We take the liberty to introduce ourselves as…

（2）We avail ourselves of this opportunity to approach you for ...

（3）We are specialized in …

（4）We are well-reputed exporters of ...

（5）We are a trading company involved in...

3.invitation sentence

（1） we seriously hope … that we are always doing our utmost to realize a good business relationship with you.

（2）We shall be grateful if you will let us know whether you are interested in the above items.

（3）If you find any of the articles illustrated in the pamphlets of interest， please let us have your specific enquiries.

4.closing sentence

（1）We look forward to receiving your enquiries soon.

（2）We look forward to your early reply with much interest.

（3）Your any assistance will be highly appreciated， and …

對于上述各種結構的不同表達方式，學生只需掌握其中的兩到三種，就完全能夠完成這一交易環節的函電寫作。為了幫助學生對這些句型模塊的掌握，軟件包含三個模塊，設計了如下功能（以建立業務關系交易環節為例）：

1.學習功能。在這個模塊中，將外貿函電按交易環節劃分類型，羅列每一類型的基本結構，同時提供這一類型所涉及的專業詞匯，常用句型，起到示范、學習的作用；

2.操作練習功能。在這個模塊中，使用者可選擇幾種不同的功能。（1）結構劃分訓練。選擇該功能后，系統將提供幾篇同一類型的外貿函電文章，由使用者對每篇文章劃分結構，找出每一篇的Opening Sentence，Self-introduction，Invitation Sentence， Closing Sentence。（2）句型、詞組擴展訓練。在這一功能里，有三個題型可供使用者訓練。第一，系統提供大量雜亂的順序打亂的句型或詞組。使用者被要求按“意思相近、功能相同”的原則進行歸類。第二，系統提供“建立業務關系”環節常用句型的中文含義，讓使用者盡可能多的寫出對應的英文表達方式。第三，給出外貿函電模版，對于指定句子進行同意改寫。這三種訓練題型在完成以后都可以提交系統自動打分，并參考標準答案。

3.外貿函電自動生成功能。這主要是針對不具備外貿函電知識，但又急需使用外貿函電進行業務交流的社會人士。它利用外貿函電程式化的特點，首先由操作人員選擇要撰寫的外貿函電類型，并通過人機交互界面輸入（或選擇）各個要素，自動生成一篇外貿函電。如上述例文中只需要替換①“從…得知”②“我方公司名稱”③“對方所尋求購買的貨物名稱”就可以自動根據使用者需要，生成一篇函電。同時考慮到生成的函電在結構上及語言表達等方面可能有不盡如人意的地方，系統將提供手動修改的功能，方便操作人員對其做一些小的改動，使最終的外貿函電滿足使用者的實際需求。

四、結束語

針對目前外貿函電學習過程中出現的矛盾，一方面學生和社會人士學習熱情高漲；另一方面，師資力量跟不上，教材滯后。筆者根據外貿函電英語自身具有的程式化的特點，提出了開發外貿函電教學軟件的設想，希望能解決這一矛盾。

參考文獻：

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